В современных реалиях цифровизации бизнес-процессов объемы документооборота растут экспоненциально. Договоры, кадровые приказы, бухгалтерские проводки, акты приема-передачи, первичная документация, все это требует не просто хранения, а системной организации, быстрого поиска и, что критически важно, юридической значимости на длительный срок. Решением этих задач становится специализированный программный продукт 1С:Архив.

Что такое 1С:Архив?

1С:Архив — это универсальная система управления документами, основным назначением которой является долговременное хранение бумажных и электронных документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. Продукт разработан на базе нормативно-правовых актов по архивному делу (требования Росархива) и поддерживает весь жизненный цикл документа: от попадания в архив до его уничтожения или бессрочного хранения.

Система подходит для предприятий любого масштаба — малых, средних и крупных — и учреждений любых отраслей. Она организует централизованное хранилище всех документов, поступающих из разных информационных систем, снимая нагрузку с учетных систем (ERP, БУХ, ЗУП, СЭД).

Ключевые возможности и функционал

Единое централизованное хранилище

• Объединение бумажных и электронных документов в одной системе.
• Отсутствие ограничений по объему хранимых данных.
• Хранение оригиналов электронных документов (созданных в СЭД), а не просто копий.

Полный жизненный цикл документа

1. Поступление: Автоматизированная или ручная загрузка документов.
2. Организация и классификация: Формирование дел, описей, нумерация согласно архивным стандартам.
3. Хранение: Обеспечение целостности, конфиденциальности и доступности.
4. Поиск и выдача: Мгновенный поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск за секунды.
5. Уничтожение/Бессрочное хранение: Контроль сроков хранения, актирование уничтожения по истечении сроков.

Юридическая значимость и соответствие законодательству

Система обеспечивает соответствие требованиям ФСБУ 27/2021 и нормам Росархива. Электронные подписи (ЭП) при наличии выгружаются в 1С:Архив в виде файлов автоматически, что подтверждает подлинность и неизменность документов. Важно различать сроки хранения:

• 1С:Документооборот (СЭД): Рабочее хранение документов (обычно до 10 лет).
• 1С:Архив: Долговременное/бессрочное хранение (свыше 10 лет) с гарантией юридической силы.

Интеграция с системами-источниками

Передача документов в архив происходит из различных систем: 1С:Документооборот, 1С:БГУ, 1С:ERP, 1С:ЗУП, сторонних СЭД и ЭДО-операторов. Существует два основных сценария обмена:

• Источник формирует дела и описи самостоятельно: Выгрузка происходит путем передачи готовых сдаточных описей и дел (типично для зрелых СЭД).
• Источник передает файлы с реквизитами: 1С:Архив самостоятельно формирует дела и описи на основе заполненных обязательных реквизитов: Дата, Организация, Вид документа. Для каждого файла создается карточка «Документ для передачи в 1С:Архив».

Работа с бумажными документами (Цифровой двойник)

1С:Архив не ограничивается только «рожденными цифровыми» документами. В процессе обработки бумажные оригиналы преобразуются в цифровой формат (сканирование, OCR-распознавание) и сохраняются в архиве. Все документы классифицируются согласно заданным стандартам, что обеспечивает порядок и легкость доступа. Таким образом, формируется полноценный электронный архив, отражающий весь документооборот организации.

Архитектура и варианты развертывания

Программа построена на платформе 1С:Предприятие 8.3. Это дает гибкость в выборе инфраструктуры:

• Локально (On-premise): На собственных серверах организации.
• В облаке 1С Fresh: Аренда инфраструктуры у 1С, быстрый старт без закупки «железа».
• В стороннем облаке / дата-центре: По согласованию с интегратором.

Можно организовать официальный электронный архив «под ключ», получив серверы, хранилища, ПО и лицензии у профессионального интегратора (например, компании-партнеров 1С).

Практическая польза для бизнеса (Кейсы применения)

Для Главного бухгалтера и Финансового директора

• Автоматизация передачи первички и финансовой отчетности в архив напрямую из 1С:Бухгалтерия / 1С:БГУ.
• Исключение ручной работы по сшивке, нумерации и сдаче дел в архив.
• Гарантия прохождения проверок (налоговая, аудит) за счет соответствия ФСБУ 27/2021.

Для Кадровика и HR-директора

• Бессрочное хранение личных дел, трудовых договоров, приказов о приеме/увольнении.
• Мгновенная выдача копий документов по запросу сотрудников или инспекций.

Для Руководителя ИТ / CIO

• Снижение нагрузки на операционные базы 1С (СЭД, ERP) за счет выноса «холодных» данных в архив.
• Единая точка входа для поиска документов любого возраста.
• Отсутствие вендор-локина: открытая конфигурация на платформе 1С.

Новые возможности (актуально на 2026 год)

Выпущена финальная версия конфигурации «Архив» и программного продукта 1С:Архив. Актуальные обновления включают:

• Улучшенный интерфейс формирования сдаточных описей.
• Расширенные механизмы интеграции с 1С:Документооборот 3.0 и 1С:ЭДО.
• Поддержка новых форматов файлов и стандартов электронных подписей.
• Инструменты для миграции данных из сторонних архивных систем (в т.ч. на базе IBM Notes/Domino, бывший БОСС-Референт).

Пошаговый план внедрения электронного архива на базе 1С

1. Аудит текущего документооборота: Инвентаризация видов документов, сроков хранения, текущих систем-хранилищ.
2. Проектирование номенклатуры дел: Согласование с архивистом/юристом структуры дел, индексов и сроков хранения согласно акту номенклатуры.
3. Выбор инфраструктуры: Локально или 1С Fresh, расчет дискового пространства (без ограничений, но нужен запас).
4. Настройка интеграции: Подключение систем-источников (1С:ДО, ERP, БГУ, СЭД) через стандартные планы обмена или REST API.
5. Настройка правил формирования дел: Автоматические правила (по году, виду документа, организации) или ручное формирование.
6. Миграция исторических данных: Загрузка сканов бумажных архивов и выгрузка электронных документов за прошлые годы.
7. Тестирование и пилот: Проверка поиска, выдачи, верности ЭП, формирования актов уничтожения.
8. Обучение пользователей: Администраторов архива, бухгалтеров, кадров, секретарей.
9. Промышленная эксплуатация и сопровождение: Регулярные обновления платформы и конфигурации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли хранить архив прямо в базе бухгалтерии?

Технически — да, архив электронных документов может храниться непосредственно в информационной базе бухгалтерского учета (локально или в 1cFresh). Однако для крупных объемов и разделения прав доступа рекомендуется выделять отдельную базу 1С:Архив.

Чем 1С:Архив отличается от 1С:Документооборот?

1С:Документооборот — это система для работы с документами (согласование, исполнение, контроль задач, текущий поиск). Срок активной жизни документа там обычно до 10 лет.
1С:Архив, это система для хранения завершенных документов (свыше 10 лет, бессрочно) с фокусом на архивную науку (дело, опись, номенклатура, акты отбора/уничтожения) и юридическую значимость по ФСБУ 27/2021.

Нужны ли лицензии на платформу 1С?

Да, 1С:Архив работает на платформе 1С:Предприятие 8.3. Требуются лицензии на платформу (серверные / клиентские) и лицензия на конфигурацию 1С:Архив (обычно по подписке или бессрочная).

Как обеспечивается безопасность?

Ролевая модель доступа 1С, шифрование соединений (HTTPS/TLS), журнал регистрации всех действий с документами (кто, когда, что открыл/скачал/подписал), резервное копирование БД и файлового хранилища.

Внедрение электронного архива на базе 1С:Архив, это стратегический шаг к прозрачности, управляемости и правовой защищенности информационного актива компании. Это не просто «склад файлов», а полноценная архивная информационная система, говорящая на языке архивистов (дела, описи, номенклатура) и интегрированная в экосистему 1С, где живут ваши бизнес-процессы.

Автоматизация передачи документов из 1С:БГУ, 1С:ERP, 1С:ЗУП и 1С:Документооборот исключает ручной труд, ошибки оформления и риски утери юридической значимости. Независимо от отрасли и размера бизнеса, 1С:Архив предоставляет масштабируемое, надежное и законное решение для вечного хранения корпоративной памяти.

Материал подготовлен на основе актуальной информации по состоянию на . Для получения детальной консультации и расчета стоимости владения обратитесь к партнерам фирмы 1С.