Деятельность органов по делам архивов в Российской Федерации (как на федеральном, так и на региональном уровне) строго регламентируется нормативными правовыми актами. Ключевым инструментом обеспечения прозрачности, доступности и стандартизации предоставления государственных услуг в архивной сфере являются административные регламенты. Данная статья рассматривает правовую базу, структуру, виды и особенности применения административных регламентов комитетами (управлениями) по делам архивов.
Правовая природа и исторический контекст
Исторически управление архивным делом в России проходило через несколько этапов: от Главархива РСФСР и Командно-административной модели (ГАУ СССР) до создания в ноябре 1990 года на базе Главархива РСФСР Комитета по делам архивов — административного органа управления отраслью. Впоследствии функции перешли к Федеральному архивному агентству (Росархиву), однако на уровне субъектов РФ сохраняются ведомства с наименованиями «Комитет по делам архивов», «Управление по делам архивов», «Государственный комитет по делам архивов».
Согласно ст. 18.1 Федерального закона от № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», предоставление каждой государственной услуги должно осуществляться на основании утвержденного административного регламента.
Федеральный уровень: Административные регламенты Росархива
Федеральное архивное агентство (Росархив) утверждает административные регламенты по предоставлению государственных услуг его компетенции. На основе предоставленных сведений можно выделить ключевые регламенты федерального уровня:
- Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, выписок и копий».
- Срок исполнения: 15 дней.
- Особенности: При направлении запросов по принадлежности Росархив уполномоченные органы субъектов РФ уведомляют соответствующие организации о необходимости проставления апостиля на архивные справки/выписки/копии.
- Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов власти, организаций на основе документов Архивного фонда РФ». (Утвержден приказом Росархива, например, приказом 2012 г. № 24042 и последующими редакциями).
Региональный уровень: Регламенты комитетов и управлений по делам архивов
Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела (Комитеты, Управления, ГКУ) разрабатывают и утверждают собственные административные регламенты для предоставления региональных государственных услуг. Примеры из практики регионов:
Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики
- Утвержден Административный регламент исполнения государственной функции (например, по комплектованию Архивного фонда).
- Утвержден перечень вопросов, наиболее часто задаваемых заявителями при получении архивной информации (Приказ от ).
- Регламентирована работа структурных подразделений, например, Отдела формирования Архивного фонда ГКУ.
Комитет по делам архивов Вологодской области
- Обеспечивает реализацию полномочий по комплектованию, хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ.
- Имеет подведомственные казенные архивные учреждения (Государственный архив Вологодской области), деятельность которых также регламентируется локальными актами в соответствии с требованиями Комитета.
Управления по делам архивов других регионов (Тюменская, Калужская, Адыгея и др.)
- Тюменская область: Регламент управления включает разделы по контролю исполнения документов (раздел IV), работе в СЭД (системе электронного документооборота), учету резолюций и срокам исполнения.
- Калужская область: Утверждены Положения об Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), регламент ее работы, приказы.
- Республика Адыгея: Регулярно заседает Экспертно-проверочная комиссия при Управлении (заседание зафиксировано ).
- Челябинская область: Государственный комитет по делам архивов утверждает Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (Приказ от ).
Структура и обязательные элементы административного регламента
Согласно ст. 18.1 Закона № 210-ФЗ, административный регламент комитетов по делам архивов должен содержать:
- Предмет регулирования (какая именно государственная услуга или функция предоставляется).
- Основания для предоставления услуги (законодательство, обращение заявителя).
- Порядок предоставления услуги (этапы: прием обращения, рассмотрение, принятие решения, выдача результата).
- Сроки предоставления услуги (например, 15 дней на исполнение архивного запроса на федеральном уровне; региональные сроки могут отличаться, но не должны противоречить федеральным стандартам).
- Результат предоставления услуги (архивная справка, выписка, копия, уведомление об отсутствии сведений, решение об отказе).
- Порядок обжалования (действий/бездействия должностных лиц).
- Контроль за соблюдением сроков и качества (внутренний контроль, регламент управления делопроизводством).
Взаимосвязь с делопроизводством и внутренними документами
Административные регламенты не существуют в вакууме. Они неразрывно связаны с:
- Инструкцией по делопроизводству ведомства (утверждается приказом руководителя Комитета/Управления).
- Положениями о структурных подразделениях (Отдел комплектования, Отдел ведомственных архивов, Отдел использования и т.д.).
- Положениями об Экспертно-проверочных комиссиях (ЭПК), коллегиальных органах, решающих вопросы отбора документов, списания, передачи в госхранение.
- Приказами о назначении ответственных исполнителей и распределении полномочий.
Пример (Тюменская область): Содержание резолюций, состав исполнителей и сроки вносятся главным специалистом отдела комплектования и ведомственных архивов в СЭД, после чего документы автоматически направляются на исполнение. Контроль осуществляется в порядке, определенном Регламентом управления и Инструкцией по делопроизводству.
Нормативная база комплектования и хранения (основа для регламентов)
Административные регламенты по услугам комплектования, хранения и учета опираются на акты Росархива. Важно отметить изменение нормативной базы:
- Примерное положение о Центральном архиве министерства/ведомства (Приказ Росархива от № 151) — не применяется с на основании Приказа Росархива от № 30.
- Действующие Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда утверждаются приказами Росархива и адаптируются региональными комитетами (пример: приказ ГК Челябинской области от ).
Ответственность за утрату и порчу документов Архивного фонда РФ несут должностные лица министерств, ведомств, комитетов и департаментов в соответствии с действующим законодательством (ст. 1.3 бывшего Положения, закреплено в современных актах).
Портал государственных услуг и электронное взаимодействие
Современные административные регламенты комитетов по делам архивов обязательно предусматривают предоставление услуг в электронном виде через:
- Единый портал госуслуг (ЕПГУ).
- Региональные порталы госуслуг.
- Личные кабинеты заявителей.
Это требует от регламентов описания процедур идентификации заявителя, работы с электронными подписями, направления результатов в личный кабинет или по почте.
Административные регламенты комитетов (управлений) по делам архивов являются основным правовым инструментом, гарантирующим реализацию конституционных прав граждан на доступ к архивной информации. Они обеспечивают:
- Единообразие стандартов услуг на федеральном и региональном уровнях.
- Прозрачность сроков и процедур (например, жесткий срок в 15 дней на архивный запрос в Росархиве).
- Внедрение электронных технологий и переход к «безбумажному» документообороту (СЭД).
- Контроль за исполнительской дисциплиной через регламенты управления делопроизводством и работу ЭПК.
Актуальные версии административных регламентов всегда подлежат обязательному опубликованию на официальных интернет-сайтах Федерального архивного агентства (rosarchives.gov.ru) и уполномоченных органов субъектов РФ в разделе «Деятельность», «Административные регламенты» или на порталах госуслуг;