В современном обществе доступ к архивным документам является важным элементом обеспечения прав граждан‚ прозрачности деятельности государственных органов и защиты интересов исторической памяти․ Для упорядочения процесса получения архивных справок‚ выписок и копий в России действует Административный регламент исполнения запросов архива‚ утверждённый Приказом Федерального архивного агентства (Росархив) № 93 от 14 сентября 2023 г․

Правовая основа регламента

Регламент базируется на следующих нормативных актах:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 апреля 2003 г․ № 73‑ФЗ․
2. Приказ Росархива № 93 от 14 сентября 2023 г․ «Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения федеральными государственными архивами запросов и обращений»․
3. Федеральный закон «О персональных данных» и иные законы‚ регулирующие защиту государственной тайны и коммерческой тайны․

Регламент определяет порядок и стандарты предоставления государственной услуги‚ связанную с:

• получением архивных справок‚ выписок и копий‚ необходимых для социальной защиты граждан (пенсионное обеспечение‚ льготы‚ компенсации);
• обеспечением информационной поддержки государственных органов‚ муниципалитетов‚ организаций и общественных объединений․

Сфера применения

Регламент охватывает запросы от:

• Российских и иностранных граждан‚ а также лиц без гражданства;
• Федеральных‚ региональных и муниципальных органов государственной власти;
• Организаций‚ юридических лиц и общественных объединений․

Запросы могут касаться:

• социально‑правовых вопросов (пенсия‚ льготы‚ компенсации);
• исторических и научных исследований;
• дел‚ связанных с исполнением государственных функций (например‚ проверка правомочности действий государственных органов)․

Основные понятия

Порядок подачи и рассмотрения запросов

Подача запроса

Заявитель может подать запрос в любой из федеральных государственных архивов (ФГА) в следующих формах:

• Письменно (на бумажном бланке архива);
• Электронно через официальный портал rosarchiv․ru;
• По факсу или электронной почте (при наличии согласования с архивом)․

Обязательные реквизиты запроса:

1. ФИО (наименование) заявителя и контактные данные;
2. Сведения о документе (наименование‚ период‚ архивный фонд‚ если известен);
3. Цель получения (социальная защита‚ научное исследование‚ и т․д․);
4. Указание формы получения (справка‚ выписка‚ копия);
5. Подпись заявителя (или электронная подпись)․

Регистрация запроса

После получения запрос фиксируется в журнале входящих запросов и получает уникальный номер (например‚ «РЗ‑2026‑07‑00123»)․ Номер указывается в ответе и в последующей корреспонденции․

Первичный анализ

Сотрудники архива проводят первичный анализ:

• Проверяют наличие запрашиваемых документов в собственных фондах;
• Определяют‚ относится ли запрос к компетенции данного архива;
• Оценивают наличие ограничений (государственная тайна‚ коммерческая тайна‚ персональные данные)․

Если документы находятся в другом архиве‚ запрос пересылается согласно Приложению 2 регламента (блок‑схема 3)․ При этом заявителю сообщается о передаче запроса и указывается ожидаемый срок ответа․

Согласование и подготовка ответа

В зависимости от характера запроса‚ ответ готовится в одной из форм:

1. Информационное письмо – подтверждает наличие/отсутствие документов‚ их местонахождение‚ возможность предоставления копий․
2. Справка/выписка – выдержка из оригинального документа‚ заверенная печатью архива․
3. Копия – полное воспроизведение оригинала (может быть платной‚ если документ не находится в открытом доступе)․
4. Отказ – в случае‚ если запрос противоречит законодательству (например‚ раскрытие государственной тайны)․

Сроки исполнения

Если исполнение требует дополнительного времени (например‚ требуется рассекречивание)‚ архив обязан уведомить заявителя о продлении срока не менее чем за 5 дней до истечения первоначального срока․

Права и обязанности сторон

Права заявителя

• Получить ответ в установленный срок;
• Получить копию ответа (информационного письма‚ справки‚ выписки);
• Обжаловать решение архива в порядке‚ установленном законодательством РФ;
• Получить разъяснения по процедуре предоставления услуги․

Обязанности заявителя

• Предоставить достоверные и полные сведения о запрашиваемом документе;
• Оплатить возмездные услуги‚ если они предусмотрены (копирование‚ доставка‚ экспертиза);
• Соблюдать правила обращения с полученными документами (особенно если они содержат персональные данные)․

Права архива

• Отказать в предоставлении‚ если запрос нарушает закон (секретность‚ защита персональных данных);
• Требовать уточнения или дополнения к запросу;
• Взимать плату за возмездные услуги в соответствии с тарифами․

Обязанности архива

• Регистрация и учет всех запросов;
• Соблюдение установленных сроков;
• Ведение квартальной отчетности о выполнении запросов;
• Проведение проверок и устранение нарушений прав заявителей․

Возмездные услуги и оплата

В соответствии с регламентом‚ предоставление архивных справок и выписок обычно является бесплатной государственной услугой․ Платными являются услуги‚ связанные с:

• Копированием (фото-‚ ксерокопирование‚ сканирование) документов;
• Переводом документов на иной язык;
• Экспресс‑доставкой (курьер‚ почтовая служба);
• Экспертизой (оценка состояния‚ восстановление поврежденных документов)․

Тарифы утверждаются ежегодно приказом Росархива и публикуются на официальном сайте․ Оплата производится банковским переводом‚ наличными в кассе архива или через онлайн‑платежи․

Порядок обжалования решений архива

Если заявитель не согласен с решением (отказ‚ несоответствие сроков‚ неверный ответ)‚ он имеет право:

1. Подать жалобу в письменной форме в тот же архив в течение 30 календарных дней с момента получения ответа;
2. Обратиться в Росархив (контрольный орган) с жалобой в течение 60 дней;
3. В случае нарушения прав граждан – обратиться в суд․

При рассмотрении жалобы архив обязан:

• Подтвердить получение жалобы в течение 5 дней;
• Принять решение в течение 30 дней;
• Оформить решение в виде официального письма‚ указав основания отказа или корректировки․

Отчетность и контроль

Контроль за исполнением регламента возложен на Федеральное архивное агентство (Росархив)․ Основные элементы контроля:

• Ежеквартальная отчетность всех ФГА о количестве и типе обработанных запросов;
• Проведение проверок (плановых и внеплановых) с целью выявления нарушений;
• Анализ статистики: средний срок исполнения‚ количество отказов‚ количество возмездных услуг;
• Публикация результатов контроля в открытом доступе․

Пример формы квартального отчета

Практические рекомендации заявителям

• Тщательно формулируйте запрос․ Чем точнее указаны реквизиты (название фонда‚ период‚ номер дела)‚ тем быстрее архив сможет найти документ․
• Указывайте цель получения․ При запросе‚ связанном с пенсионным обеспечением‚ указывайте нормативный акт (например‚ ФЗ‑237 «О пенсионном обеспечении»)․
• Проверяйте наличие ограничений․ Если документ может содержать персональные данные‚ будьте готовы предоставить согласие субъекта данных․
• Сохраняйте копию запроса и номера․ Это упростит процесс обращения в случае необходимости обжалования․
• Учитывайте платные услуги․ При необходимости копирования уточняйте тарифы заранее․

Административный регламент исполнения запросов архива‚ утверждённый Приказом № 93 от 14 сентября 2023 г․‚ создал единый‚ прозрачный и законодательно закреплённый порядок предоставления архивных справок‚ выписок и копий․ Регламент обеспечивает:

• Защиту прав граждан на доступ к исторической и правовой информации;
• Соблюдение сроков и качества обслуживания;
• Контроль со стороны Росархива и возможность эффективного обжалования решений․

Соблюдая указанные в регламенте процедуры‚ как заявители‚ так и архивные организации могут обеспечить надёжную и своевременную работу с архивными документами‚ способствуя развитию правового государства и сохранению культурного наследия․

Дата актуализации статьи: 07 октября 2026 г․