Административный регламент услуги архива – это нормативный документ‚ который фиксирует порядок предоставления архивных услуг‚ определяет права и обязанности участников процесса‚ а также устанавливает сроки‚ порядок оформления и оплаты соответствующих услуг․ Данный регламент является обязательным для всех архивных учреждений‚ оказывающих услуги физическим и юридическим лицам․

Общие положения

• Наименование регламента: Административный регламент предоставления архивных услуг․
• Нормативно‑правовая база: Федеральный закон «Об архивных документах» от № 86‑ФЗ‚ Приказ Минкультуры России № 123 от «Об утверждении Положения об оказании архивных услуг»‚ а также региональные нормативные акты․
• Цель регламента: Обеспечение прозрачного‚ законного и эффективного процесса предоставления архивных услуг․
• Сфера применения: Все архивные учреждения‚ входящие в систему государственных и муниципальных архивов‚ а также частные архивы‚ имеющие лицензию на оказание архивных услуг․

Основные понятия

1. Услуга архива – совокупность действий‚ направленных на предоставление доступа к архивным документам‚ их копирование‚ исследование‚ хранение и иные действия‚ предусмотренные законодательством․
2. Заказчик услуги – физическое или юридическое лицо‚ обратившееся за получением архивных услуг․
3. Исполнитель – архивное учреждение‚ предоставляющее услугу․
4. Документ‑запрос – официальное обращение заказчика‚ содержащее перечень требуемых архивных материалов․

Перечень предоставляемых архивных услуг

В соответствии с регламентом архив может оказывать следующие услуги:

• Предоставление доступа к архивным документам (внутренний и внешний доступ)․
• Копирование и репродукция архивных материалов (фото-‚ видеокопии‚ сканирование)․
• Исследовательские услуги (консультации‚ подготовка аналитических материалов)․
• Хранение и консерсервация документов (в т․ч․ в электронном виде)․
• Выдача справок и выписок из архивных реестров․
• Оказание услуг по оцифровке и созданию электронных архивов․

Порядок обращения за услугой

Подача заявления

Заказчик подаёт заявление в письменной форме (бумажный документ или электронный запрос) через один из следующих каналов:

1. Личный прием в архивном учреждении․
2. Электронная почта (указанный в регламенте адрес)․
3. Онлайн‑портал государственных услуг (при наличии)․

Заявление должно содержать:

• ФИО (наименование организации) и контактные данные․
• Перечень требуемых архивных документов (указать регистры‚ номера‚ даты)․
• Цель использования материалов․
• Требуемый формат предоставления (копия‚ скан‚ электронный файл и т․п․)․
• Согласие на соблюдение условий конфиденциальности и охраны информации․

Регистрация запроса

После получения заявления архивный сотрудник регистрирует запрос в специальном реестре‚ присваивая ему уникальный номер (пример: АР-2026-00123)․ Заказчику направляется подтверждение о регистрации с указанием ожидаемых сроков рассмотрения․

Рассмотрение и подготовка материалов

Сроки рассмотрения зависят от сложности запроса:

• Простые запросы (один‑два документа) – до 5 рабочих дней․
• Сложные запросы (многотомные архивы‚ требующие экспертизы) – до 30 рабочих дней․
• В случае необходимости дополнительного согласования (например‚ доступ к документам‚ содержащим персональные данные) сроки могут быть продлены‚ но не более чем на 15 рабочих дней с обязательным уведомлением заказчика․

Требования к документам и их обработке

Качество копий

• Фотокопии – не менее 300 dpi‚ без искажений․
• Сканированные копии – в формате PDF/A‑1b‚ разрешение не менее 300 dpi․
• Видео‑ и аудиоматериалы – оригинальное качество без сжатия‚ если иное не согласовано․

Конфиденциальность

Все полученные от заказчика персональные данные обрабатываются в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» № 152‑ФЗ․ Архив обязан обеспечить:

1. Хранение данных в закрытом доступе․
2. Запрет передачи данных третьим лицам без согласия заказчика;
3. Уничтожение копий после завершения оказания услуги (по требованию заказчика)․

Стоимость услуг и порядок оплаты

Оплата производится:

• Наличными в кассе архивного учреждения․
• Банковской картой (POS‑терминал)․
• Безналичным расчётом (на расчётный счёт организации)․

Счёт‑фактура выставляеться в течение 3-х рабочих дней после завершения оказания услуги․

Права и обязанности сторон

Права заказчика

• Получать полную и достоверную информацию о статусе своего запроса․
• Требовать соблюдения сроков‚ установленных регламентом․
• Получать копии всех документов‚ подтверждающих оплату и оказание услуги․
• Обжаловать действия (бездействие) архивного учреждения в установленном порядке․

Обязанности заказчика

• Предоставлять достоверные сведения в заявлении․
• Своевременно оплачивать услуги․
• Соблюдать правила поведения в архивных помещениях (режим тишины‚ запрет на использование флеш‑накопителей без согласования)․
• Не раскрывать конфиденциальную информацию‚ полученную в процессе работы с архивными материалами․

Права архивного учреждения

• Отказывать в предоставлении доступа к документам‚ если они подпадают под ограничения (секретность‚ персональные данные‚ охраняемые объекты культурного наследия)․
• Требовать предоставления дополнительных документов‚ подтверждающих цель обращения․
• Вносить изменения в сроки выполнения услуги при наличии уважительных причин․

Обязанности архивного учреждения

• Соблюдать установленные сроки и качество предоставляемых услуг․
• Обеспечивать сохранность оригинальных документов․
• Вести реестр всех запросов и предоставленных услуг․
• Информировать заказчика о любых изменениях в процессе выполнения запроса․

Порядок контроля и надзора

Контроль за соблюдением регламента осуществляют:

• Росархив – федеральный орган исполнительной власти‚ осуществляющий надзор за деятельностью архивов․
• Региональные органы культуры и архивного дела․
• Внутренний аудит архивного учреждения (ежеквартальный)․

В случае выявления нарушений в работе архива заказчик имеет право подать жалобу в:

1. Росархив (по адресу: 125009‚ Москва‚ ул․ Тверская‚ д․ 13)․
2. Государственную инспекцию по контролю за соблюдением законодательства в сфере архивного дела․
3. Судебные органы (гражданский иск о возмещении ущерба)․

Порядок рассмотрения жалоб и претензий

1. Заказчик направляет письменную жалобу в архивное учреждение (по почте или электронным способом) с указанием конкретных нарушений․
2. Архив обязан рассмотреть жалобу в течение 10 рабочих дней и предоставить письменный ответ․
3. Если ответ не устраивает заказчика‚ он может обратиться в вышестоящий надзорный орган в течение 30 дней с даты получения ответа․
4. В случае необходимости привлекаются эксперты (консультанты по архивному делу) для независимой оценки․

Приложения к регламенту

• Форма заявления о предоставлении архивных услуг․
• Образец акта приёма‑передачи копий документов․
• Тарифный лист архивных услуг (утверждённый приказом Минкультуры)․
• Инструкция по работе с электронным архивом (для онлайн‑запросов)․

Заключительные положения

Настоящий административный регламент вступает в силу с момента его официального опубликования и обязателен к исполнению всеми архивными учреждениями‚ оказывающими услуги в пределах Российской Федерации․

Все изменения и дополнения к регламенту вносятся приказом Минкультуры России и публикуются на официальном сайте mkrf․ru․

Дата последнего обновления: 10 июля 2026 г․