Дата актуализации:

Общие положения

Настоящий административный регламент (далее – Регламент) устанавливает порядок предоставления государственной услуги «Государственный архив»‚ определяет права и обязанности заявителей‚ а также обязанности органов‚ осуществляющих данную услугу.

Регламент разработан в соответствии с:

• Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральным законом № 210‑ФЗ «Об основах государственного регулирования в сфере предоставления государственных и муниципальных услуг»;
• Приказом Минкультуры России от № 281‑г «Об утверждении Положения о порядке предоставления государственных услуг в сфере архивного дела»;
• Требованиями Единой системы межведомственного электронного взаимодействия (ЕМИС).

Регламент является локальным нормативным документом органа исполнительной власти (Государственный архив России) и обязателен к исполнению всеми подразделениями‚ участвующими в оказании услуги.

Цель и задачи услуги

Целью предоставления государственной услуги является обеспечение граждан‚ юридических лиц и иных субъектов доступа к архивным документам‚ а также выполнение функций по их сохранению‚ учету и использованию в соответствии с законодательством.

Задачи услуги:

1. Обеспечение открытости и доступности архивных материалов;
2. Защита прав заявителей на получение информации;
3. Соблюдение требований по конфиденциальности и ограничению доступа к документам‚ содержащим государственную тайну‚ коммерческую тайну или персональные данные;
4. Контроль за своевременным и качественным выполнением запросов.

Термины и определения

В настоящем Регламенте применяются следующие термины:

• Заявитель – физическое или юридическое лицо‚ обратившееся за получением услуги.
• Запрос – письменное (в т.ч. электронное) обращение заявителя с требованием предоставить определённые архивные документы.
• Архивный документ – документ‚ находящийся в системе государственного архива и подлежащий учёту в соответствии с нормативными актами.
• Служба доступа к архивным документам (САД) – подразделение Государственного архива‚ ответственное за рассмотрение запросов.
• Срок исполнения – период‚ в течение которого САД обязана выполнить запрос заявителя.

Порядок предоставления услуги

Способы подачи запроса

Заявитель может подать запрос следующими способами:

1. Лично в приемном отделе Государственного архива (по адресу: г. Москва‚ ул. Архивная‚ д. 1).
2. Почтовой отправкой (заказным письмом с уведомлением о вручении).
3. Электронным способом через портал Госуслуги или специализированный сервис Электронный архивный запрос (ЭАР).

Содержание запроса

Запрос должен содержать обязательные реквизиты:

• ФИО (наименование) заявителя;
• Контактные данные (почтовый адрес‚ телефон‚ e‑mail);
• Точный перечень запрашиваемых архивных документов (указать рег. номер‚ дату‚ название‚ архивный фонд);
• Цель использования документов (научно‑исследовательская‚ образовательная‚ юридическая и т.д.);
• Подтверждение уплаты государственной пошлины (если применимо).
  Примечание: Для большинства запросов в рамках открытого доступа пошлина не взимается.

Регистрация запроса

После получения запроса САД регистрирует его в Единой автоматизированной системе учета запросов (ЕАСУЗ) и присваивает уникальный номер‚ который указывается в подтверждающем письме заявителю.

Рассмотрение запроса

Сроки рассмотрения зависят от категории запрашиваемых документов:

Выдача результата

По окончании рассмотрения заявителю направляется:

• Ответ в письменной форме (по почте‚ электронной почте или через личный кабинет на портале Госуслуги);
• Копии (или оригиналы‚ если это предусмотрено) запрошенных документов в виде бумажных копий‚ микрофильмов‚ цифровых файлов (PDF‚ TIFF) – в зависимости от выбранного формата.

Права и обязанности сторон

Права заявителя

• Получать полную и достоверную информацию о статусе своего запроса.
• Получать запрошенные документы в срок‚ установленный Регламентом.
• Обжаловать действия (бездействие) САД в установленном порядке.
• Получать копию решения о частичном отказе (если документ подпадает под ограничения).

Обязанности заявителя

• Предоставлять достоверные сведения в запросе.
• Своевременно уплачивать государственную пошлину (если она предусмотрена).
• Соблюдать правила использования полученных материалов (указанные в лицензии или договоре).

Права САД

• Запрашивать дополнительные сведения‚ необходимые для уточнения запроса.
• Отказывать в предоставлении документов‚ если они подпадают под ограничения (государственная тайна‚ коммерческая тайна‚ персональные данные).
• Устанавливать порядок и форму выдачи (бумажный‚ электронный‚ копия).

Обязанности САД

• Рассматривать запрос в установленные сроки.
• Обеспечивать конфиденциальность персональных и охраняемых сведений.
• Вести учет всех запросов и предоставленных материалов.
• Информировать заявителя о причинах отказа и о возможности обжалования.

Плата за оказание услуги

В соответствии с Федеральным законом «Об основах государственного регулирования в сфере предоставления государственных и муниципальных услуг»:

• За предоставление документов открытого доступа плата не взимается.
• За копирование‚ сканирование‚ перевод‚ реставрацию и другие дополнительные работы взимается плата в размере‚ установленном приказом Минкультуры РФ. Тарифы публикуются на официальном сайте Государственного архива.

Порядок обжалования решений

Если заявитель не согласен с решением САД‚ он имеет право:

1. Подать жалобу в письменной форме в течение 30 календарных дней со дня получения ответа. Жалоба направляется в Главное управление архивов России.
2. Обратиться в суд в порядке административного судопроизводства в течение 60 дней с даты получения решения.

В жалобе необходимо указать:

• Номер и дату ответа САД;
• Суть претензий (нарушение сроков‚ необоснованный отказ и т.д.);
• Документы‚ подтверждающие позицию заявителя.

Контроль и мониторинг качества услуги

Контроль за соблюдением Регламента осуществляют:

• Контрольно-ревизионный отдел Государственного архива (периодические проверки).
• Роскомнадзор (в части защиты персональных данных).
• Госуслуги – аналитика по срокам исполнения и уровню удовлетворённости заявителей.

Показатели эффективности (KPI):

• Среднее время исполнения запроса – не более 15 рабочих дней.
• Доля отказов без законных оснований – менее 2 %.
• Уровень удовлетворённости заявителей (по результатам опросов) – не менее 85 %.

Приложения к Регламенту

1. Образец заявления (запроса) о предоставлении архивных документов.
2. Тарифный лист на услуги копирования и реставрации (утверждён приказом Минкультуры от № 281‑г).
3. Инструкция по использованию портала «Электронный архивный запрос (ЭАР)».
4. Форма жалобы и образец заявления в суд.

Заключительные положения

Настоящий Регламент вступает в силу с момента его официального опубликования на сайте Государственного архива России и в системе «Госуслуги». Все изменения и дополнения к Регламенту оформляются приказом руководителя архива и публикуются в том же порядке.

Контактные данные для справок:

• Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
• E‑mail: info@archives.gov.ru
• Адрес: 119021‚ г. Москва‚ ул. Архивная‚ д. 1
• Сайт: https://archives.gov.ru

Автор статьи: отдел нормативно‑правового обеспечения Государственного архива России.