Административный регламент – это нормативный документ, который определяет порядок организации, предоставления и контроля государственных услуг в сфере архивного дела, а также регламентирует взаимодействие между Росархивом, органами исполнительной власти субъектов РФ и другими заинтересованными сторонами.
Правовая основа регламента
Регламент основан на следующих нормативных актах:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Министерства культуры РФ «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»;
- Постановления и приказы Федерального архивного агентства (Росархива) о предоставлении государственных услуг.
Цели и задачи регламента
Основные цели административного регламента управления по делам архивов:
- Обеспечение прозрачности и доступности государственных архивных услуг для граждан, юридических лиц и иностранных граждан.
- Установление чётких сроков и процедур исполнения запросов, выдачи справок, выписок и копий архивных документов.
- Согласование взаимодействия между федеральными и региональными архивными органами.
- Контроль за соблюдением требований к учёту, хранению и использованию архивных фондов;
Структура регламента
Общие положения
В регламенте описаны:
- Сфера действия (федеральные, региональные и муниципальные архивы);
- Права и обязанности участников (Росархив, уполномоченные органы субъектов РФ, пользователи услуг);
- Термины и определения, используемые в документе.
Информационное обеспечение
Согласно регламенту, Росархив обязуется предоставлять информацию о:
- Местонахождении, контактных телефонах и адресах подведомственных федеральных государственных архивов (см. Приложение 1).
- Почтовых и электронных адресах уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела (размещено на официальном сайте rusarchives.ru).
Порядок предоставления государственных услуг
Регламент фиксирует порядок оказания следующих услуг:
- Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства.
- Выдача архивных справок, выписок и копий, в т.ч. с проставлением апостиля.
- Консультационная поддержка по вопросам доступа к архивным документам.
Сроки исполнения
Ключевой срок, установленный регламентом, – 15 календарных дней с момента получения полного и корректного запроса. При необходимости продления срока (например, при необходимости экспертизы документов) об этом уведомляется заявитель.
Порядок подачи и рассмотрения запросов
Формы обращения
Запросы могут подаваться в следующих формах:
- Почтовым отправлением (по адресу, указанному в Приложении 1).
- Электронной почтой (e‑mail, указанный в регламенте).
- Через личный кабинет на официальном сайте rusarchives.ru.
Содержание запроса
Обязательные реквизиты запроса:
- ФИО (или наименование организации) заявителя;
- Контактные данные (телефон, e‑mail);
- Точное указание архивного фонда, серии, номера или иных идентифицирующих признаков документа;
- Цель обращения (исследовательская, юридическая и т.д.);
- Требуемый тип услуги (справка, выписка, копия, апостиль).
Процедура рассмотрения
После получения запроса уполномоченный орган:
- Проверяет полноту и корректность предоставленных данных;
- При необходимости запрашивает дополнительные сведения у заявителя;
- Уведомляет соответствующие архивные подразделения о необходимости подготовки документов;
- В течение 15 дней формирует ответ (выдачу справки, копии, или отказ с указанием причин).
Особенности работы с международными запросами
Если запрос поступает от иностранного гражданина или организации, регламент предусматривает:
- Согласование с Министерством иностранных дел РФ;
- Обязательное проставление апостиля на выдаваемых документах;
- Соблюдение международных договоров, в частности, Конвенции Гаагской о легализации иностранных публичных документов.
Регистрация и учёт архивных фондов
Государственный учёт документов
Регламент устанавливает порядок учёта документов Архивного фонда РФ, в т.ч.:
- Научные архивы региональных отделений Российской академии наук;
- Научно‑отраслевые архивы и их представление в органы управления архивным делом субъектов РФ;
- Соблюдение сроков и порядка, определённых пунктом 2.4.1 Регламента (аналогично музеям и библиотекам).
Ведение делопроизводства
В соответствии с Приказом от г. (Контур.Норматив) министерства и ведомства обязаны:
- Вести делопроизводство согласно Единой государственной системе делопроизводства;
- Учитывать образующиеся документы и формировать их в дела по согласованным номенклатурам с архивными учреждениями;
- Обеспечивать своевременную передачу документов в архивные фонды для последующего хранения и учёта.
Контактная информация
Сведения о месте нахождения, телефонных номерах и электронных адресах Росархива и региональных архивов приведены в Приложении 1 к настоящему регламенту. Основные контакты:
- Росархив (Федеральное архивное агентство) – г. Москва, ул. Тверская, д. 7; телефон: +7 (495) -23‑45‑67; e‑mail: info@rusarchives.ru;
- Официальный сайт: http://www.rusarchives.ru (раздел «Контакты»).
Заключительные положения
Административный регламент управления по делам архивов является динамичным документом. При изменении законодательства, технологических процессов или требований международных договоров он подлежит пересмотру и актуализации. Все изменения публикуются на официальном сайте Росархива и вступают в силу с момента их официального опубликования.
Дата актуализации: г.