Автоматизированная информационная система (АИС) «Архив» является ключевым цифровым инструментом, обеспечивающим доступ к документальному наследию Самарской области. В современных реалиях именно через эту систему (ее публичную часть — электронный каталог и личный кабинет исследователя) проходит основной путь взаимодействия пользователя с фондами архивов региона. В данной статье подробно рассматривается структура, функционал и порядок работы с АИС архивов Самарской области, а также важные нюансы, отличающие региональные и федеральные хранилища, расположенные на территории города Самары.

Архивный ландшафт Самарской области: Важное различие

Самое главное помнить: на территории Самарской области функционируют два крупных государственных архива разного ведомственного подчинения. АИС «Архив» может относиться к любому из них, но чаще всего под этим понимают систему Центрального государственного архива Самарской области (ЦГАСО) — регионального архива.

• Центральный государственный архив Самарской области (ЦГАСО) — ведомство Самарской области. Хранит документы по истории региона с конца XVII века по наши дни (управы, дюмы, земства, духовная консистория, советские органы власти, предприятия и организации области).
• Российский государственный архив в г. Самаре (РГА в г. Самаре) — федеральный архив (Росархив). Ранее известен как ЦГА КОМСОМОЛА. Хранит документы всероссийского масштаба: фонды ВЛКСМ, Молодежного интернационала, организаций молодежи зарубежных стран, а также личные фонды выдающихся деятелей.

У каждого архива свой сайт, своя АИС (или модуль единой системы) и свои правила доступа. Ниже информация преимущественно касается ЦГАСО, как архива, непосредственно относящегося к «государственному архиву Самарской области».

Официальные ресурсы и точки входа в АИС

Официальный сайт ЦГАСО

Основной портал: cgaso.ru (или через портал органов власти области). На сайте размещены:

• Публичный электронный каталог (ЭК) — поиск по описям и делам без авторизации.
• Личный кабинет исследователя (требует регистрации), заказ дел в читальный зал, продление сроков, просмотр истории заказов.
• Справочная информация: реквизиты, режим работы, состав фондов, путеводители.

Партнерские платформы (интеграция с АИС)

Данные из АИС ЦГАСО синхронизируются с крупными геноалогическими и архивными агрегаторами:

• НашиПредки (nashipredki.com) — удобный интерфейс для поиска метрических книг, ревизских сказок, confesionalных росписей. Позволяет просматривать оцифрованные копии дел (если они внесены в АИС и открыты для доступа).
• Архивы России (archives.gov;ru) — федеральный реестр, где представлены описи ЦГАСО.

Функциональные модули АИС «Архив» (на примере ЦГАСО)

Современная АИС архива — это не просто база данных, а комплекс программных модулей, покрывающих весь жизненный цикл документа:

Модуль «Фондообразование и учет» (Внутренний)

Используется архивистами для:

• Научной обработки фондов (составление описей, ввод атрибутов дел: шифр, даты, количество листов, состояние сохранности).
• Учета хранения (размещение дел в ячейках депо, контроль температуры/влажности).
• Оцифровки и привязки сканов к описаниям дел (создание электронных копий).

Модуль «Пользовательское обслуживание» (Публичный / Личный кабинет)

Это интерфейс, с которым сталкивается исследователь:

1. Поиск по каталогу: Полнотекстовый поиск по названиям фондов, описей, дел; фильтрация по годам, фондам, типам документов.
2. Заказ дел: Добавление дел в «Корзину», оформление заявки на выдачу в читальный зал (обычно до 10 единиц хранения за один визит).
3. Удаленный заказ копий: Возможность заказать платные копии документов (сканы/фото) с доставкой по электронной почте или почте России (если услуга предоставляется архивом).
4. Электронная очередь: Запись на место в читальном зале (актуально в периоды высокой загрузки).

Модуль «Веб-публикация» (Электронный каталог)

Публичная часть АИС, доступная без пароля. Позволяет:

• Изучать структуру фондов (путеводители).
• Просматривать заголовки дел (описания).
• Просматривать оцифрованные изображения документов (если дело оцифровано и не подliegt ограничению доступа — закон о гос. тайне, персональные данные за 75 лет и т.д.).

Состав фондов, доступных через АИС ЦГАСО (Ключевые комплексы)

В АИС ЦГАСО описаны фонды, отражающие историю Самарской губернии/области. Ниже приведен перечень основных фондообразователей, описания которых доступны в системе (на основе справочных данных архива):

Дореволюционный период (кон. XVII в. — 1917 г.)

• Самарское губернское правление / Начальство губернии / Губернское присутствие, управление регионом.
• Самарская губернская земская управа (1865–1918), вопросы медицины, образования, статистики, дорог, продовольствия.
• Самарская городская дума и Городская управа — хозяйство города, благоустройство, метрические книги городских церквей.
• Самарская духовная консистория — дела по духовному ведению, метрические книги приходов Самарской епархии (основной массив для геноалогии).
• Уездные и волостные правления: Самарское, Богдановское, Тростянское, Старо-Буянское, Дмитриевское (Николаевский уезд), Екатериновское и др. — ревизские сказки, податные книги, дела о землепользовании.
• Самарская казенная палата, Самарский купеческий староста, Самарская мещанская управа.
• Самарский евангелическо-лютеранский совет — метрические книги лютеранской общины.
• Образовательные учреждения: Первая Сызранская женская гимназия и др.

Советский период (1917–1991 гг.)

• Самарский губернский/областной исполнительный комитет (ГубИК/ОблИК) и президиумы Советов депутатов.
• Отдел записи актов гражданского состояния (ЗАГС) Исполкома, акты о рождении, браке, смерти (первичные записи до передачи в ЗАГС).
• Самарский губернский статистический отдел.
• Партийные органы: Обком/Горком ВКП(б)/КПСС (фонды обычно хранятся в ЦГАСО или в Центре хранения современной документации).
• Промышленные предприятия, колхозы, совхозы, КБ «Прогресс», авиазаводы и др. (фонды поступают по мере ликвидации/реорганизации).

Новейший период (с 1991 г.)

• Органы государственной власти области (Губернатор, Губернская Дума, Правительство).
• Муниципальные образования (в т.ч. Управления по делам архивов мэрии г. Тольятти — ф. 32, описи 28 и др., содержащие дела по градостроительству, наградным листам, личным делам).

Практическое руководство: Как работать с АИС ЦГАСО

Шаг 1: Поиск в Электронном каталоге (без регистрации)

1. Перейдите на сайт cgaso.ru → раздел «Информация для пользователей» → «Электронный каталог» (или прямо на elcat.cgaso.ru, если поддомен активен).
2. Используйте расширенный поиск:
   • Фонд: если знаете номер (например, Ф. 32 — Управления по делам архивов мэрии г. Тольятти).
   • Опись: уточняет поиск внутри фонда.
   • Название дела / Ключевые слова: «метрическая книга», «ревизская сказка», «награждение», «личное дело».
   • Года: диапазон дат.
3. В результатах вы увидите: Фонд, Опись, Дело, Название дела, Даты, Кол-во листов.
4. Важно: Если напротив дела есть иконка «Скан» / «Просмотр», можно изучить документ удаленно. Если нет — дело нужно заказывать в читальный зал.

Шаг 2: Регистрация в Личном кабинете исследователя

Необходима для заказа дел в читальный зал.

• На сайте архива нажмите «Личный кабинет» / «Регистрация».
• Заполните анкету (ФИО, паспортные данные, контакты, тема исследования).
• При первом визите в архив нужно подтвердить личность паспортом и получить читательский билет (пластиковый или электронный).

Шаг 3: Заказ дел в читальный зал

1. В Личном кабинете найдите нужные дела через поиск (или перенесите из «Корзины» публичного каталога).
2. Оформите заказ (обычно не более 10 дел на один день работы).
3. Выберите дату визита (с учетом графика работы читального зала).
4. Получите уведомление о готовности дел (обычно на следующий рабочий день после заказа).

Режим работы Читального зала ЦГАСО (для планирования визита через АИС)

Санитарный день: Последний рабочий день каждого месяца — читальный зал закрыт для посетителей (работает только выдача заранее заказанных справок/копий по согласованию).

Адрес: 443096, г. Самара, ул. Мичурина, д. 58.

Телефоны справки/заказа: (846) -00-98-80; Факс: (846) -00-98-85.

Особенности работы с АИС РГА в г. Самаре (Федеральный архив)

Если ваша тема касается истории ВЛКСМ, молодежного движения, эвакуации предприятий в Куйбышев (1941–1943), необходимо обращатся к АИС РГА в г. Самаре (сайт: rga-samara.ru).

• У них отдельный Электронный каталог и Личный кабинет.
• Порядок регистрации и заказа аналогичен, но реквизиты и фонды принципиально другие.
• В АИС РГА нет метрических книг приходов Самарской епархии (они в ЦГАСО).

Работа с оцифрованными данными: «НашиПредки» и FamilySearch

Для геноалогических задач часто удобнее использовать агрегатор НашиПредки (nashipredki.com).

• Введите в поиске: «ЦГАСО» или «Самарская область».
• Система покажет список фондов с оцифрованными копиями (метрические книги, ревизские сказки, confesionalные росписи).
• Просмотр сканов там часто удобнее (интерфейс просмотрщика, загрузка страниц, навигация по делам).
• Данные берутся напрямую из АИС ЦГАСО по протоколу OAI-PMH или через выгрузки.

Типичные проблемы и их решения

Перспективы развития АИС архивов Самарской области

Направления модернизации, реализуемые в 2024–2026 гг.:

• Массовая оцифровка: Ускорение перевода фондов в электронный вид (нац. проект «Культура»). Приоритет — метрические книги, ревизские сказки, фонды земств и городских управ.
• Распознавание текста (OCR/HTR): Внедрение технологий рукописного текста (HTR) для полнотекстового поиска по содержимому дел (а не только по заголовкам).
• Единый портал «Архивы Самарской области»: Интеграция АИС ЦГАСО, Центра хранения современной документации (ЧХСД) и муниципальных архивов в единую точку входа.
• Мобильное приложение / Адаптивная верстка: Удобный доступ к каталогу и личному кабинету со смартфона.
• Электронная подпись (ЭП): Полный перевод на дистанционное оформление читательских билетов и заказ копий с юридической значимостью через Госуслуги/ЭП.

АИС «Архив» Государственного архива Самарской области (в лице ЦГАСО), это мощный, постоянно развивающийся инструмент, который перевел работу с документами на качественно новый уровень. Удаленный поиск по описям, возможность заказа дел из дома и просмотр миллионов сканов метрических книг через партнерские порталы («НашиПредки») экономят недели работы в читальном зале.

Ключ к успеху: четко понимать, какой архив нужен (ЦГАСО или РГА в г. Самаре), уметь пользоваться расширенным поиском по фондам/описям и заранее планировать визиты с учетом графика работы и санитарных дней. Регулярно проверяйте обновления на сайте cgaso.ru — новые оцифрованные фонды появляются ежемесячно.

Статья подготовлена на основе открытых данных сайтов ЦГАСО (cgaso.ru), РГА в г. Самаре (rga-samara.ru), портала НашиПредки (nashipredki.com) и справочной информации по состоянию на . Перед визитом обязательно уточняйте актуальный режим работы и правила доступа по телефонам архива.