АИС Костромского архива – это комплекс программных и аппаратных решений, предназначенных для
управления, хранения, поиска и предоставления доступа к архивным документам
Государственного архива Костромской области (ГАКО). Система объединяет
традиционные бумажные фонды с электронными ресурсами, обеспечивая
современный уровень обслуживания пользователей и эффективную работу
архивных подразделений.

Исторический контекст создания АИС

Государственный архив Костромской области – крупнейшее хранилище исторических
документов региона, охватывающее период с XV века до наших дней. В связи с
ростом объёма материалов, а также с необходимостью их цифровизации, в
начале 2020‑х годов было принято решение о внедрении автоматизированной
информационной системы. Основные вехи развития АИС:

1. 2020 г. – подготовка проекта и формирование рабочей группы.
2. 2021 г. – запуск пилотного проекта в отделе информационно‑поисковых систем.
3. 2023 г. – подключение отделов аудиовизуальных и электронных фондов.
4. 2024 г. – открытие электронного читального зала для широкой публики.
5. 2025 г. – интеграция с порталом «Архивы России» и с региональными
   информационными системами (например, с Костромской АИС).

Основные задачи АИС

• Централизованное хранение всех архивных описаний и метаданных.
• Обеспечение быстрого поиска по различным параметрам: дата, тип документа,
  субъект, географический признак и т.д.
• Поддержка цифровой конвертации бумажных фондов (сканирование, OCR).
• Организация доступа онлайн к электронным копиям (метрические книги,
  ревизские сказки, документы периода Великой Отечественной войны).
• Контроль за сохранностью оригинальных документов (учёт перемещений,
  состояние, условия хранения).
• Автоматизация рабочих процессов (приём и выдача пропусков, регистрация
  заявок, формирование отчётов).

Структура АИС

Система состоит из нескольких взаимосвязанных модулей:

Модуль	Назначение	Ключевые функции
Модуль описания фондов	Ведение карточек архивных фондов	Создание, редактирование и публикация описаний; привязка к метаданным
Поисковый движок	Обеспечение быстрого доступа к документам	Полнотекстовый поиск, фильтры, фасетный поиск
Электронный читальный зал	Онлайн‑просмотр и скачивание материалов	Просмотр сканов, просмотр аудио‑видео, ограниченный доступ по правам
Управление доступом	Контроль прав пользователей	Регистрация, выдача пропусков, уровни доступа (публичный, исследовательский, служебный)
Модуль цифровой консервации	Хранение оригинальных файлов	Бэкапы, контроль целостности, миграция форматов

Как пользоваться АИС: пошаговое руководство для посетителей

4.1 Регистрация и получение пропуска

1. Перейдите на страницу регистрации (внутренний портал архива).
2. Заполните форму: ФИО, контактные данные, цель посещения.
3. Подтвердите согласие с политикой конфиденциальности и отправьте заявку.
4. После проверки вам будет выслан электронный пропуск, который необходимо
   распечатать и предъявить в читальном зале.

4.2 Поиск документов

• Откройте поисковый интерфейс АИС.
• Введите ключевые слова, дату, тип документа или используйте фасетный фильтр
  (например, «метрические книги», «Великая Отечественная война»).
• Система выдаст список найденных записей с кратким описанием.
• Нажмите на интересующий элемент, чтобы открыть подробную карточку и, при
  наличии, электронную копию.

4.3 Работа в электронном читальном зале

Для просмотра цифровых материалов необходимо:

• Войти в систему под своим логином и паролем.
• Выбрать нужный документ и воспользоваться встроенным просмотрщиком
  (поддержка PDF, JPG, MP4).
• При необходимости можно скачать файл (если у вас есть соответствующие права).

Цифровые фонды и их особенности

В рамках АИС уже оцифрованы более 150 000 единиц архивного материала, среди которых:

• Метрические книги (все церкви Костромской губернии с XV по XIX вв.).
• Ревизские сказки и списки населения (период 1917‑1945 гг.).
• Документы Великой Отечественной войны (письма, приказы, фотографии).
• Аудиовизуальные материалы: пленки, аудиозаписи, фотоснимки.
• Электронные копии редких изданий и карт.

Все цифровые документы снабжены метаданными, что облегчает их поиск и
интеграцию в внешние системы (например, в FamilySearch или Ancestry).

Взаимодействие с другими информационными системами

АИС Костромского архива интегрирована с:

• Порталом «Архивы России» – единый каталог архивных фондов страны.
• Региональными АИС соседних областей (Ярославской, Ивановской, Вологодской) – обмен
  метаданными о межобластных документах.
• Системой Костромская АИС – общегородская платформа для культурных учреждений,
  позволяющая совместно использовать электронные ресурсы музеев и библиотек.

Перспективы развития АИС

На ближайшие годы запланированы следующие направления развития:

1. Полная оцифровка фондов до 2030 года – в т.ч. всех бумажных
   метрических книг и архивных дел периода после 1917 года.
2. Внедрение искусственного интеллекта для автоматического распознавания
   рукописного текста (OCR для старых шрифтов).
3. Развитие мобильных приложений – возможность поиска и просмотра
   материалов с планшетов и смартфонов.
4. Создание интерактивных виртуальных выставок (например, «Путешествие на восток
   Костромской области»).
5. Усиление кибербезопасности – защита от несанкционированного доступа
   и потери данных.

Контактная информация

Государственный архив Костромской области
Адрес: площадь Конституции, 1, Кострома, Россия
Телефон: +7 (8332) -5‑55‑55
Электронная почта: info@gako.kostroma.ru
Время работы читального зала: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (по предварительной записи).

Автоматизированная информационная система Костромского архива – это
ключевой инструмент, который соединяет богатое историческое наследие региона
с современными технологиями. Благодаря АИС исследователи, студенты и просто
любители истории получают быстрый и удобный доступ к документам, а архив
может эффективно управлять своими фондами и гарантировать их сохранность
на долгие годы.

Если вы хотите узнать больше, посетите официальный сайт архива
gako.kostroma.ru или подпишитесь на их
социальные сети (например, ВКонтакте).