АИС «Пермский архив» — это региональная автоматизированная информационная система, созданная для обеспечения функционирования единого архивного фонда Пермского края, автоматизации бизнес-процессов архивных учреждений и предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде в сфере архивного дела.

Система является ключевым инструментом цифровой трансформации архивной сферы региона, обеспечивая перевод традиционных бумажных процессов в электронный формат, что значительно ускоряет поиск документов, выдачу справок и ведение учета фондов.

Основные цели и задачи системы

Внедрение и эксплуатация АИС «Пермский архив» решает ряд стратегических задач:

• Формирование единого электронного реестра архивных фондов Пермского края (Единого государственного архивного фонда на уровне региона).
• Автоматизация основных архивных процессов: приемка документов на хранение, научная обработка (описание, систематизация), учет хранения, обеспечение сохранности, пользовательская работа (выдача, копирование, консультирование).
• Обеспечение доступа к архивной информации для государственных органов, организаций и граждан через портал государственных услуг и официальные сайты архивов.
• Повышение прозрачности и доступности архивных услуг за счет предоставления услуг в электронном виде (подача заявок, оплата, получение результатов).
• Интеграция с федеральными и региональными информационными системами (ЕАИС, ГИС «Архив», ЕПГУ/РПГУ, системы ЗАГСов, нотариата, судов и др.).

Функциональные модули и возможности

Архитектура АИС «Пермский архив» модульная, что позволяет покрыть весь жизненный цикл документа в архиве. Основные функциональные блоки включают:

Модуль учета и описания фондов (Научно-справочный аппарат)

• Ведение единого госреестра архивных фондов (форма 1-арх, 2-арх и др.).
• Создание и ведение электронных описей (по делам, по документам) в соответствии с требованиями Росархива (Приказ № 76, ГОСТ Р 7.0.100–2018).
• Поддержка иерархической структуры фонда: Фонд – Опись – Дело – Документ.
• Автоматическое формирование печатных форм описей, справочников, путеводителей.
• Ведение системы авторитетов (единых заглавий для имен собственных, географических названий, предметных рубрик).

Модуль приемки и размещения документов

• Регистрация входящих передач документов от ведомств-образователей.
• Экспертиза документов на предмет сохранности и полноты.
• Автоматизированное размещение дел в хранилищах (адресное хранение: стеллаж, полка, ячейка) с использованием штрихкодирования/QR-кодирования.
• Контроль сроков хранения и формирование актов об уничтожении/передаче в бессрочное хранение.

Модуль пользовательской работы (Читальный зал и удаленные запросы)

• Регистрация читателей (физических и юридических лиц) с ведением электронных читательских билетов.
• Прием и учет запросов: письменных, устных, электронных (через портал ГУ/МФЦ/сайт архива).
• Выдача архивных документов в читальный зал, на копирование, по подписке.
• Учет выполненных работ и оказанных услуг (платных и бесплатных) с формированием отчетности по форме 3-арх.
• Интеграция с МФЦ (Мои Документы) для приема заявлений на выдачу архивных справок.

Модуль оцифровки и работы с электронными копиями

• Импорт и привязка сканированных изображений дел/документов к описаниям.
• Просмотр электронных копий в читальном зале и через веб-интерфейс (при наличии прав доступа).
• Защита цифровых копий (водяные знаки, контроль целостности, ограничение скачивания).

Модуль отчетности и аналитики

• Автоматическое формирование обязательной статистической отчетности для Росархива и Минкультуры края.
• Внутренняя аналитическая отчетность: загрузка хранилищ, динамика прироста фондов, показатели пользовательской работы, доходность платных услуг.
• Дашборды для руководства архивов и министерства.

Технологическая платформа и безопасность

Система, как правило, развернута на базе современного программного обеспечения отечественного производства (соответствует реестру российского ПО), что критически важно для обеспечения технологического суверенитета и соответствия требованиям ФЗ-149 и ФЗ-152.

1. Архитектура: Клиент-серверная (веб-ориентированная), работа через браузер (тонкий клиент) или толстый клиент для архивистов.
2. СУБД: PostgreSQL / Oracle / СУБД отечественного производства (например, Postgres Pro, Яндекс.Облако БД).
3. Информационная безопасность: Реализована модель разграничения доступа на основе ролей (RBAC), журналирование всех значимых действий (аудит), защита от НСД (несанкционированного доступа), сертифицированные средства защиты информации (СЗИ) по требованию ФСТЭК/ФСБ (при обработке гостайны или персданных).
4. Интеграция: REST/SOAP API, обмен данными в формате XML/JSON по протоколам СМЭВ 3.x для взаимодействия с ЕПГУ/РПГУ, ГИС «Архив», системами ЗАГС, нотариата, судебных приставов.

Портал «Архивы Пермского края» и электронные услуги

Публичный интерфейс АИС «Пермский архив» представлен на официальном портале архивов региона (обычно доступен по адресу типа archive.perm.ru или через раздел на сайте Минкультуры края). Через портал реализуются следующие сценарии для граждан и организаций:

• Электронная очередь в читальный зал — запись на удобное время без визита в архив заранее.
• Подача запроса на архивную справку/выписку — заполнение анкеты, прикрепление сканов документов, оплата госпошлины/услуг онлайн, отслеживание статуса готовности.
• Поиск по описям (Открытые данные) — возможность удаленного поиска по фондам (по фамилиям, географическим названиям, датам, ключевым словам) для предварительной оценки наличия документов.
• Получение готовых справок в личном кабинете (Электронный архив) или по почте/в МФЦ.
• Заказ копирования документов (цифровых или бумажных) с доставкой результата.

Участники информационного взаимодействия

АИС «Пермский архив» объединяет в единое информационное пространство следующие категории пользователей:

Значение для региона

Внедрение АИС «Пермский архив» дало качественный скачок в развитии архивной службы Пермского края:

• Сокращение сроков оказания услуг: среднее время выдачи архивной справки по электронному запросу сократилось с 30 дней до 3–10 дней (в зависимости от сложности).
• Прозрачность фондов: значительная часть описей (особенно по фондам ЗАГСов, переписям, личным делам) стала доступна для поиска в открытую через интернет.
• Сохранность оригиналов: массовое оцифровывание и выдача электронных копий снизило износ уникальных бумажных документов.
• Управленческие решения: руководство краем получает достоверные данные о состоянии архивного фонда, загрузке хранилищ и потребности в капитальном строительстве/ремонте.

Перспективы развития

Дальнейшая эволюция системы направлена на:

1. Глубокую интеграцию с ГИС «Архив» (Федеральная государственная информационная система архивного дела) для обеспечения единого поиска по всей России.
2. Внедрение технологий ИИ/ML для распознавания текстов (OCR/HTR) рукописных документов (метрические книги, делопроизводство XIX–XX вв.) и автоматического атрибутирования.
3. Расширение функционала электронного архива (ЭА) для приема электронных документов ведомств-образователей в натуральном электронном виде (без бумажного носителя) с использованием ЭП и штампов времени.
4. Развитие мобильного приложения для читателей (пуш-уведомления о готовности справок, навигация по фондам).
5. Перевод на микросервисную архитектуру для повышения отказоустойчивости и скорости разработки новых модулей.

Резюме: АИС «Пермский архив», это зрелая, функционально насыщенная система, которая перевела архивное дело Пермского края на качественно новый уровень. Она не просто автоматизировала рутину, а стала платформой для предоставления современных цифровых государственных услуг, обеспечения сохранности документального наследия и его доступности для каждого жителя региона.