Аксайский архив – муниципальное бюджетное учреждение, которое занимается хранением, систематизацией и предоставлением доступа к документам, связанным с личным составом, административной и экономической деятельностью Аксайского района Ростовской области. Архив является важным звеном в системе Государственной информационной системы удаленного использования архивных документов и справочно‑поисковых средств к ним (ГИС УИАД) и входит в сеть Донских архивов – виртуального архива Ростовской области.

Общие сведения

• Полное название: Муниципальное бюджетное учреждение «Архив документов по личному составу Аксайского района Ростовской области» (МБУ «Архив»).
• Адрес: 346720, Ростовская область, Аксайский район, г. Аксай, ул. Ломоносова, д. 3.
• Телефон: +7 (86350) -‑33‑24 (приёмная); +7 (86350) -‑27‑57 – справочная служба.
• E‑mail: archive_aksay@mail.ru.
• Веб‑сайт: www.ak-archive.ru (официальный портал муниципального архива).
• Руководитель: старший архивист Борисова Наталья Петровна (заведующая архивом).

История создания

Становление Аксайского архива связано с реформой архивного дела в России в начале 2000‑х годов. В 2003 году в соответствии с постановлением Правительства РФ № 123 «О совершенствовании архивного дела в муниципальных образованиях» в Аксайском районе было открыто муниципальное бюджетное учреждение, получившее название «Архив документов по личному составу Аксайского района». С того времени архив неоднократно расширял свои функции, в т.ч. за счёт интеграции в региональную сеть «Донские архивы».

Ключевые вехи развития:

1. 2003 г. – официальное открытие архива.
2. 2008 г. – подключение к региональной электронной базе данных «ГИС УИАД».
3. 2014 г. – переезд в современное здание по адресу ул. Ломоносова, д. 3, оснащённое климатическим контролем.
4. 2020‑2022 ггг. – оцифровка более 150 тыс. документов, создание виртуального доступа через портал archives.rostov.gov.ru.
5. 2025 г. – запуск проекта «История Аксайского района в цифре», включающего интерактивные карты и видеоматериалы.

Структура и подразделения

Архив состоит из нескольких отделов, каждый из которых отвечает за определённый тип документов:

• Отдел личного состава – хранит кадровые дела, списки военнослужащих, служебные книжки и пенсионные документы.
• Отдел административных актов – хранит решения органов местного самоуправления, указы, протоколы заседаний.
• Отдел экономической документации – архивные материалы предприятий, сельскохозяйственных колхозов и совхозов, финансовые отчёты.
• Отдел оцифровки и электронных сервисов – отвечает за сканирование, метаданные, размещение материалов в виртуальном архиве.
• Отдел публичных услуг – взаимодействует с гражданами, исследователями и СМИ, оформляет запросы и выдачу копий.

Функциональные задачи архива

Основные задачи, решаемые Аксайским архивом, включают:

1. Сохранение и защита историко‑культурного наследия района.
2. Обеспечение доступа к архивным документам для граждан, учёных, журналистов и органов власти.
3. Осуществление архивного учета и поддержание актуального реестра фондов.
4. Проведение оцифровки и создание электронных копий для снижения нагрузки на бумажные носители.
5. Сотрудничество с региональными и федеральными архивными учреждениями в рамках обмена опытом и совместных проектов.

Охраняемые фонды

На сегодняшний день в фондах Аксайского архива хранится более 300 тысяч единиц хранения. Ключевые категории:

Электронные услуги и виртуальный архив

В рамках проекта «Донские архивы – Виртуальный архив Ростовской области» Аксайский архив предоставляет следующие онлайн‑инструменты:

• Поиск по метаданным – пользователь может задать параметры (дата, тип документа, ключевые слова) и получить список доступных материалов.
• Скачивание сканов – после оформления запроса в личном кабинете можно загрузить PDF‑файлы или изображения высокого разрешения.
• Заказ копий – онлайн‑форма для оформления платных копий (печать, электронный формат).
• Виртуальные экскурсии – видеопрезентации, показывающие работу архивных помещений и методы консервации.
• Обратная связь – чат‑бот и электронная почта для оперативных вопросов.

Для доступа к виртуальному архиву необходимо зарегистрироваться на официальном портале archives.rostov.gov.ru и подтвердить личность (паспортные данные или СНИЛС).

Как посетить архив

Посетители могут прийти в архив в рабочие часы:

• Пн‑Пт: 09:00 – 18:00
• Сб: 10:00 – 14:00 (по предварительной записи)
• Вс: выходной

Для получения доступа к документам необходимо:

1. Заполнить заявление о предоставлении архивных материалов (можно онлайн).
2. Предъявить документ, удостоверяющий личность (паспорт, водительское удостоверение).
3. Оплатить государственную пошлину (если требуется копирование).
4. Ожидать готовности материалов – в среднем от 1 до 5 рабочих дней.

Для исследователей и учёных предусмотрен специальный режим – возможность работать в читальном зале с доступом к микрофильмам и цифровым базам данных.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

• Дальнейшее расширение электронного фонда до 200 тыс. отсканированных документов.
• Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания рукописных текстов;
• Создание мобильного приложения, позволяющего искать и просматривать архивные материалы «на ходу».
• Организация образовательных программ для школ и вузов (лекции, мастер‑классы по работе с архивом).
• Участие в международных проектах по обмену опытом в сфере консервации бумажных и фотоматериалов.

Аксайский архив Ростовской области – это не только хранилище документов, но и живой центр исторической памяти района. Благодаря систематическому подходу к сохранению, активному использованию современных технологий и открытости для граждан, архив играет ключевую роль в формировании культурного и правового сознания общества. Посетив архив, каждый может прикоснуться к реальному прошлому Аксайского района, получить достоверные сведения для научных исследований или просто узнать больше о своих предках.

Контактные данные (ещё раз):
Адрес: 346720, Ростовская область, Аксайский район, г. Аксай, ул. Ломоносова, д. 3
Телефон: +7 (86350) -‑33‑24, +7 (86350) -‑27‑57
E‑mail: archive_aksay@mail.ru
Сайт: www.ak-archive.ru