Акт приема‑передачи документов в архив – это официальный документ, фиксирующий факт передачи оригинальных или копий документов от одной стороны (организации, физического лица) к архивному учреждению. Он подтверждает, что архив принял документы, указал их состояние, количество и перечень, а также зафиксировал дату и подписи сторон.

Зачем нужен акт приема документов в архив?

• Юридическое подтверждение – документ служит доказательством того, что материалы действительно переданы в архив.
• Контроль качества – фиксируются состояние документов, наличие повреждений, комплектность.
• Учет и хранение – акт становится основанием для внесения материалов в реестр архивных фондов.
• Защита интересов сторон – в случае споров обе стороны могут предъявить акт как доказательство.

Когда необходимо оформлять акт?

1. Передача офицальных документов (договоров, актов, протоколов, бухгалтерской отчетности) в государственные или муниципальные архивы.
2. Сдача корпоративных архивов (исторических материалов, кадровых дел, проектной документации) в специализированные архивные учреждения.
3. Передача личных архивных материалов (наследственные документы, семейные архивы) в архив для их сохранения.
4. Любая передача, требующая официального подтверждения в соответствии с законодательством РФ (ФЗ «Об архивных фондах», ФЗ «Об информации» и др.).

Правовая база

Оформление акта регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах» от г.
• Приказ Минкультуры России № 176 от г. «Об утверждении Положения о порядке формирования, регистрации, учета и хранения архивных документов».
• Гражданский кодекс РФ (ст. 420‑424) – общие положения о передаче имущества.
• Локальные нормативные акты конкретного архивного учреждения (инструкции, регламенты).

Состав и структура акта

Стандартный акт состоит из следующих разделов:

Раздел	Содержание
Шапка документа	Наименование документа («Акт приема‑передачи документов в архив»), номер и дата составления.
Стороны	Полные наименования и реквизиты (ИНН, ОГРН, адрес) передающей и принимающей стороны.
Предмет передачи	Перечень передаваемых документов (наименование, количество, серия/номер, дата создания).
Состояние документов	Описание внешнего вида, наличие повреждений, комплектность (полный/неполный набор).
Условия хранения	Указание на требования к хранению (температура, влажность, особые условия).
Подписи сторон	ФИО, должность, подпись и печать (если применимо) представителя передающей и принимающей стороны.
Приложения	Список документов (приложение‑1), акт осмотра (приложение‑2) и др.

Пошаговая инструкция по составлению акта

1. Подготовка перечня документов
   • Составьте полный список всех передаваемых материалов.
   • Укажите тип, название, дату создания, количество, серию/номер.
2. Осмотр и оценка состояния
   • Проведите совместный осмотр с представителем архива.
   • Зафиксируйте любые дефекты (царапины, пятна, потертости).
3. Заполнение шаблона акта
   • Заполните шапку, реквизиты сторон и дату.
   • Вставьте таблицу/список документов.
   • Опишите состояние и условия хранения.
4. Подписание документа
   • Обе стороны подписывают акт в присутствии свидетелей (при необходимости).
   • Если документ оформляется в электронном виде – используйте квалифицированную электронную подпись.
5. Регистрация в архиве
   • Архив вносит акт в реестр входящих документов.
   • Выдаётся копия акта передающей стороне.

Пример шаблона акта

Акт приема‑передачи документов в архив
№ ___ от «__» __________ 2026 г.

Передающая сторона:
ООО «Компания‑А», ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667,
адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1,
представитель: Иванов И.И., генеральный директор.

Принимающая сторона:
Государственный архив г. Москвы, ИНН 7701234567,
адрес: 101000, г. Москва, ул. Архивная, д. 5,
представитель: Петров П.П., заведующий отделом приёма.

Предмет передачи:

№ п/п
Наименование документа
Дата создания
Серия/Номер
Кол-во листов
1
Договор поставки № 45/2022
—
12
2
Отчет о финансовой деятельности 2021
—
45
3
Корреспонденция с контрагентом XYZ
‑
—
30

Состояние документов:
Все документы находятся в полном комплекте, без видимых повреждений. При осмотре выявлено небольшое пятно на листе № 23 договора № 45/2022 (см. Приложение‑2).

Условия хранения:
Документы передаются в архивные коробки, маркированные согласно Положению об оформлении архивных документов. Требуется хранение при температуре +18 °C, относительной влажности 45 %±5 %.

Подписи сторон

_____________________/Иванов И.И. _____________________/Петров П.П.
(генеральный директор) (заведующий отделом приёма)
Приложения:
Перечень передаваемых документов (см. таблицу выше);
Акт осмотра документов;
Копия доверенности (если представитель действует по доверенности).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужен ли акт, если документы передаются в частный архив?

Да. Даже при передаче в частный архив акт необходим для подтверждения факта передачи и состояния материалов. Он защищает интересы обеих сторон.

Можно ли оформить акт в электронном виде?

Возможен электронный вариант при условии использования квалифицированной электронной подписи (КЭП) обеих сторон. Электронный акт имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.

Что делать, если в акте обнаружены дефекты?

Дефекты фиксируются в отдельном разделе «Состояние документов» и подписываются обеими сторонами. При необходимости можно приложить фото‑документацию.

Сколько времени хранится акт в архиве?

Акт хранится в архиве столько же, сколько и переданные документы, в соответствии с регламентом хранения архивных фондов (обычно от 5 до 75 лет в зависимости от категории).

Типичные ошибки при оформлении акта и как их избежать

• Неуказание реквизитов сторон – всегда указывайте полные юридические данные (ИНН, ОГРН, адрес).
• Отсутствие подписи представителя – подпись должна быть у обеих сторон; в случае доверенности приложите её копию.
• Неполный перечень документов – проверяйте, чтобы каждый документ был отражён в таблице.
• Игнорирование состояния документов – любые повреждения должны быть зафиксированы, иначе их могут оспорить позже.
• Отсутствие даты – дата акта фиксирует момент передачи; без неё акт теряет юридическую силу.

Как хранить и использовать акт после подписания

1. Оставьте один оригинал в архиве (архивный фонд).
2. Получите копию (или скан) для своей бухгалтерии/делопроизводства.
3. При необходимости используйте акт как доказательство в суде или при проверках контролирующих органов.
4. В случае возврата документов акт служит основанием для оформления акта возврата.

Акт приема‑передачи документов в архив – это не просто формальность, а важный юридический инструмент, который защищает интересы как передающей, так и принимающей стороны. Правильное оформление акта позволяет избежать споров, гарантировать сохранность материалов и обеспечить их надлежащий учет в архивных фондах;

Помните: каждый пункт акта должен быть заполнен точно и полностью, а подписи сторон – действительными. При соблюдении всех рекомендаций процесс передачи документов будет прозрачным, безопасным и юридически корректным.