Передача документов в архив — это обязательная процедура для любой организации, которая завершает дело, прекращает деятельность или просто переводит дела из текущего делопроизводства в архивное хранение. Главным юридическим основанием этого процесса является Акт о приеме-передаче дел в архив. Грамотное оформление этого документа гарантирует сохранность документов, соблюдение сроков хранения и защиту прав организации при проверках.
Нормативная правовая основа
Оформление акта регулируется следующими основными документами:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17, 22).
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых форм архивной документации» (Форма № 1-Акт «Акт о приеме-передаче дел в архив»).
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Акт о приеме-передаче дел в архив. Общие требования к составу и параметрам».
- Утвержденный организацией Номенклатура дел и Перечень типовых управленческих архивных документов.
Когда составляется Акт?
Документ готовится в следующих случаях:
- Ежегодная передача завершенных дел из текущего делопроизводства в архив организации (обычно раз в год по итогам календарного года).
- Ликвидация или реорганизация организации — передача всего архива в государственный архив или к правопреемнику.
- Передача дел в аутсорсинговую архивную организацию (специализированное хранилище).
- Смена ответственного за архив (архивариуса или секретаря).
Структура и обязательные реквизиты Акта (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Акт оформляется по форме № 1-Акт (утв. Приказом Росархива № 236) или на бланке организации с соблюдением обязательных реквизитов:
Шапка документа
- Наименование организации (полное и сокращенное).
- Наименование документа: АКТ О ПРИЕМЕ-ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ В АРХИВ.
- Место составления (город/населенный пункт).
- Дата составления (число, месяц словами, год).
- Регистрационный номер (по журналу регистрации актов приема-передачи).
Основная часть (преамбула)
Текст о том, кем и кому передаются дела. Пример формулировки:
«Мы, нижеподписавшиеся: передающая сторона — [Должность, ФИО, основание (приказ/должностная инструкция)] и принимающая сторона, [Должность архивариуса/ответственного, ФИО, основание], составили настоящий Акт о том, что передающая сторона передала, а принимающая сторона приняла в архив [наименование организации/структурного подразделения] дела на хранение…»
Табличная часть (Перечень передаваемых дел)
Это самая важная секция. Заполняется в соответствии с Номенклатурой дел. Обязательные колонки:
| № п/п | Индекс дела (по номенклатуре) | Заголовок дела (точно по номенклатуре) | Даты крайних документов (начало — конец) | Срок хранения (годов/постоянно) | Кол-во л. (листов) | Примечание (номер коробки/полки) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01-01 | Приказы по основной деятельности | , | 10 лет | 150 | Коробка № 1, Полка А-1 |
| 2 | 02-05 | Договоры с поставщиками (исполненные) | — | 5 лет после исполнения | 320 | Коробка № 2, Полка А-1 |
Примечание: Количество строк не ограничено. Если дел много, допускается составить приложение (перечень) и в акте сослаться на него: «Перечень дел прилагается на 5 л. в 1 экз.»
Заключительная часть
- Общее количество переданных дел (в штуках).
- Общее количество листов (страниц).
- Количество экземпляров акта (обычно 2: один у передающей стороны, второй — в архиве/у архивариуса).
- Подписи сторон с расшифровкой (Должность, Подпись, Фамилия И.О., Дата).
- Печать организации (если предусмотрена уставом/документооборотом).
Подготовительные работы перед составлением Акта
Нельзя просто так принести коробки в архив и подписать бумагу. Качество акта зависит от подготовки дел:
- Сборка и проверка дел: Все документы в деле должны быть пронумерованы, сшиты, заголовок дела на корешке и обложке должен строго соответствовать Номенклатуре.
- Составление описи дел (Форма № 2-Опись): К акту обязательно прилагается опись передаваемых дел. Акт подтверждает факт передачи, а Опись, состав дел.
- Расстановка сроков хранения: Проверьте актуальность сроков по последней Номенклатуре и актуальным перечням (Приказ Минкультуры/Росархива).
- Упаковка: Дела размещаются в архивных коробках/папках с маркировкой (индекс дела, годы, номер коробки).
Особенности оформления в разных ситуациях
Передача в собственный архив организации
Стороны: Руководитель структурного подразделения (или секретарь/делопроизводитель) — Передающая сторона; Архивариус/Заведующий архивом — Принимающая сторона. Акт хранится в архиве организации.
Передача в государственный архив (при ликвидации)
Процедура строже. Требуется:
- Акт приема-передачи (Форма № 1-Акт).
- Опись дел (Форма № 2-Опись) в 2-х экземплярах.
- Справка о состоянии дел (Форма № 3-Справка).
- Экспертиза ценности документов (акту экспертизы).
- Договор о передаче документов в государственный архив.
Важно: При ликвидации акты подписывает Ликвидационная комиссия (председатель/член) со стороны организации.
Передача в коммерческое хранилище (аутсорсинг)
Оформляется на основании Договора на хранение архивных документов. В акте обязательно указываются:
- Реквизиты договора (номер, дата).
- Адрес хранилища, куда передаются дела.
- Ответственное лицо со стороны подрядчика (ФИО, паспортные данные часто требуются для пропуска).
- Условия хранения (температура, влажность, режим доступа) — по ссылке на договор.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как правильно |
|---|---|---|
| Несоответствие заголовков дел Номенклатуре | Отказ в приеме дела архивариусом; проблемы при проверках Росархива/прокуратуры | Использовать только заголовки из утвержденной Номенклатуры текущего года |
| Отсутствие номеров листов (фолиации) в делах | Невозможность подтвердить полноту дела, риск подмены документов | Обязательная фолиация (пронумеровка листов) перед сдачей |
| Неверные сроки хранения | Раннее уничтожение ценных документов или переполнение архива мусором | Сверять с актуальными перечнями типовых управленческих документов |
| Подписание акта лицом, не уполномоченным приказом | Акт может быть признан недействительным юристами/судом | Выдавать приказ о назначении ответственных за приемку/сдачу архива |
| Потеря одного экземпляра акта | Нет доказательства факта передачи у одной из сторон | Хранить 2 экземпляра: у передающей стороны (в журнале сдачи) и в архиве |
Электронный документооборот и Акт
С переходом на электронный документооборот (ЭДО) и создание электронных архивов (согласно ФЗ-125 и ГОСТ Р 7.0.108-2022), Акт о приеме-передаче также может оформляться в электронном виде:
- Подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) обеих сторон.
- Хранится в системе электронного архива (ЭА) или СЭД.
- Имеет такую же юридическую силу, что и бумажный (ст. 6 ФЗ-125, ст. 11 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
- В ЭДО часто используется единый документ «Акт приема-передачи электронных дел», к которому прикрепляются XML/CSV-файлы с реестрами передаваемых файлов/дел.
Хранение и учет Актов
- Срок хранения Актов приема-передачи: Постоянно (согласно типовым перечням, раздел «Архивное дело»).
- Учет: Все акты подлежат регистрации в Журнале регистрации актов о приеме-передаче дел в архив (форма произвольная, обязательные колонки: №, Дата, Кто сдал, Кто принял, Кол-во дел, Подпись архивариуса).
- Акты сшиваются в отдельный том (дело) по годам с заголовком: «Акты о приеме-передаче дел в архив за 20XX год».
Пример заполнения (Шаблон текста)
г. Москва № 15-к
«15» января 2025 г.
Мы, нижеподписавшиеся:
ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА: Иванов Иван Иванович, секретарь ООО «Ромашка», действующий на основании Приказа от № 5-од,
ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА: Петрова Мария Сергеевна, архивариус ООО «Ромашка», действующая на основании Приказа от № 5-од и должностной инструкции,
составили настоящий Акт о том, что передающая сторона передала, а принимающая сторона приняла в архив ООО «Ромашка» на хранение следующие дела за 2024 год:
(Далее следует таблица с перечень дел — см. структуру в п. 3.3)
Всего передано дел: 25 (Двадцать пять).
Всего листов: 4 580 (Четыре тысячи пятьсот восемьдесят).
Дела упакованы в 5 (пять) архивных коробок №№ 101–105.
Опись дел на 3 (три) листа прилагается.
Акт составлен в 2 (двух) экземплярах: один — у передающей стороны, второй — в архиве.
ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА: ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА:
Подпись _____________ /Иванов И.И./ Подпись _____________ /Петрова М.С./
Дата «15» января 2025 г. Дата «15» января 2025 г.
М.П. (Печать ООО «Ромашка»)
Чек-лист перед подписанием (Резюме)
Перед тем как поставить подпись, проверьте:
- [ ] Заголовки дел в точности совпадают с Номенклатурой.
- [ ] Индексы дел верны.
- [ ] Даты крайних документов в деле и в акте совпадают.
- [ ] Сроки хранения актуальны (не истекли ли они, не изменились ли перечни).
- [ ] Количество листов в акте = сумме листов в делах (пересчитано).
- [ ] Дела пронумерованы (фолиация), сшиты, оформлены корешки.
- [ ] Приложена Опись дел (Форма № 2).
- [ ] Подписанты уполномочены приказами.
- [ ] Составлено 2 экземпляра (или больше по соглашению).
- [ ] Номер акта занесен в Журнал регистрации.
Акт о приеме-передаче дел в архив — это не просто формальность, а ключевой документ, фиксирующий передачу ответственности за сохранность корпоративной памяти и правовой основы организации. Небрежность при его заполнении ведет к штрафам при проверках (ст. 14.3 КоАП РФ — нарушение правил ведения архивного дела), потере документов и судебным рискам. Следуйте ГОСТу, актуальной Номенклатуре и внутренним регламентам, и ваш архив будет в идеальном порядке.