Акт приема‑передачи (АПП) в архив – официально‑деловой документ, фиксирующий факт передачи дел, документов или иных единиц хранения от одной стороны (обычно от подразделения организации‑отправителя) к другой стороне (архиву) с целью их постоянного или временного хранения. Акт является юридическим доказательством того, что документы находятся в архиве, а также подтверждает их состояние, количество томов и соответствие требованиям законодательства.
Правовая основа
Работа с архивными документами в России регулируется Федеральным законом от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Ключевые положения, касающиеся акта приема‑передачи:
- Статья 6 – порядок передачи документов в архив;
- Статья 9 – обязательность оформления акта приема‑передачи;
- Приложения 20, 31, 35 к Приказу Минкультуры РФ от № 526 (обновлены в 2025‑2026 гг.) – образцы форм актов.
Эти нормативные акты определяют, какие сведения должны быть отражены в документе, кто имеет право подписывать акт и как долго он хранится.
Зачем нужен акт приема‑передачи?
- Юридическое подтверждение – акт служит доказательством того, что документы переданы в архив и находятся под его охраной.
- Контроль качества – в процессе подписания проверяется состояние документов, их комплектность и соответствие описи.
- Учет и инвентаризация – акт фиксирует количество томов, их наименования, сроки хранения и условия доступа.
- Ответственность сторон – подписи сторон фиксируют их обязательства: отправитель гарантирует достоверность передаваемых материалов, архив – их надлежащую сохранность.
- База для последующего доступа – акт хранится вместе с переданными документами или в отдельном архивном деле, облегчая поиск и выдачу.
Участники процесса
| Роль | Ответственность |
|---|---|
| Отправитель (подразделение организации) | Подготовка документов, составление сдаточной описи, проверка комплектности, подпись акта. |
| Ответственный за делопроизводство (делопроизводитель, бухгалтер и др.) | Консультация при подготовке описи, контроль соответствия требованиям ФЗ. |
| Приёмный архив (архивное подразделение) | Экспертиза документов, проверка состояния, подпись акта, внесение в реестр. |
| Руководитель организации / директор архива | Утверждение акта (постановка подписи и печати). |
Содержание акта приема‑передачи
В соответствии с Приложением 20 к Приказу Минкультуры РФ, акт должен включать следующие реквизиты:
- Шапка документа – наименование организации‑отправителя и архива, их реквизиты (ИНН, КПП, адрес).
- Дата и место составления акта.
- Номер акта (присваивается в хронологическом порядке).
- Список передаваемых документов (сдаточная опись):
- Наименование дела (дело, архивный фонд, серия).
- Количество томов (Том 1, Том 2 …).
- Год(ы) создания, период охвата.
- Краткое содержание (при необходимости).
- Состояние документов – указание на наличие дефектов, необходимость реставрации, наличие печатей, подписей.
- Условия хранения – срок (постоянное/временное), тип архивного помещения, особенности (температура, влажность).
- Подписи сторон:
- Отправитель (ФИО, должность, подпись, расшифровка подписи).
- Приёмный архив (ФИО, должность, подпись, расшифровка подписи).
- Печать организации (при наличии).
- Примечания – дополнительные сведения (например, наличие электронных копий).
Пошаговый алгоритм оформления акта
- Подготовка документов
- Определить перечень дел, подлежащих передаче.
- Сформировать сдаточную опись (обычно в виде таблицы Excel).
- Проверить состояние документов, при необходимости провести консервацию.
- Согласование описи
- Согласовать перечень с делопроизводителями, бухгалтерией, юридическим отделом.
- Утвердить опись у руководителя подразделения.
- Заполнение формы акта
- Внести все реквизиты в шаблон (можно скачать бланк в Word или форму в Excel).
- Указать количество томов, их нумерацию, состояние.
- Подписание акта
- Отправитель подписывает акт и ставит печать.
- Сотрудник архивного подразделения проверяет документы, подписывает акт.
- При необходимости подпись руководителя (директора) для утверждения.
- Хранение акта
- Оригинал акта хранится вместе с переданными документами в архиве.
- Копия может быть размещена в делопроизводстве отправителя.
- Регистрация в реестре
- Архив вносит запись о полученных делах в реестр архивных фондов.
- Отправитель получает подтверждение о приёме (копию акта).
Пример заполненного акта (упрощённый)
| АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ | ||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Организация‑отправитель | ООО «Пример», ИНН 7701234567, КПП 770101001, 123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1 | |||||||||||||||
| Архив‑приёмник | Государственный архив г. Москвы, ИНН 7700000000, 115035, г. Москва, ул. Архивная, д.2 | |||||||||||||||
| Дата составления | 10 июля 2026 г. | |||||||||||||||
| Номер акта | АПП‑2026‑07‑001 | |||||||||||||||
| Список передаваемых документов (сдаточная опись) | ||||||||||||||||
| ||||||||||||||||
| Условия хранения | Постоянное хранение в архивном зале с температурой +18 °C, относительной влажностью 45 %. | |||||||||||||||
| Подписи сторон | Отправитель: Иванов И.И., начальник отдела кадров Подпись ______________________ Расшифровка подписи: Иванов Иван Иванович Приёмный архив: Петров П.П., главный архивариус | |||||||||||||||
| Печать организации | ||||||||||||||||
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли оформлять акт, если передаётся только электронный архив?
Да. При передаче электронных документов в государственный архив оформляется акт приема‑передачи электронных документов. В нём указываются форматы файлов, контрольные суммы (MD5, SHA‑256), место хранения (сервер, облако) и условия доступа.
Можно ли подписать акт электронно?
С 2024 года в РФ допускается использование электронной подписи (КЭП) для официальных документов, включая акты приема‑передачи, если обе стороны используют сертифицированные средства криптографической защиты информации.
Как долго хранится оригинал акта?
Оригинал акта хранится столько же, сколько и переданные документы. Для постоянного хранения – не менее срока, установленного нормативными актами (обычно 30 лет и более).
Что делать, если в процессе передачи обнаружены дефекты?
Дефекты фиксируются в разделе «Состояние документов». При необходимости отправитель обязан выполнить консервацию или предоставить архиву пояснительные документы. Подпись акта возможна только после устранения критических недостатков.
Кто несёт ответственность за утерю документов после подписания акта?
После подписания акта ответственность переходит к архиву (приёмному подразделению). Однако отправитель остаётся ответственным за достоверность предоставленной описи и состояние документов на момент передачи.
Ошибки, которых следует избегать
- Отсутствие сдаточной описи – без неё акт считается неполным.
- Неправильная нумерация томов – приводит к путанице при выдаче.
- Неуказание состояния документов – в случае последующего повреждения будет сложно доказать, что оно возникло после передачи.
- Отсутствие подписи руководителя (если это требуется в локальном регламенте).
- Неактуальная реквизитная информация (старый ИНН, неверный адрес).
Где скачать готовые бланки?
Официальные формы доступны в открытом доступе:
- Бланк акта (Word) – Приложение 20 к Приказу Минкультуры № 526
- Форма акта в Excel (Приложение 35)
- Образец акта 2026 года (PDF)
Акт приема‑передачи в архив – ключевой документ, который обеспечивает законность, прозрачность и контроль над процессом передачи дел в архив. Его правильное оформление защищает интересы как отправителя, так и архивного подразделения, а также упрощает последующее управление архивными фондами. Соблюдая законодательные требования и используя проверенные шаблоны, организации могут избежать юридических рисков и гарантировать сохранность своих ценных документов.
Дата публикации: 10 июля 2026 г.