Акт приема‑передачи архива – официально‑правовой документ‚ фиксирующий факт передачи архивных материалов от одной организации (обычно от администрации) к другой (государственному архиву‚ региональному архиву‚ архивному подразделению и т.п.). Он подтверждает‚ что материалы приняты в надлежащем состоянии‚ перечисляет их состав‚ указывает сроки хранения и отвечает требованиям архивного законодательства РФ.

Содержание статьи

1. Законодательная база
2. Цели и задачи акта
3. Структура и обязательные реквизиты
4. Этапы подготовки и подписания
5. Образцы и шаблоны
6. Практические рекомендации
7. Типичные ошибки
8. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

Оформление акта регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах» (от ) – определяет порядок формирования‚ передачи и хранения архивных документов.
• Приказ Минкультуры России № 67 от «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов» – содержит образец формы и перечень обязательных полей.
• Постановление Правительства РФ № 1080 от «Об утверждении Положения об организации архивного дела в государственных органах» – регламентирует порядок взаимодействия между архивом и передающей организацией.
• Региональные нормативные акты (например‚ постановления администрации субъекта РФ) – могут уточнять форму и порядок заполнения.

Цели и задачи акта

Основные функции акта приема‑передачи:

• Фиксация юридического факта передачи архивных материалов.
• Подтверждение соответствия передаваемых документов установленным требованиям (полнота‚ достоверность‚ состояние).
• Определение ответственности сторон за сохранность материалов до момента передачи и после её завершения.
• Создание документального следа для последующего аудита и контроля.

Структура и обязательные реквизиты

В соответствии с Приказом Минкультуры № 67‚ акт состоит из следующих разделов:

Шапка документа

• Наименование организации‑передающей (например‚ «Администрация города …»).
• Наименование организации‑приемщика (например‚ «Государственный архив …»).
• Номер акта (формат: АКТ N ____).
• Дата составления (полный день‚ месяц‚ год).

Описание передаваемых материалов

Обычно оформляется в виде описи (трех экземпляров):

1. Наименование и номер описи.
2. Количество единиц (дел‚ деловых файлов‚ коробок‚ электронных носителей).
3. Краткое содержание (тематика‚ период охвата).
4. Сроки хранения (постоянные‚ временные‚ специальные).
5. Указание на наличие страховых копий‚ микрофильмов‚ электронных вариантов.

Оценка состояния

В этом разделе фиксируется:

• Общее состояние документов (целостность‚ отсутствие повреждений).
• Состояние архивного фонда‚ оборудования и инвентаря‚ передаваемого вместе с документами.
• Выявленные особенности (например‚ необходимость реставрации‚ наличие конфиденциальных сведений).

Подписи сторон

Подписывают:

• Лицо‚ передающее документы (должность‚ ФИО‚ подпись‚ расшифровка подписи).
• Лицо‚ принимающее документы (должность‚ ФИО‚ подпись‚ расшифровка подписи).
• Члены комиссии (если она создавалась) – подписи и расшифровки.
• Председатель комиссии (при наличии).

После подписей ставятся печати обеих организаций (гербовая‚ печать с датой).

Приложения

К акту могут прилагаться:

• Копии описи (в 3‑х экземплярах).
• Фотографии состояния коробок/носителей.
• Технические карты оборудования.

Этапы подготовки и подписания

Подготовительный этап

1. Определение перечня передаваемых материалов. Сотрудники архивного отдела совместно с руководителями подразделений формируют список дел.
2. Составление описи. Оформляется в трех экземплярах‚ каждый из которых подписывается ответственным за составление.
3. Проверка состояния. Проводится осмотр документов‚ оценка их сохранности‚ составление акта о состоянии.
4. Подготовка технической документации. При необходимости фиксируются сведения об оборудовании‚ инвентаре‚ программном обеспечении.

Согласование

• Отправка проекта акта в архив‑приемщик для проверки соответствия требованиям.
• Внесение замечаний и согласование окончательной версии.

Подписание

1. Созыв комиссии (по необходимости) – председатель комиссии‚ представители передающей и принимающей сторон.
2. Подписание акта всеми уполномоченными лицами.
3. Печати ставятся сразу после подписей.
4. Раздача экземпляров: один – в архиве‑приемщике‚ второй – в архиве‑передающем‚ третий – в уполномоченном органе контроля (например‚ в отделе юридического сопровождения).

Передача материалов

После подписания актов материалы передаются в соответствии с протоколом транспортировки (специальные контейнеры‚ маркировка‚ страховка).

Образцы и шаблоны

<h1>АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ</h1>
<p><b>Организация‑передающая:</b> Администрация города ______</p>
<p><b>Организация‑приемщик:</b> Государственный архив ______</p>
<p><b>Номер акта:</b> АКТ N ____</p>
<p><b>Дата:</b> «__» _______ 2026 г.</p>
...
<h3>Подписи сторон</h3>
<table>
 <tr><td>От передающей стороны:</td><td>____________________ (ФИО)</td></tr>
 <tr><td>Расшифровка подписи:</td><td>Директор администрации</td></tr>
 <tr><td>От принимающей стороны:</td><td>____________________ (ФИО)</td></tr>
 <tr><td>Расшифровка подписи:</td><td>Директор государственного архива</td></tr>
</table>

Пример заполненной описи (таблица)

Где скачать готовые формы

• Официальный сайт Минкультуры РФ – раздел «Документы» → «Формы и бланки».
• КонсультантПлюс‚ Гарант – готовые шаблоны в формате DOC/ODT.
• Сайт регионального архива – часто размещает локальные формы‚ адаптированные к региональному законодательству.

Практические рекомендации

• Начинайте подготовку заранее. Сбор и проверка документов может занять от нескольких дней до нескольких недель.
• Проверяйте соответствие сроков хранения. Не передавайте документы‚ которые уже подлежат уничтожению согласно нормативным срокам.
• Фотографируйте состояние коробок. Фото‑протокол поможет решить возможные споры о повреждениях.
• Обеспечьте надёжную транспортировку. Используйте маркированные архивные контейнеры‚ фиксируйте их в акте.
• Сохраняйте электронные копии акта. Оцифровка ускоряет поиск и упрощает контроль.
• Утверждайте акт в установленном порядке. Подпись руководителя без соответствующей делегатной полномочии считается недействительной.

Типичные ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли оформлять акт‚ если передаются только электронные документы?

Да. Закон «Об архивных документах» требует фиксировать передачу как бумажных‚ так и электронных архивных материалов. Для электронных документов составляется отдельная опись и указывается тип носителя (CD‚ DVD‚ облачное хранилище).

Сколько экземпляров акта необходимо хранить?

Стандарт – три экземпляра: один в архиве‑приемщике‚ один в архиве‑передающем‚ третий – в уполномоченном контролирующем органе (например‚ в отделе юридического сопровождения администрации).

Можно ли подписать акт от имени руководителя по доверенности?

Да‚ если доверенность оформлена в соответствии с Гражданским кодексом РФ и содержит полномочия на подписание актов приема‑передачи архивных документов.

Как оформить передачу архивного оборудования (сканеры‚ шкафы и пр.)?

Оборудование указывается в отдельном приложении к акту. Для каждого предмета фиксируются: наименование‚ инвентарный номер‚ состояние‚ дата передачи.

Что делать‚ если в процессе передачи обнаружены повреждённые документы?

Необходимо:

1. Составить акт о повреждениях (приложение к основному акту).
2. Указать степень повреждения и возможные меры (реставрация‚ уничтожение).
3. Получить подписи обеих сторон о согласии с описанием.
4. При необходимости привлечь эксперта‑консерватора.

Акт приема‑передачи архива администрации – ключевой документ‚ обеспечивающий законность и прозрачность передачи архивных материалов. Тщательное соблюдение требований к структуре‚ заполнению и подписанию акта позволяет избежать юридических споров‚ сохранить историческую ценность документов и обеспечить их надёжное хранение в архивных учреждениях.

Скачайте готовый шаблон‚ подготовьте описи‚ проведите проверку состояния и оформите акт в соответствии с нормативными актами – и процесс передачи пройдет гладко и без лишних осложнений.

Автор: Ваш помощник по архивному делу.
Дата публикации: 10 июля 2026 г.