Акт приема‑передачи архива – это официальный документ, фиксирующий факт передачи (или возврата) архивных материалов от одной стороны к другой (например, от организации‑создателя к архивному учреждению, от одного подразделения к другому, от продавца к покупателю). Данный акт имеет юридическую силу и служит доказательством соблюдения требований законодательства в области архивного дела.

Правовое основание

Содержание и форма акта регулируются следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (1996 г.) – определяет порядок формирования, хранения и передачи архивных фондов.
• Приказ Минкультуры России № 162 от «Об утверждении Положения о порядке передачи архивных фондов» – конкретизирует требования к документам, сопровождающим передачу.
• Гражданский кодекс РФ (ст. 420‑424) – регулирует договорные отношения, если передача происходит в рамках купли‑продажи, аренды или иной сделки.
• Трудовой кодекс и локальные нормативные акты организации – в случае передачи архивных материалов между подразделениями.

Стороны акта

В акте указываются все участники передачи:

1. Передающая сторона – юридическое лицо (или индивидуальный предприниматель), владелец архивных материалов.
2. Принимающая сторона – организация, принимающая архив (это может быть государственный архив, архивный отдел предприятия, сторонний архивный сервис и т.п.).
3. Ответственные лица – руководители, архивисты, специалисты по учёту, которые подписывают документ.

Содержание акта

Структура акта обычно включает следующие разделы:

Шапка документа

• Наименование документа: «Акт приема‑передачи архива предприятия»;
• Номер и дата составления акта.
• Наименование и реквизиты (ИНН, ОГРН, адрес) обеих сторон.

Описание передаваемых материалов

Подробный перечень архивных фондов, включающий:

• Номер и наименование фонда (например, Ф. № 12 «Документы по проекту «Северный»»).
• Объём (количество дел, папок, листов, микрофильмов, электронных файлов).
• Период охвата (даты создания документов).
• Формат материалов (бумажные, микрофильмы, электронные, аудио‑видео).
• Состояние (полное, частичное, повреждённое, требующее реставрации).

Условия передачи

• Дата и место передачи.
• Способ передачи (лично, транспортной компанией, электронным способом).
• Условия хранения после передачи (температурный режим, уровень влажности, защита от доступа посторонних).
• Ответственность за сохранность в период транспортировки.

Приложения

К акту могут прилагаться:

• Опись архивных фондов (детализированная таблица).
• Сертификаты соответствия (например, ISO 15489 «Управление документами»).
• Фотографии упаковки и маркировки.
• Документы, подтверждающие право собственности (договор, решение собрания акционеров).

Подписи сторон

Подписываются:

• Руководитель передающей стороны (или уполномоченный представитель).
• Руководитель принимающей стороны (или уполномоченный представитель).
• Ответственный архивист обеих сторон.

Порядок оформления

Подготовительный этап

1. Проведение инвентаризации архивных фондов.
2. Составление детализированной описи (в электронном виде и в виде печатного листа).
3. Оценка состояния материалов и при необходимости – их реставрация.
4. Определение способа транспортировки и выбора перевозчика (при необходимости).

Согласование условий

Стороны обсуждают и фиксируют:

• Дата и место передачи.
• Требования к упаковке (картонные коробки, архивные папки, антистатические пакеты).
• Страхование грузов (особенно при передаче ценных или уникальных документов).

Оформление акта

Заполняется шаблон акта (см. пример ниже). После заполнения обеими сторонами документ подписывается и скрепляется печатями (если это предусмотрено уставом организации).

Передача материалов

На месте передачи осуществляется:

• Проверка соответствия фактического содержимого описи;
• Подписание протокола о факте передачи (может быть отдельным листом).
• Передача оригиналов и копий описи.

Регистрация акта

После подписания акт вносится в реестр документов обеих сторон (в журнале регистрации актов, в электронном архиве). Копия акта хранится в архиве принимающей стороны, оригинал – в архиве передающей стороны (если это предусмотрено договором).

Пример шаблона акта приема‑передачи архива

Акт приема‑передачи архива предприятия
№ _______ от "__" _______ 2026 г.

Город ____________

Передающая сторона:
ООО «Компания‑А», ИНН ___________, ОГРН ___________, адрес: ____________

Принимающая сторона:
Государственный архив ___________, ИНН ___________, ОГРН ___________, адрес: ____________

Предмет передачи:
Передача архивных фондов, находящихся в собственности передающей стороны, в соответствии с договором № ____ от "__" _______ 2026 г.

Перечень передаваемых фондов:

№
Номер фонда
Наименование
Период
Объём (дел/листов)
Формат
Состояние
1
Ф. 12
Документы по проекту «Северный»
2005‑2015
352 дел / 12 340 листов
Бумажный
Полное
2
Ф. 13
Аудио‑видеоматериалы конференций
2010‑2018
45 кассет
Аудио‑видео
Частичное (повреждены 2 кассеты)


Условия передачи:
- Дата передачи: "__" _______ 2026 г.
- Место передачи: склад ООО «Компания‑А», ул. Примерная, д. 10.
- Способ транспортировки: собственный автотранспорт, страховка на сумму 500 000 ₽.
- Условия хранения: температура +20 °C, относительная влажность 45 % (для бумажных фондов).

Ответственные лица:
От передающей стороны: ______________________ (должность, подпись) 
От принимающей стороны: ______________________ (должность, подпись) 

Подписи сторон:

_______________________ / _______________________ 
(Руководитель ООО «Компания‑А») (Руководитель ГА)

_______________________ / _______________________ (Ответственный архивист) (Ответственный архивист)

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.

Типичные ошибки при оформлении акта

• Отсутствие детализированной описи. Без полной описи невозможно доказать, что переданные материалы совпадают с тем, что было в наличии.
• Неправильное указание формата и состояния. Ошибки в описании могут привести к спорам о сохранности и ответственности.
• Отсутствие подписи уполномоченного лица. Подпись без полномочий делает акт недействительным.
• Неучёт требований по хранению. Если условия хранения не зафиксированы, принимающая сторона может нарушить нормативы, что влечёт штрафы.
• Отсутствие страховки при транспортировке ценных архивов. В случае утери или повреждения ответственность может лечь на обе стороны.

Рекомендации по оптимизации процесса

1. Разработать внутренний шаблон акта, согласованный с юридическим отделом и архивным подразделением.
2. Вести электронный реестр всех актов с возможностью поиска по номеру фонда, дате и контрагенту.
3. Проводить предварительные аудиты состояния архивов перед передачей.
4. Заключать отдельный договор о транспортировке и страховании архивных материалов.
5. Обучать персонал правилам упаковки и маркировки архивных документов.

Акт приема‑передачи архива предприятия – ключевой документ, обеспечивающий юридическую чистоту и сохранность исторически ценных материалов. Его правильное оформление позволяет избежать споров, гарантировать соблюдение требований законодательства об архивном деле и обеспечить надёжную передачу информации от одного владельца к другому. При подготовке акта следует уделять особое внимание детальной описи, указанию условий хранения и транспортировки, а также обязательному подписанию уполномоченными представителями обеих сторон.

Дата составления статьи: 13:09:55