Акт приема-передачи архива — это основной юридический документ, фиксирующий передачу архивных документов от одной стороны к другой. Его правильное оформление гарантирует сохранность документооборота, соблюдение сроков хранения и защиту прав организации. Ошибки в акте могут привести к утере документов, штрафам со стороны контролирующих органов (Росархива) и проблемам при проверках.

Нормативная база и правовое значение

Оформление акта регулируется следующими ключевыми документами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 17, 22) — определяет порядок передачи архивов в государственные архивы и между организациями.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в организациях» — регламентирует внутренние процедуры, включая передачу дел в архив организации.
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Описание дел. Общие требования» — устанавливает правила составления описей, которые являются неотъемлемым приложением к акту.
• Приказ Минфина от № 105 (формы ОС-1, ОС-1а), применяется, если архив передается как объект основных средств (редко, обычно для оценки имущества).

Важно: Единой обязательной формы акта приема-передачи архива для всех случаев жизни не существует. Организация разрабатывает свою форму самостоятельно (утверждает приказом/распоряжением) в соответствии с ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (ст. 9), но она должна содержать реквизиты, предусмотренные законодательством об архивном деле.

Основные ситуации, требующие составления акта

1. Передача дел в архив организации (из структурных подразделений по истечении сроков хранения в рабочем архиве).
2. Передача архива в государственный архив (по истечении постоянных сроков хранения или при ликвидации/реорганизации юрлица).
3. Прием-передача архива при смене ответственного лица (архивариуса, секретаря, директора).
4. Передача архива при реорганизации/ликвидации организации (передача правопреемнику или в госархив).
5. Временная выдача дел в пользование (оформляется отдельный акт или запись в журнале учета выдачи, но для ценных комплектов лучше акт).

Обязательные реквизиты акта (по ст. 9 ФЗ-402 и архивным стандартам)

Документ не имеет юридической силы без следующих элементов:

• Наименование документа: «Акт приема-передачи архивных документов» (или «Акт приема-передачи дел в архив организации»).
• Дата составления (день, месяц, год) и место составления (населенный пункт).
• Наименование организации (полное и сокращенное).
• Состав комиссии: ФИО, должности членов комиссии (председатель, члены), основание для действия (приказ о создании комиссии). Минимум 2 человека, лучше 3 и более.
• Стороны передачи: Кто передает (структурное подразделение, ответственное лицо, внешняя организация) и кто принимает (архив организации, госархив, новый ответственный).
• Основание передачи: Номер и дата приказа, договора, решения учредителей, инвентаризационной описи.
• Перечень передаваемых дел: Ссылка на приложение — Опись дел (формы по ГОСТ Р 7.0.100-2018). В самом акте перечень не пишут, пишут: «Перечень передаваемых дел прилагается в описи № [Номер] от [Дата] на [Кол-во] л.».
• Количественные показатели: Общее количество дел, общий объем в страницах/погонных метрах, количество томов/коробок.
• Состояние документов: Заявление комиссии о состоянии (хорошее, удовлетворительное, требуют восстановления), наличии повреждений, потерь, нарушениях хронологии/нумерации.
• Сроки хранения: Указание категории сроков (временные / постоянные) по номенклатуре дела организации.
• Подписи: Всех членов комиссии, лица, передавшего документы, лица, принявшего документы, руководителя организации (при необходимости);
• Печать организации (если используется).

Пошаговый алгоритм составления

Шаг 1. Подготовительная работа (до акта)

1. Формирование эксперта: Отбор дел по номенклатуре, проверка полноты дел (наличие обложек, прошивка, нумерация листов, подписи на ьных листах).
2. Составление описи: Это главное приложение. Опись составляется в 2-х экземплярах (один остается у передающей стороны/в структурном подразделении, второй, в архиве). Форма описи согласно ГОСТ Р 7.0.100-2018 (колонки: № п/п, шифр дела, заглавие, даты крайних документов, кол-во листов, срок хранения, примечание).
3. Упаковка: Размещение дел в архивных коробках/папках с этикетированием (номер коробки, номера дел внутри).
4. Приказ о комиссии: Издается приказ директора о создании приемо-сдаточной комиссии.

Шаг 2. Проведение приемо-сдаточной инвентаризации (прямо при составлении акта)

Комиссия сверяет:

• Данные описи с физическими делами (заглавия, даты, кол-во листов).
• Состояние бумажного носителя (плесень, ржавчина от скоб, разорванные листы, выцветшая краска).
• Наличие электронных копий (если предусмотрено политикой организации) и их соответствия оригиналам.
• Номера коробок/мест хранения.

Результат: В опись вносятся корректировки (если найдены расхождения), составляется отдельный Акт расхождений (при необходимости), подписывается опись комиссией.

Шаг 3. Заполнение формы акта

Заполняется в 2-х (или 3-х) экземплярах:

• 1 экземпляр — передающей стороне (или структурному подразделению).
• 1 экземпляр — принимающей стороне (архиву организации / госархиву / новому ответственному).
• 1 экземпляр — в дело комиссии / приказом (по усмотрению).

Шаг 4. Подписание и регистрация

• Подписывают все члены комиссии, лицо сдающее и лицо принимающее.
• Акт регистрируется в журнале учета актов приема-передачи (или входящей/исходящей корреспонденции).
• Опись прошивается/скрепляется с актом.

Особенности для разных сценариев

А. Передача в архив организации (внутренний документооборот)

• Самый частый сценарий.
• Передающая сторона — структурное подразделение (через ответственного за делопроизводство);
• Принимающая сторона — архивариус / начальник архива.
• Основание: Номенклатура дел, Приказ о сдаче дел в архив.

Б. Передача в государственный архив (обязательная)

• Регулируется ст. 17, 22 Закона № 125-ФЗ и Приказом Росархива № 236.
• Требуется экспертиза ценности документов (акту экспертизы) перед передачей.
• Составляется в 3-х экземплярах: организация, госархив, Росархив (территориальный орган).
• К акту обязательно приложение: Опись дел по форме ГОСТ Р 7.0.100-2018 (в бумажном и электронном виде — XML/PDF по стандартам госархива).
• Сроки: постоянные хранения сдаются через 10 лет (или иные сроки по отраслевым номенклатурам).

В. При смене ответственного лица (архивариуса/директора)

• Оформляется Акт инвентаризации архива (более детальный, чем обычный акт приема-передачи).
• Проводится полная или выборочная инвентаризация (пересчет дел, проверка описей, состояния хранения).
• Фиксируется: «Архив принят в надлежащем состоянии», «Выявлены недостатки: … (перечень), устранение которых поручено лицу, передавшему архив, в срок до…».
• Является основанием для снятия материальной ответственности со старого сотрудника и возложения на нового.

Г. При реорганизации / ликвидации организации

• Передача правопреемнику: Акт подписывается ликвидационной комиссией (или уполномоченным лицом) и представителем правопреемника.
• Передача в госархив (если нет правопреемника): Действует порядок п. Б.
• Обязательно наличие решения учредителей / суда о ликвидации/реорганизации в основаниях акта.

Типовая структура акта (Пример заполнения полей)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
№ ______ от «___» _____________ 20__ г. г. _____________________

Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: _________________________ / _______________ / (ФИО, должность, основание, приказ № от даты)
Члены комиссии: _________________________ / _______________
_________________________ / _______________

Составили настоящий Акт о том, что Структурное подразделение / Организация «Название» (далее, Передающая сторона), в лице _________________________ (ФИО, должность, доверенность №), передало, а Архив организации / Госархив / Ответственное лицо «ФИО» (далее — Принимающая сторона), в лице _________________________ (ФИО, должность), приняло архивные документы по описи № _____ от «___» _____________ 20__ г. на ____ л., в количестве _____ дел (_____ п.м. / _____ стр.), сроки хранения: временные / постоянные.

Основание передачи: Приказ № ____ от «___» _____________ 20__ г. / Номенклатура дел утверждена приказом № ____ / Договор № ____.

Состояние документов: При осмотре документы находятся в _______________ (хорошем / удовлетворительном) состоянии. Повреждений, потерь, нарушений хронологии не выявлено. / Выявлены следующие недостатки: _________________________________________ (составляется отдельный Акт расхождений/недостатков).

Место хранения: Архивная комната № ___, стеллажи №№ ___, коробки №№ ___.
Опись дел в 2-х экземплярах, подписанная комиссией, являеться неотъемлемым приложением к настоящему Акту.

Передающая сторона: _________________ / ______________________ (Подпись / Расшифровка)
Принимающая сторона: _________________ / ______________________ (Подпись / Расшифровка)
Председатель комиссии: _________________ / ______________________
Члены комиссии: _________________ / ______________________
_________________ / ______________________
М.П. (Печать организации, при необходимости)

Частые ошибки и как их избежать

Электронный документооборот (СЭД) и акты

С переходом на безбумажные технологии (в соответствии с Приказом Минцифры от № 1009 и поправками в 125-ФЗ) акты приема-передачи могут оформляться в электронном виде:

• Подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) всех членов комиссии и сторон.
• Хранятся в СЭД организации с обеспечением неизменности и читаемости в течение всего срока хранения.
• При передаче в госархив электронные акты и описи передаются по протоколам обмена (СМЭВ/Регламент Росархива).
• Бумажный дубликат может не составляться, если это зафиксировано во внутреннем нормативном акте (Политике архивного дела).

Хранение самого акта

• Срок хранения акта приема-передачи в архив организации: Постоянный (как учетный документ архива), хранить постоянно (графа «Пост.» в номенклатуре).
• Срок хранения акта при сдаче в госархив: В организации — до следующей сдачи или постоянно (в деле комиссии). В госархиве — постоянно.
• Срок хранения акта при смене ответственного: 10 лет (или до следующей инвентаризации) — по номенклатуре дел управления архивом.

Чек-лист перед подписанием (Резюме)

1. [ ] Приказ о создании комиссии есть и актуален?
2. [ ] Опись составлена по ГОСТ Р 7.0.100-2018, в 2-х экз., пронумерована, прошита, подписана комиссией?
3. [ ] Данные акта (кол-во дел, листов, п.м.) в точности совпадают с описью?
4. [ ] Указаны правильные сроки хранения (по номенклатуре)?
5. [ ] Проведена осмотровая инвентаризация? Состояние документов оценено?
6. [ ] Составлен Акт расхождений (если есть проблемы)?
7. [ ] Подписали все члены комиссии, сдающий, принимающий?
8. [ ] Стоят даты подписания (должны совпадать или быть близкими к дате акта)?
9. [ ] Экземпляры разнесены по адресатам? Зарегистрированы в журнале?
10. [ ] Электронные копии сохранены в СЭД / переданы в госархив (если нужно)?