Акт приема‑передачи архива – документ, фиксирующий передачу всех архивных материалов от увольняемого сотрудника (или подразделения) к новому ответственному лицу (руководителю, архивисту, приемному специалисту). Правильное оформление акта позволяет избежать потери документов, конфликтов и юридических последствий.
Правовое основание
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 80, 81), при прекращении трудового договора работодатель обязан обеспечить возврат всех принадлежащих организации материальных ценностей, в т.ч. архивных документов. Кроме того, регулирующие документы по работе с архивом (приказ Минкультуры РФ № 71 от «Об организации архивного дела в государственных и муниципальных учреждениях») устанавливают порядок передачи и приемки архивных материалов.
Цели и задачи акта
- Подтверждение факта передачи всех архивных документов.
- Фиксация состояния и количества переданных материалов.
- Определение ответственного за дальнейшее хранение и учет.
- Предотвращение споров о недостаче или порче документов.
Составные части акта
Стандартный акт состоит из следующих разделов:
- Шапка документа – название, номер, дата составления.
- Стороны – полные данные передающего (сотрудника) и принимающего (руководителя/архивиста).
- Основание – ссылка на приказ об увольнении, трудовой договор и/или внутренний регламент.
- Перечень передаваемых материалов – таблица с указанием наименования, номера, даты создания, объёма (листов, файлов) и состояния.
- Подписи сторон – подписи и печати (при необходимости).
- Примечания – замечания, указание на недостачи, повреждения и т.п.
Порядок оформления
4.1 Подготовительный этап
- Сотруднику необходимо собрать все документы, относящиеся к его профессиональной деятельности, в т.ч. электронные файлы.
- Провести инвентаризацию: сравнить фактическое наличие с реестром архивных материалов.
- При необходимости оформить акт инвентаризации (отдельный документ).
4.2 Составление акта
Акт может быть оформлен в электронном виде (PDF) или на бумаге. Важно, чтобы в таблице были указаны следующие колонки:
| № п/п | Наименование документа | Регистрационный номер | Объём (листов/файлов) | Состояние | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Отчет о продажах за 2023 г. | АРХ‑2023‑001 | 120 листов | Без повреждений |
4.3 Подписание и хранение
- После проверки обеими сторонами акт подписывается.
- Подписанный документ передаётся в архивный отдел и в кадровую службу.
- Оригинал хранится в архиве, копия – в личном деле увольняемого.
Пример шаблона акта
№ ___ от «__» _______ 2026 г.
Передающая сторона: Иванов Иван Иванович, инженер‑технолог, сотрудник ООО «Пример», паспорт: 45 12 345678, тел.: +7 (999) -23‑45‑67.
Принимающая сторона: Петров Петр Петрович, главный архивист ООО «Пример», тел.: +7 (999) -65‑43‑21.
Основание: приказ № 45 от «15» мая 2026 г. о прекращении трудового договора с Ивановым И.И.
| № | Наименование | Рег. № | Дата | Объём | Состояние | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Отчет о продажах за 2023 г. | АРХ‑2023‑001 | 120 листов | Без повреждений | ||
| 2 | Электронный архив проекта «X» | ЭАРХ‑2024‑015 | 15 ГБ | Рабочий | Передан на USB‑накопителе |
Подтверждаю, что перечисленные материалы переданы в полном объёме и находятся в надлежащем состоянии.
_____________________/И.И. Иванов
_____________________/П.П. Петров
Типичные ошибки при оформлении
- Отсутствие полного перечня – упускаются мелкие файлы или листы, что приводит к недостаче.
- Неуказание состояния – без отметки о повреждениях невозможно определить ответственность.
- Отсутствие подписи принимающего – акт считается недействительным.
- Неправильное хранение оригинала – оригинал должен находиться в архиве, а не в личных бумагах сотрудника.
Рекомендации для работодателей
- Разработать внутренний регламент оформления акта и разместить его в инструкциях отдела кадров.
- Обучать сотрудников архивного отдела правилам инвентаризации и приемки.
- Внедрить электронную систему учёта архивных материалов, чтобы минимизировать ручные ошибки.
- Проводить периодический аудит архивов, особенно после массовых увольнений.
Акт приема‑передачи архива при увольнении – ключевой документ, который защищает интересы как работодателя, так и увольняемого сотрудника. Его правильное оформление гарантирует сохранность важной информации, упрощает последующий учёт и снижает риск юридических споров. Следуя описанным рекомендациям и используя предложенный шаблон, вы сможете обеспечить надёжный и прозрачный процесс передачи архивных материалов.
Статья подготовлена в соответствии с действующим законодательством РФ и лучшими практиками документооборота.