Акт приема‑передачи архива – это официальный протокол, фиксирующий факт передачи (или получения) архивных материалов от одной юридической
единицы к другой в рамках реорганизации (слияния, присоединения, разделения, преобразования и т.п.). Документ подтверждает, что архив
передан в полном объёме, в надлежащем состоянии и с соблюдением всех требований законодательства о хранении архивных документов.

Правовая основа

Оформление акта регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от г.;
• Гражданский кодекс РФ (раздел о сделках с имуществом);
• Налоговый кодекс РФ (вопросы списания и переоценки активов);
• Приказ Минэкономразвития РФ № 131 от г. «Об утверждении формы акта приема‑передачи»;
• Внутренние регламенты организации (положения о реорганизации, устав).

Цели и задачи акта

Основные задачи документа:

1. Подтверждение факта передачи архива от реорганизующей (продающей) организации к новой (приобретающей) структуре;
2. Фиксация количества, состава и состояния передаваемых архивных фондов;
3. Установление ответственности сторон за сохранность и правильное использование архивных материалов;
4. Обеспечение доказательной базы при проверках контролирующих органов.

Участники процесса

В акте указываются следующие стороны:

• Продавец (реорганизующая организация) – юридическое лицо, передающее архив;
• Покупатель (приобретающая организация) – юридическое лицо, принимающее архив;
• Комиссия по передаче архива – группа специалистов (архивариусов, юристов, бухгалтеров), формируемая руководителем реорганизующей
  организации;
• При необходимости – представители контролирующих органов (например, Федеральная служба по надзору в сфере культуры).

Содержание акта

Структура акта стандартизирована, но может быть адаптирована под конкретную ситуацию. Рекомендуемый порядок заполнения:

Шапка документа

• Наименование документа: «Акт приема‑передачи архива при реорганизации»;
• Номер и дата составления акта;
• Наименование реорганизующей и приобретающей организаций (полные юридические названия, ИНН, ОГРН);
• Ссылка на основание реорганизации (решение собрания акционеров, приказ Минэкономразвития и т.д.).

Перечень передаваемых архивных фондов

Оформляется в виде таблицы:

Описание состояния архивов

Краткое резюме о сохранности, наличии дефектов, необходимости реставрации и т.п.

Условия передачи

• Дата и время фактической передачи;
• Место передачи (адрес помещения, где хранятся архивы);
• Ответственное лицо, принимающее архив;
• Условия транспортировки (если архив перемещается).

Подписи и печати

В акте обязательно должны стоять подписи и печати всех сторон:

• Глава реорганизующей организации (или уполномоченный представитель);
• Глава приобретающей организации (или уполномоченный представитель);
• Члены комиссии (по 2 подписи – один от каждой стороны);
• Печати организаций (если они предусмотрены уставом).

Порядок составления и подписания

1. Подготовительный этап. Формируется комиссия, собираются сведения о всех архивных фондах, готовится таблица.
2. Проверка состояния. Специалисты‑архивариусы проводят осмотр, фиксируют дефекты, составляют акт обследования (можно приложить к основному акту).
3. Составление проекта акта. Заполняется шаблон (см. ниже), проверяется юридическим отделом.
4. Фактическая передача. На месте передачи подписываются копии акта обеими сторонами, делается отметка о получении.
5. Регистрация. Оригинал акта вносится в реестр документов реорганизующей организации и в реестр архивных фондов новой структуры.
6. Хранение. Оригинал хранится в архиве обеих организаций в течение установленного срока (не менее 5 лет).

Ниже представлен упрощённый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор (Word, Google Docs) и адаптировать под свои нужды.

<h1>Акт приема‑передачи архива при реорганизации</h1>
<p>Дата составления: ____________</p>
<p>Реорганизующая организация: __________________________ (ИНН ________, ОГРН ________)</p>
<p>Приобретающая организация: __________________________ (ИНН ________, ОГРН ________)</p>
<h2>1. Перечень передаваемых архивных фондов</h2>
<table border="1" cellpadding="5">
 <tr>
 <th>№</th><th>Фонд</th><th>Код</th><th>Период</th><th>Объём</th><th>Состояние</th>
 </tr>
 <tr>
 <td>1</td><td>Фонд бухгалтерской документации</td><td></td><td>2010‑2022</td><td>12,5 м³</td><td>Полное</td>
 </tr>
 <!-- Добавьте строки по необходимости -->
</table>
<h2>2. Описание состояния архивов</h2>
<p>______________________________</p>
<h2>3. Условия передачи</h2>
<p>Дата передачи: ____________<br>
Место передачи: __________________________<br>
Ответственное лицо (принимающее): __________________________</p>
<h2>4. Подписи сторон</h2>
<p>От реорганизующей организации:<br>
____________________ (подпись) ____________________ (ФИО, должность)<br>
Печать</p>
<p>От приобретающей организации:<br>
____________________ (подпись) ____________________ (ФИО, должность)<br>
Печать</p>
<p>Члены комиссии:<br>
____________________ (подпись) -) ____________________ (подпись)</p>
 

Часто задаваемые вопросы

Можно ли передать архив без составления акта?

Теоретически документ не обязателен, но без акта у сторон нет доказательств факта передачи, что может привести к спорам и штрафам
со стороны контролирующих органов.

Нужна ли печать организации?

Если устав организации предусматривает использование печати, то она обязательна. В противном случае достаточно подписей уполномоченных
лиц.

Как оформить передачу электронных архивов?

Для электронных архивов в акте указываются: тип файлов, объём данных (ГБ), хеш‑суммы (SHA‑256) и способ передачи (например, через защищённый
канал FTP). К акту прилагаются скриншоты и журналы передачи.

Полезные ресурсы и шаблоны

• СудАкт – база судебных и нормативных актов РФ – поиск нормативных документов.
• Шаблон акта приема‑передачи архива (DOCX) – готовый файл для скачивания.
• Онлайн‑генератор актов – создать акт за 2‑3 минуты, заполнить поля и скачать PDF.

Акт приема‑передачи архива при реорганизации – ключевой документ, который обеспечивает юридическую чистоту процесса передачи
архивных фондов, фиксирует их состояние и защищает интересы обеих сторон. Оформление акта должно происходить строго в соответствии
с законодательством, с обязательным указанием всех реквизитов, подписей и печатей. При правильном подходе акт служит надёжным доказательством
при проверках и минимизирует риск возникновения споров.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться к юридическому отделу вашей организации или к профессиональному
архивариусу.

Дата публикации: 08:42:10