Передача документов в архив — это обязательная процедура для любой организации, завершающая жизненный цикл дел с истекшими сроками хранения․ Главным юридическим основанием этого процесса является Акт приема-передачи документов в архив․ Без правильно оформленного акта организация несет риски при проверках, а архив (внутренний или государственный) имеет право отказать в приеме дел․

В статье разберем актуальные формы на 2026 год, нормативную базу, пошаговый алгоритм заполнения и частые ошибки․ Информация актуальна на ․

Нормативная правовая база: какие документы регулируют процесс

Оформление акта строго регламентируется․ Использование устаревших бланков недопустимо․

• Приказ Росархива от № 75 — утверждает форму акта приема-передачи архивных документов на хранение в государственный архив (Федеральный архивный фонд)․ Это основной документ для сдачи дел в госархивы․
• Приказ Минкультуры РФ от № 526 (Приложение № 20) — устанавливает форму акта приема-передачи архивных документов на хранение (универсальная форма, применяется в т․ч․ для внутренних архивов организаций)․
• Постановление ЦИК России от № 6/37-6 — регламентирует передачу документов выборных органов и référендумных комиссий, но часто используется как эталон для структуры акта․
• ГОСТ Р 7․0․97-2016 — «Национальная система стандартизации․ Архивное дело․ Акты приема-передачи архивных документов․ Общие требования»․

Важно: Для передачи документов в государственный архив обязательно использование формы Приказа Росархива № 75․ Для внутреннего архива организации допускается разработка собственной формы (утверждаемой локальным нормативным актом — Приказом/Распоряжением руководителя), но рекомендуется опираться на форму Приказа № 526․

Виды актов приема-передачи

В практике выделяют три основных сценария, для каждого — свои нюансы:

1. Внутренняя передача (Структурное подразделение → Архив организации)․ Оформляется по форме организации (на базе Приложения № 20 к Приказу № 526)․ Подписывают: ответственное лицо передающего подразделения и архивариус/ответственный за архив․
2. Передача в государственный архив (Организация → Госархив)․ Строго по форме Приказа Росархива № 75․ Требует предварительной экспертизы стоимости и сроков хранения․ Подписывают: руководитель организации (или уполномоченное лицо) и директор госархива․
3. Передача при реорганизации/ликвидации․ Оформляется отдельный акт (часто в составе передаточного акта баланса), где документы выделяются как отдельный вид имущества․ Действуют те же формы (№ 75 для госархива)․

Структура и обязательные реквизиты акта (на примере формы Приказа Росархива № 75)

Современный бланк акта состоит из следующих блоков:

Шапка документа

• Наименование документа: «АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ»․
• Место составления (населенный пункт)․
• Дата составления (арабскими цифрами: ДД․ММ․ГГГГ)․
• Номер акта (сквозная нумерация за год)․

Сведения о сторонах

Основание для передачи

• Ссылка на экспертную заключение (Акт экспертизы документов) — номер и дата․
• Ссылка на опись дел, по которой осуществляется передача — номер и дата описи․

Табличная часть (Сведения о передаваемых документах)

Это ключевая секция․ Заполняется по данным описи․

• Номер описи․
• Наименование описи․
• Хронологические границы (даты первых и последних документов в описи)․
• Количество дел (в штуках)․
• Количество л․ (листов) — при необходимости․
• Сроки хранения (например: «Постоянно», «75 лет», «10 лет»)․
• Категория ценности (для госархива: «Особенно ценные», «Научные», «Уч․уч․-справоч․», «Учетно-хран․»)․

Сведения о страховых копиях (электронных документах)

Если передача включает электронные документы или страховые копии на машинных носителях, в справочном аппарате акта (или в приложении) указывают:

• Название и номер описи электронных документов․
• Количество экземпляров описи․
• Количество принятых государственным архивом дел страховых копий․
• Тип носителя, объем данных, формат файлов, контрольные суммы (хеш-суммы)․

Подписи и печать

Блок «Передачу произвели / Приняли»:

• Должность, Подпись, Расшифровка подписи, Дата — от передающей стороны․
• Должность, Подпись, Расшифровка подписи, Дата, от принимающей стороны (Директор архива)․
• Гербовая печать организации-передающей стороны (для госархива, печать архива)․

Служебная записка об изменениях в учетных документах

Внизу бланка часто предусмотрена строка: «Фонду присвоен № ___________», «Изменения в учетные документы внесены — Должность, Подпись, Расшифровка, Дата»․ Это фиксирует момент присвоения фондового номера в госархиве․

Пошаговый алгоритм оформления передачи

1. Формирование экспертной комиссии․ Проведение экспертизы документов по срокам хранения и ценности (Акт экспертизы)․
2. Составление описи дел․ Опись составляется в 2 экземплярах (один остается в организации до передачи, второй идет в архив)․ Для разных сроков хранения — отдельные описи․ Для электронных документов — отдельные описи․
3. Подготовка дел к сдаче․ Проверка нумерации листов, зашивка, скрепление, нанесение шифров на корешки․
4. Заполнение Акта приема-передачи․ Заполняется в 2 (иногда 3) экземплярах: один у передающей стороны, один у архива, третий — при необходимости в вышестоящую организацию․
5. Подписание акта․ Стороны проверяют соответствие дел описи, подписывают акт․
6. Физическая передача․ Дела передаются в архив под роспись в акте (или в отдельной накладной/путевом листе)․
7. Учет в организации․ В журнале учета передач документов в архив фиксируется номер и дата акта․ В карточках учета дел (форма № 18 или аналог) ставится отметка «Сдано в архив»․

Особенности передачи электронных документов и страховых копий

Согласно актуальным требованиям (в т․ч․ Приказ Росархива № 75 и ГОСТ Р 7․0․97-2016):

• Электронные документы передаются вместе с описью на бумажном носителе (подписанной ЭП или «мокрой» подписью) и на машинном носителе / по каналам связи․
• В акте обязательно отражается: количество экземпляров описи и количество принятых дел страховых копий․
• При передаче в госархив электронных документов проверяется соответствие форматов требованиям ФАА (XML, PDF/A, TIFF и др․) и целостность данных (верификация хеш-сумм);

Типичные ошибки при заполнении акта

• Использование устаревшей формы․ Например, бланк по Приказу Росархива от 2015 года вместо актуального Приказа № 75 от 2023 года для госархива․
• Расхождения с описью․ Количество дел в акте не совпадает с описью; другие хронологические границы․
• Отсутствие основания․ Не указан номер и дата акта экспертизы или описи․
• Неполные подписи․ Отсутствует расшифровка подписи, должность не соответствует доверенности/приказу, нет даты․
• Игнорирование страховых копий․ Не отражены сведения об электронных копиях в акте при их наличии․
• Передача без экспертизы․ Архив имеет право не принять дела без акта экспертизы стоимости и сроков․

Где скачать актуальные бланки и образцы (2026 год)

Официальные бланки в формате ․doc/․xls/․pdf доступны в правовых системах и на сайте Росархива:

• КонсультантПлюс / Гарант: Раздел «Формы документов» -> «Архивное дело» -> «Акт приема-передачи архивных документов на хранение»․ Там же есть «Образец заполнения» (подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)․
• Сайт Росархива (rosarchives․gov․ru): Раздел «Нормативные акты» -> Приказ № 75 (Приложение с формой)․
• Сайт Минкультуры РФ: Приказ № 526 (Приложение № 20) — для внутреннего архива․

Совет: Скачивайте бланк в формате Word (․docx) или Excel (․xlsx) — это позволяет заполнить табличную часть автоматически, подтянув данные из описи, и избежать ошибок ручного переноса․

Ответственность за нарушение правил передачи

• Административная (КоАП РФ ст․ 13․10): Штраф на должностных лиц до 5 000 руб․, на юрлиц — до 50 000 руб․ за нарушение сроков и порядка передачи документов в архивы․
• Дисциплинарная: Взыскание к виновным сотрудникам (архивариусу, руководителю отдела кадров/бухгалтерии)․
• Гражданско-правовая: Риск невозможности подтвердить права организации (пенсии, права на недвижимость, защита в суде) из-за утери документов, не сданных в архив вовремя․

Чек-лист перед подписанием акта (для архивариуса и руководителя)

1. [ ] Форма акта соответствует Приказу Росархива № 75 (для госархива) или утвержденной форме организации (для внутреннего)․
2. [ ] Номер и дата акта соответствуют журналу регистрации․
3. [ ] Данные сторон (наименования, ИНН, адреса) верны․
4. [ ] Есть ссылка на Акт экспертизы и Опись(и)․
5. [ ] Табличная часть акта полностью идентична описи (номера, названия, сроки, количество дел)․
6. [ ] При наличии ЭД: заполнен блок про страховые копии, носители, хеш-суммы․
7. [ ] Подписи стоят у лиц, уполномоченных Приказом/Доверенностью (проверьте дату приказа о комиссии)․
8. [ ] Расшифровки подписей читаемы․
9. [ ] Стоят печать организации и печать архива (гербовая для госархива)․
10. [ ] Присвоен фондовый номер (для госархива) / сделаны отметки в учетных документах организации․

Акт приема-передачи документов в архив — это не просто формальность, а ключевой документ, фиксирующий переход ответственности за сохранность архивного фонда․ В 2026 году главное правило — использование актуальной формы Приказа Росархива № 75 для госархивов и тщательное соответствие акта описи дел․ Автоматизация заполнения через 1С:Архив, «Документ․ Архив» или Excel-шаблоны из КонсультантПлюс/Гарант минимизирует риск ошибок и ускоряет сдачу дел на хранение․

Храните один экземпляр акта в организации (в архиве или у секретаря) не менее 75 лет (как документ об архивном деле) или постоянно, в зависимости от категории дел организации․

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, Приказов Росархива, Минкультуры РФ и материалов правовых систем КонсультантПлюс и Гарант (статус на )․ Данная информация носит справочный характер․ Для решения конкретных вопросов обратитесь к архивисту вашей организации или в территориальный госархив․