Акт приема‑передачи (далее – акт) – это официальный документ, фиксирующий факт передачи дел (бумажных или электронных) от одной организации (или физического лица) в государственный архив либо иное хранилище. Он служит подтверждением того, что документы приняты на хранение в надлежащем виде и с соблюдением всех требований нормативных актов.

Нормативная база

• Федеральный закон «О государственном архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
• Приказ Минкультуры России от № 24 «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов на хранение в государственный архив».
• Внутренние нормативные акты организации (положение об архиве, инструкция по работе с документами).

Когда необходим акт приема‑передачи?

Оформлять акт требуется в следующих ситуациях:

• Передача дел на постоянное хранение в государственный архив;
• Сдача документов во временное хранилище (например, в архив организации);
• Переход документации при реорганизации, ликвидации или смене ответственного лица;
• Архивная экспертиза и подготовка к уничтожению (если требуется подтверждение факта передачи).

Какие документы подлежат приему‑передаче?

В соответствии с пунктом 6.4.1.1‑6.4.1.2 Приказа № 24, в акте указываются:

• Название и номер описи (сдаточной описи);
• Количество экземпляров описи;
• Количество принятых государственным архивом дел (страховых копий);
• Особенности, выявленные в ходе приема‑передачи (повреждения, отсутствие листов, наличие пометок и т.д.).

Структура акта приема‑передачи

Типовой акт состоит из следующих разделов (см. образец в Приложении 35 к пп. 6.4.1.1, 6.4.1.2):

1. Шапка документа – наименование организации‑передачи, дата и место составления.
2. Реквизиты сторон – ФИО, должность и подписи представителя передающей организации и уполномоченного лица государственного архива.
3. Описание передаваемого комплекта документов – номер описи, наименование дел, количество единиц хранения, форма (бумажная/электронная).
4. Результат приема‑передачи – отметка о принятии, выявленные недостатки (если есть), количество принятых экземпляров.
5. Подписи и печати – подписи сторон, расшифровка, дата, гербовая печать архива (при передаче в государственный архив).
6. Приложения – копии описей, акты проверки, протоколы и иные подтверждающие документы.

Как заполнить сдаточную опись (основу акта)

Сдаточная опись – это список передаваемых дел, который одновременно выступает и как акт приема‑передачи. При заполнении следует соблюдать следующие правила:

• Указать полное наименование организации‑передачи и её реквизиты (ИНН, КПП, адрес).
• Прописать номер и дату описи (например, «Опись № 12 от »).
• Для каждого дела указать:
  • индекс (номер дела);
  • наименование документа;
  • количество листов;
  • форма хранения (бумажный/электронный носитель);
  • примечания (состояние, наличие пометок, дефекты).
• Подвести итоги: общее количество дел, общее количество листов, количество экземпляров описи (обычно составляется в трех экземплярах: один остаётся у передающей стороны, второй – в архиве, трей – в ОИК или ином контролирующем органе).
• Поставить подписи уполномоченных лиц с расшифровкой и датой.

Образец заполнения акта (фрагмент)

АКТ
приема‑передачи архивных документов на хранение в государственный архив

г. Москва «07» октября 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся, namely:

Иванов Иван Иванович, директор ООО «АрхивСервис», действующий на основании Устава,
Петрова Анна Сергеевна, ведущий архивариус Государственного архива г. Москвы,

составили настоящий акт о нижеследующем:

Передающая сторона передала на постоянное хранение в Государственный архив г. Москвы
следующий комплект документов, оформленный сдаточной описью № 15 от :

№ п/п Наименование дела Кол-во листов Форма Примечание
1 Договоры поставки 2020‑2022 гг. 240 бумажный хорошее состояние
2 Бухгалтерские книги за 2021 г. 312 электронный копия на сервере
3 Personnel files (личные карточки сотрудников) -58 бумажный имеются пометки карандашом

При приеме‑передаче выявлены следующие особенности:
- В деле № 2 отсутствует лист 158 (поврежден при сканировании);
- В деле № 3 имеются пометки карандашом, не влияющие на содержание.

Документы приняты государственным архивом в количестве 3 дела, 710 листов.
Одним экземпляром описи остается у передающей стороны, второй – в архиве,
третий – в ОИК г. Москвы.

Подписи:
_____________________ Иванов И.И. (расшифровка)
_____________________ Петрова А.С. (расшифровка)

Особенности оформления акта для электронных документов

При передаче электронных носителей (USB‑накопители, серверные архивы, облачные хранилища) в акте дополнительно указываются:

• Тип носителя и его серийный номер;
• Объем данных (МБ/ГБ);
• Контрольная сумма (MD5, SHA‑256) для проверки целостности;
• Формат файлов (PDF, TIFF, XML и т.д.);
• Наличие электронной подписи и сертификатов.

Эти сведения фиксируются в отдельном разделе «Электронные носители» или в примечании к соответствующей позиции описи.

Практические рекомендации

1. Готовьте опись заранее – лучше за 2‑3 дня до планируемой передачи, чтобы успеть проверить все документы.
2. Сверяйте количество листов и файлов с данными в системе управления документами (ЕСД, ECM).
3. При выявлении недостатков сразу фиксируйте их в акте – это защитит вас от претензий в дальнейшем.
4. Храните копию акта и описи в течение всего срока хранения документов (обычно не менее 75 лет для постоянного хранения).
5. Если передача осуществляется в несколько этапов, оформляйте отдельный акт на каждую партию.
6. Используйте утвержденные формы (Приложение 35, Приложение 48 к Приказу № 24) – они уже содержат все обязательные реквизиты и упрощают заполнение.

Где скачать шаблоны и образцы

На официальных сайтах государственных архивов, а также в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) доступны:

• Пустой бланк акта приема‑передачи дел на архивное хранение (.doc);
• Образец заполненного акта (.doc и .pdf);
• Шаблоны сдаточной описи в форматах Excel и Word.

Пример ссылки (актуальна на ): https://archive.gov.ru/forms/act_pereдачи.doc (замените на реальный URL вашего архива).

Акт приема‑передачи архивных документов – ключевой элемент обеспечения законности и прозрачности работы с документацией. Правильное оформление акта и сдаточной описи гарантирует, что документы будут приняты на хранение без претензий со стороны архива, а также упростит последующий поиск и использование архивных фондов. Следуя представленным рекомендациям и используя утвержденные шаблоны, вы сможете избежать типичных ошибок и оформить передачу документации быстро и корректно.