Акт приема-передачи дел в архив — это основной юридический документ, фиксирующий факт передачи архивных документов от формирователя (организации, структурного подразделения, физлица) в архивное учреждение (государственный, ведомственный, коммерческий или научно-технический архив). Грамотное оформление акта гарантирует законность передачи, сохранность документов и возможность их дальнейшего поиска и использования.

Нормативная правовая основа

Оформление акта регулируется комплексом нормативных актов. Главные из них:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 17, 22) — определяет порядок передачи дел в архивы.
• Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных органах…» — основной методический документ для госсектора.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Архивное дело. Акты приема-передачи архивных документов. Общие требования к составу и параметрам» — устанавливает единые стандарты реквизитов и форм.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых форм акта приема-передачи архивных документов…» (для передачи в государственные архивы).
• Отраслевые стандарты и локальные нормативные акты организации (Инструкция по архивному делу, График хранения).

Когда составляется акт?

Акт оформляется в следующих основных случаях:

1. Ежегодная передача дел с истекшим сроком хранения в организационном архиве в архив организации (централизованный) или в государственный/ведомственный архив.
2. Ликвидация или реорганизация организации (передача всех архивов правопреемнику или в госархив).
3. Передача дел частных лиц (личные архивы, семейные архивы) в государственные архивы на условиях договора дарения или хранения.
4. Передача электронных документов в электронный архив (с учетом требований ГОСТ Р 7.0.103-2019).

Состав комиссии по приемке-передаче

Согласно ст. 22 Закона № 125-ФЗ и п. 4.2 Инструкции № 100, передача и приемка архивных документов осуществляется специально созданной комиссией.

Состав комиссии (минимум 3 человека):

• Председатель — руководитель организации или уполномоченное лицо (заместитель директора, главный архивист).
• Представитель формирователя — архивист/секретарь, ведающий делом передачи (со стороны отдающей стороны).
• Представитель архива-приемника — архивист, научный сотрудник или руководитель фондохранилища (со стороны принимающей стороны).
• Секретарь комиссии, оформляет протокол/акт (часто совмещается с архивистом формирователя).

Важно: В акте должны быть указаны ФИО, должности всех членов комиссии и основание их участия (приказ о создании комиссии).

Обязательные реквизиты акта (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Документ не имеет юридической силы без полного набора реквизитов:

Опись дел — неотъемлемое приложение к акту

Акт без описи недействителен. Опись составляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и типовыми формами (Приказ Росархива № 236).

Структура описи (табличная часть):

1. Порядковый номер дела (сквозная нумерация по акту).
2. Шифр дела (Индекс: Фонд ⎯ Опись ⎯ Дело, напр. Ф. 1 Оп. 1 Д. 15).
3. Заголовок дела (точно по обложке/переплету: «Дело дела № 15 «О приеме на работу…»»)
4. Даты начала и окончания (крайние даты документов внутри дела).
5. Количество листов (пронумерованных листов в деле).
6. Срок хранения (в годах или «Постоянный» / «До 2030 г.»).
7. Категория ценности (для гос. архивов: А, уникальные, Б — научные, В — справочно-информационные, Г — учетно-хозяйственные).
8. Примечания (состояние, отсутствие листов, наличие приложений на носителях и т.д.).

Пошаговый алгоритм подготовки и подписания

Этап 1: Подготовительная работа (за 1-2 месяца до передачи)

• Сформировать список дел по Графику хранения (истекшие сроки, постоянное хранение).
• Провести экспертизу ценности и сроков хранения (протокол экспертизы — обязательный документ для гос. архивов).
• Подготовить дела к передаче: проверка нумерации листов, зашивка, изготовление обложек (ф. 1-О, 1-О/л), удаление металлических скрепок (замена на нитку), очистка от пыли/грязи.
• Сформировать Опись дел в 2 экземплярах (один для архива, один для формирователя).

Этап 2: Создание комиссии

• Издать Приказ (Распоряжение) о создании комиссии по приемке-передаче.
• Согласовать дату и время приемки с архивом-приемником (для гос. архивов — заранее, по графику приемки).

Этап 3: Проведение приемки (инвентаризация)

• Комиссия сверяет дела по описи: наличие, заголовки, количество листов, состояние.
• Выявляются расхождения (недостача, лишние дела, повреждения), оформляется Акт расхождений или вносятся пометки в опись/акт.
• Подписание Описи всеми членами комиссии на каждом листе (или на последнем листе с указанием «Пронумеровано, прошито и подписано… листов»).

Этап 4: Оформление Акта приема-передачи

• Заполнение реквизитов акта (см. раздел 4).
• Подписание акта руководителями сторон и членами комиссии.
• Проставление печатей (если организации используют печати).
• Присвоение регистрационного номера акта в журнале учета исходящих/входящих документов и в Журнале учета актов приема-передачи (ф. 1-Арх).

Этап 5: Передача и учет

• Физическая передача дел (перемещение в фондохранилище).
• Внесение данных в учетные системы формирователя (вывод из учета) и архива-приемника (ввод в учет, присвоение фондовых номеров).
• Хранение экземпляров: 1 экз. акта и описи, у передающей стороны, 1 экз. — в архиве-приемнике.

Типовые ошибки и риски

• Отсутствие приказа о создании комиссии — акт может быть признан недействительным при проверке (прокуратура, Росахив).
• Расхождения между описью и реальным составом дел (не хватает дела, лишнее дело, неверное кол-во листов).
• Неверное определение сроков хранения (передача дел с неистекшим сроком в госархив без права изъятия, или списание постоянных).
• Отсутствие протокола экспертизы ценности (для передачи в госархивы обязательно).
• Плохое состояние дел (грязь, рваные листы, металлические скрепки, отсутствие обложек), архив имеет право отказать в приемке.
• Передача электронных документов без метаданных и контрольных сумм (хеш-сумм), нарушение ГОСТ Р 7.0.103-2019.

Особенности передачи электронных документов (ЭД)

При передаче ЭД в электронный архив акт оформляется с учетом специфики:

• В акте указывается объем данных (Гб/Тб), форматы файлов (PDF/A, XML, TIFF и др.), контрольные суммы (MD5, SHA-256) для каждого файла/пакета.
• Приложением является Реестр передаваемых ЭД (аналог описи) с метаданными (автор, дата, тип документа, ЭП).
• Проверяется целостность и подлинность ЭД (проверка ЭП, хеш-сумм) комиссией приемки.
• Фиксируется факт передачи на носителе (диск, флеш) или через канал связи (СЭД, АИС архива).

Образец структуры Акта (текстовый шаблон)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
г. Москва «15» ноября 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ: Иванов Иван Иванович, директор ООО «Ромашка», действующий на основании Устава
ЧЛЕН КОМИССИИ (представитель передающей стороны): Петрова Анна Сергеевна, архивист ООО «Ромашка»
ЧЛЕН КОМИССИИ (представитель архива-приемника): Сидоров Петр Владимирович, старший архивист ГА г. Москвы
СЕКРЕТАРЬ КОМИССИИ: Смирнова Елена Викторовна, делопроизводитель ООО «Ромашка»

составили настоящий Акт о том, что ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567, ОГРН 1027700123456) передала,
а Государственный архив г. Москвы принял на хранение архивные документы по Описи № 1 от «15» ноября 2026 г.,
составляющую неотъемлемую часть настоящего Акта.
ОСНОВАНИЕ: Приказ ООО «Ромашка» от № 125-ОД «О создании комиссии по приемке-передаче дел в архив»,
График хранения документов ООО «Ромашка» (утв. ), Федеральный закон № 125-ФЗ.

ПЕРЕДАНО:
Всего дел: 150 (сто пятьдесят) единиц хранения.
Всего томов: 150.
Всего листов: 45 230 (сорок пять тысяч двести тридцать).
Линейных метров: 12,5 п.м.
Сроки хранения: 75 дел — постоянное хранение; 75 дел — временное (срок до 2030 г.).

СОСТОЯНИЕ ДЕЛ: Хорошее. Обложки целые, нумерация листов сквозная, скрепки удалены, зашито нитью.
Повреждений, следов биологического поражения не обнаружено.
Опись № 1 в 2-х экземплярах, на 10 листах, пронумерована, прошита, подписана членами комиссии,
передается вместе с настоящим Актом (1 экз., архиву, 1 экз. — формирователю).

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ: _____________ /Иванов И.И./
ЧЛЕН КОМИССИИ: _____________ /Петрова А.С./
ЧЛЕН КОМИССИИ: _____________ /Сидоров П.В./
СЕКРЕТАРЬ КОМИССИИ: _____________ /Смирнова Е.В./

М.П. (Печать ООО «Ромашка») М.П. (Печать ГА г. Москвы)

Журналирование и хранение акта

После подписания акт подлежит обязательной регистрации:

• В Журнале учета актов приема-передачи архивных документов (форма 1-Арх или аналогичная локальная форма).
• В системе делопроизводства (СЭД) — как входящий/исходящий документ.

Срок хранения акта: Постоянный (как документ, подтверждающий факт передачи архивного фонда). Хранится и в организации-передающей (в архиве организации), и в архиве-приемнике (в фонде формирователя).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Акт приема-передачи дел в архив — это не просто формальность, а ключевой юридический инструмент, обеспечивающий непрерывность документооборота, сохранность национального архивного фонда и правовые гарантии для обеих сторон. Строгое соблюдение требований ГОСТ Р 7.0.97-2016, Закона № 125-ФЗ и методических рекомендаций Росархива, а также тщательная подготовка описей и экспертиза сроков хранения — залог успешной сдачи архива без замечаний со стороны контролирующих органов.

Статья подготовлена на основе действующего на 2026 год законодательства РФ. Перед оформлением документов рекомендуется сверить актуальность нормативных актов на официальном портале Росархива и в консультантских системах (КонсультантПлюс, Гарант).