Акт приема-передачи архивных документов — это основной юридический документ, фиксирующий момент перехода ответственности за сохранность дел от передающей стороны (организации, структурного подразделения, должностного лица) к принимающей стороне (архиву организации, государственному архиву, специализированному хранилищу)․ Правильное оформление этого акта является залогом правовой значимости архивного фонда и гарантией отсутствия претензий со стороны контролирующих органов․

В данной статье мы подробно разберем, что именно указывается в акте приема-передачи архива, какие существуют формы, как правильно составить опись, какие реквизиты обязательны и как избежать типичных ошибок․

Правовая основа и нормативная база

Оформление приема-передачи документов на архивное хранение регулируется рядом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 18, 22, 23) — основные принципы передачи документов в государственные архивы и архивы организаций․
• Приказ Минкультуры РФ от № 526 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных архивах Российской Федерации» (Приложение № 20 — Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение)․
• Приказ Росархива от № 76 «Об утверждении Инструкции по порядку подготовки и передачи документов в архивы организаций» (для внутренних архивов)․
• ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Национальная система стандартизации․ Архивное дело․ Документы архивные․ Требования к составу и параметрам описания», требования к описям․
• Отраслевые стандарты и локальные нормативные акты организации (Политика архивного дела, Инструкция по архивному делу)․

Когда составляется акт приема-передачи архива?

Документ оформляется в следующих ключевых ситуациях:

1. Ежегодная сдача дел в архив организации (по истечении сроков хранения в структурных подразделениях)․
2. Передача документов в государственный архив (по истечении установленных сроков хранения — обычно 10 лет и более, или при ликвидации/реорганизации организации)․
3. Смена ответственного за архив лица (председателя суда, директора, главного архивиста) — составляется акт приема-передачи архива в целом (инвентаризационный)․
4. Ликвидация или реорганизация юридического лица — передача архива правопреемнику или в государственный архив․
5. Передача электронных документов/электронных дел в электронный архив (ЦХЭД — централизованное хранилище электронных документов)․

Ключевые реквизиты акта: что обязательно указываеться

Согласно нормативным актам и деловой практике, в акте приема-передачи необходимо указать наличие и состояние непосредственно документов архива, имеющихся учетных документов в архиве, если имеется печати, а также оборудования и инвентаря․ Подробный перечень реквизитов:

Шапка документа

• Наименование документа: «Акт приема-передачи архивных документов на хранение» (или «Акт приема-передачи архива при смене руководителя/архивариуса»)․
• Номер акта (сквозная нумерация за год)․
• Дата составления (день, месяц, год словами и цифрами)․
• Место составления (населенный пункт)․

Сведения о сторонах (Комиссии)

Акт подписывается комиссией․ В акте указываются:

• Передающая сторона: наименование организации/подразделения, ФИО, должность лица, передающего дела (обычно руководитель структурного подразделения или делопроизводитель)․
• Принимающая сторона: наименование архива (архив организации, государственный архив), ФИО, должность архивариуса/руководителя архива, принимающего дела․
• Состав комиссии: перечень членов комиссии по приему-передаче с указанием должностей и ФИО (председатель, члены, секретарь)․

Основание для составления

• Ссылка на приказ (распоряжение) организации о сдаче дел в архив․
• Ссылка на Номенклатуру дел (утвержденный на год сдачи)․
• Ссылку на Инструкцию по архивному делу организации․

Табличная часть: перечень передаваемых единиц хранения (Сдаточная опись)

Это самая важная часть акта․ Часто сдаточная опись является неотъемлемым приложением к акту (Приложение № 1), но может быть оформлена и в виде таблицы прямо в теле акта (для малых объемов)․ Указываются:

Важно: Если передаются дела с разными сроками хранения (временное и постоянное), рекомендуется составлять отдельные акты или четко разделять их в таблице․

Учетные документы и инвентарь

В акте (или в приложении к нему) обязательно фиксируется передача:

• Номенклатуры дел (экземпляр на год сдачи с отметками о сданных делах)․
• Описей дел (в 3 экземплярах: один остается в передающем подразделении, два, в архиве; для госархива, по правилам госархива)․
• Реестров дел, подлежащих сдаче в архив․
• Актов экспертизы документов (по определению срока хранения и категории ценности)․
• Печатей и штампов (если они выводятся из эксплуатации и сдаются в архив как предметы хранения)․
• Оборудования и инвентаря (металлические стеллажи, сейфы, компьютеры, сканеры — если они перебалансиваются на баланс архива вместе с помещением)․

Состояние документов

Комиссия проводит осмотр и в акте делает отметку: «Документы приняты в надлежащем состоянии», «Документы приняты с замечаниями» (перечисляются: порванные листы, отсутствие нумерации, сбитая хронология, следы влаги/плесени, отсутствие реестров внутри дел)․ Принятие документов с дефектами без акта о повреждении недопустимо․

• Общее количество переданных единиц хранения (дел, томов)․
• Общее количество листов․
• Количество экземпляров акта (обычно 2: для передающей и принимающей сторон; для госархива — 3)․
• Подписи всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО) и датой․
• Печати сторон (если предусмотрено уставом/локальными актами; для госархива — гербовая печать)․

Особенности оформления для разных типов архивов

Внутренний архив организации (Архив организации)

• Форма акта может быть разработана организацией самостоятельно (утверждена локальным нормативным актом) или использована типовая (Приложение 20 к Приказу Минкультуры № 526, Приложение 30 к Правилам архивного дела в организации)․
• Описи составляются в 3 экземплярах․
• Акт хранится в архиве организации постоянно (срок хранения — постоянный)․

Государственный архив (Передача на постоянное хранение)

• Строгое соблюдение формы Приложения № 20 к Приказу Минкультуры РФ № 526 (или Приложения 31 к Инструкции по госархивам)․
• Обязательная предварительная экспертиза документов по определению категории ценности и срока хранения (Акт экспертизы прилагается)․
• Описи составляются в установленном госархивом количестве экземпляров (обычно 2-3)․
• Акт подписывается руководителем организации (передающей) и директором государственного архива (принимающей)․
• Один экземпляр акта остается в госархиве, второй — в передавшей организации (для отчетности перед вышестоящими органами/учредителями)․

Электронный архив (ЦХЭД / Электронные дела)

• Акт приема-передачи формируется в информационной системе (ЭДО/СЭД/АИС «Архив»)․
• Подписывается усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) сторон․
• В акте указываются: хэш-суммы файлов, форматы файлов, метаданные, реквизиты ЭЦП, подтверждающие подлинность и целостность на момент передачи․
• После приема отправленных по сводной описи ЭАД (электронных архивных документов) государственный архив формирует в ЦХЭД Акт приема-передачи и направляет его в Подсистему отправителя․

Акт приема-передачи архива при смене руководителя/архивариуса (Инвентаризационный)

Это отдельный вид акта․ Он составляется по результатам полной или выборочной инвентаризации фондов․

• Указывается: «Акт приема-передачи архива [Наименование организации] при смене архивариуса/руководителя»․
• Приложение: Сводная ведомость фондов (перечень фондов, описей, количества единиц хранения по каждому фонду)․
• Проверяется наличие: всех описей, номенклатур, актов экспертизы, реестров выдачи, ключей от помещений/сейфов, печатей․
• Фиксируется состояние фондов (порядок расстановки, санитарное состояние помещений)․

Алгоритм подготовки и подписания акта (Пошагово)

1. Подготовка дел (в структурном подразделении): проверка наличия всех документов по номенклатуре, сшивка, нумерация листов, составление реестров внутри дел, проверка сроков хранения․
2. Экспертиза документов: комиссия организации определяет категорию ценности и срок хранения (Акт экспертизы)․
3. Составление описи дел (Сдаточной описи): в 3 экземплярах (для внутреннего архива) или по форме госархива․ Описание ведеться по единицам хранения (дела)․
4. Формирование пакета для сдачи: дела + описи (2 экз․ в архив, 1 остается) + номенклатура (экземпляр) + акт экспертизы․
5. Вызов комиссии архива: архивариус проверяет дела по описи (сверка названий, дат, количества листов, состояния бумаги, сшивки)․
6. Составление Акта приема-передачи: заполнение реквизитов, табличной части (или ссылка на приложение-опись), фиксация замечаний (если есть)․
7. Подписание: все члены комиссии ставят подписи с расшифровкой и датой․ Проставляются печати․
8. Распределение экземпляров: 1 экз․ — передающей стороне (в отчет о сдаче), 1 экз․, в архив (к делам или в отдельный фонд «Акты приема-передачи»)․
9. Учет в журнале регистрации актов приема-передачи (ведутся в архиве и в передающем подразделении)․

Типичные ошибки и риски

• Расхождения между описью и реальным содержимым дел (неверное название, даты, количество листов)․ Последствие: отказ в приеме, необходимость переоформления․
• Отсутствие акта экспертизы (для госархива — критичная ошибка, дела не принимаются без определения категории ценности)․
• Сдача дел с просроченными сроками хранения в текущем подразделении без оформления акта (дела «висят» в отделах годами)․
• Неполный комплект учетных документов (нет номенклатуры, нет описи в 3 экз․, нет реестра сданных дел)․
• Подписание акта неполномочными лицами (нет приказа о комиссии, подписывает стажер без доверенности)․
• Игнорирование состояния документов (приняли мокрые/гнилые/порванные дела без акта о повреждении и мероприятий по восстановлению)․
• Ошибки в электронном акте: неверные хэш-суммы, отсутствие отметки времени (таймстемпа), использование неквалифицированной ЭЦП․

Хранение самого акта приема-передачи

Подписанный акт хранится вместе с документами, к которым он относится, или в отдельном архиве (фонде «Административная документация архива»); Для бизнеса это важный элемент доказательной базы в судебных спорах, при проверках Росархива, налоговой, прокуратуры․

• Срок хранения акта приема-передачи на хранение в архиве организации: Постоянный (как учетный документ архива)․
• Срок хранения акта передачи в госархив: Постоянный (и в госархиве, и в передавшей организации — в делах по архивному делу)․
• Акт приема-передачи архива при смене лица: Постоянный․

Пример структуры заполненного акта (Образец)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ
№ 15-ОД от 15 октября 2026 г․ г․ Москва

Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: Иванов Иван Иванович, директор ООО «Ромашка», действующий на основании Устава․
Члены комиссии:
Петров Петр Петрович, главный архивист ООО «Ромашка»;
Сидорова Анна Сергеевна, делопроизводитель отдела кадров;
Козлов Сергей Викторович, архивариус архива ООО «Ромашка»․

СОСТАВИЛИ НАСТОЯЩИЙ АКТ о том, что:
Отдел кадров ООО «Ромашка» (передающая сторона) сдал в архив ООО «Ромашка» (принимающая сторона) архивные документы на хранение в соответствии с Приказом директора № 101-од от г․ и Номенклатурой дел на 2023 г․ (утв․ Приказом № 5-од от г․)․

Переданные документы перечислены в Сдаточной описи № 1 от г․ (Приложение 1, 3 экз․), составляющей неотъемлемую часть настоящего Акта․
Сроки хранения: 10 лет (до 2034 г․) — 10 ед․ хр․; 50 лет (до 2074 г․) — 5 ед․ хр․
Учетные документы, переданные вместе с делами: Номенклатура дел на 2023 г․ (экз․ 2), Акт экспертизы документов № 5 от г․ (1 экз․)․

Состояние документов: Документы приняты в надлежащем состоянии, сшиты, пронумерованы, реестры внутри дел имеются․ Замечаний нет․

Акт составлен в 2 (двух) экземплярах: 1 экз․ — в архив ООО «Ромашка», 1 экз․ — в отдел кадров․

ПОДПИСИ:
Председатель: _____________ /Иванов И․И․/
Члены: _____________ /Петров П․П․/ _____________ /Сидорова А․С․/ _____________ /Козлов С․В․/
М․П․ (При необходимости)

Акт приема-передачи архива, это не просто формальность, а документ, который фиксирует границу ответственности за сохранность ценностей организации․ В нем должно быть четко указано: что передается (перечень дел по описи), в каком количестве, в каком состоянии, при каком сопровождающем пакете учетных документов (номенклатура, акты экспертизы) и кем именно передача принята․

Соблюдение установленных форм (Приложение 20 к Приказу № 526 для госархивов, локальные формы для внутренних архивов), тщательная сверка описей с реальными делами и полнота подписей комиссии, залог того, что ваш архив будет в порядке, а организация — защищена от рисков утери документов и штрафных санкций․

Полезные ссылки и скачивание бланков

• Приказ Минкультуры РФ от № 526 (с Приложением № 20, Форма акта для госархивов)․
• Приказ Росархива от № 76 (Инструкция для архивов организаций, Приложения с формами)․
• ГОСТ Р 7․0․97-2016 (Требования к описям)․
• Типовые бланки акта приема-передачи (DOCX, PDF) можно найти в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) по запросу «Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение» или на профильных сайтах архивистов․

При подготовке статьи использована информация из открытых источников, нормативных правовых актов РФ и деловой практики архивного дела (актуально на )․