Передача дел (документов) в государственный или собственный архив – обязательный этап в жизненном цикле делопроизводства․ Для того чтобы процесс прошёл без споров и задержек, необходимо оформить акт приема‑передачи дел․ В статье подробно рассматриваются правовые основы, структура документа, порядок заполнения и типичные ошибки․

Правовые основания

• Приложение 35 к Основным правилам работы архивов организаций (решение Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г․)
• Приказ Минюста России № 394 от  г․ (ред․ от , с изм․ от ) – «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства»․
• Приказ Росархива № 24 от  г․ (п․ 37․8) – «О приёме архивных документов на хранение»․
• Внутренние локальные нормативные акты организации (инструкция по подготовке дел к архиву, регламент формирования описи и т․п․)․

Эти нормативные документы определяют:

1. Кому и в каком виде передаётся акт (два экземпляра – один остаётся в архиве, второй – у передающей стороны)․
2. Содержание обязательных реквизитов акта․
3. Порядок экспертизы и приёма дел в архив․

Когда нужен акт приема‑передачи?

Акт оформляется при любой передаче дел в архив, в т․ч․:

• Сдача завершённых дел в государственный архив․
• Перевод дел в собственный архив организации․
• Передача электронных архивных файлов (при наличии бумажных опись‑карт)․
• Сдача дел на депозитарное хранение (срок хранения до 10 лет включительно)․

Подготовительный этап

Проверка и комплектование дел

Перед сдачей дел в архив необходимо выполнить следующие действия:

• Проверить наличие всех входящих и исходящих документов, их полноту и соответствие описи․
• Оценить состояние бумаги (отсутствие плесени, разрывов, сильных загрязнений)․
• Сформировать опись (бумажную и/или электронную) – документ, в котором указаны названия дел, их номера, количество экземпляров, сроки хранения․
• При необходимости выполнить экспертизу (оценка сохранности, соответствия требованиям архивного хранения)․

Сбор сопроводительных документов

К акту обычно прилагаются:

• Опись (или несколько опись‑карт) – оригиналы и копии․
• Справка о завершении дел (если требуется)․
• Решения руководства о передаче дел в архив․
• Квитанция об уплате государственной пошлины (для государственных архивов)․

Структура акта приема‑передачи дел

Ниже – перечень обязательных реквизитов, указанных в Приложении 35 к Основным правилам․

Пример заполненного акта (текстовый вариант)

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

г․ Москва "07" октября 2026 г․

Мы, нижеподписавшиеся:
ООО «Пример», ИНН 1234567890, в лице директора Иванова И․И․, действующего на основании Устава, (далее – Передающая сторона),
Государственный архив г․ Москва, код 020000, в лице заведующего архивом Петрова П․П․, действующего на основании приказа № 12 от г․, (далее – Принимающая сторона),

составили настоящий акт о нижеследующем:

Основание передачи: решение директора ООО «Пример» № 45 от г․
Перечень передаваемых дел (см․ Приложение 1 – опись дел):
 ౼ Дело № 01 – «Договоры с поставщиками», 120 листов, 1 экземпляр;
 ౼ Дело № 02 – «Отчетность за 2024 г․», 85 листов, 1 экземпляр;
 … (далее – полная опись из 15 дел)․
Срок хранения: 10 (десять) лет, с г․ по г․
Состояние дел: полные, без повреждений, проверено экспертом г․
Приложения:
 ‒ Приложение 1 – опись дел (2 экземпляра);
 ‒ Приложение 2 – справка о завершении дел;
 ‒ Приложение 3 – квитанция об уплате пошлины․
Подтверждая факт передачи, стороны подписывают настоящий акт в двух экземплярах, один из которых хранится в архиве, второй – у Передающей стороны․

_____________________/И․И․ Иванов
Директор ООО «Пример»

_____________________/П․П․ Петров
Заведующий архивом г; Москва

Пошаговая инструкция по заполнению акта

1. Определите стороны․ Укажите полные наименования, ИНН/КПП, реквизиты руководителей․
2. Укажите дату․ Дата составления акта должна совпадать с датой фактической передачи․
3. Сформулируйте основание․ Это может быть решение руководства, приказ, договор․
4. Подготовьте опись․ В Приложении 1 укажите:
   • Номер описи;
   • Наименование дел;
   • Количество листов и экземпляров;
   • Сроки хранения (если различаются)․
5. Определите срок хранения․ Укажите нормативный срок (например, 10 лет) и дату начала/окончания․
6. Оцените состояние дел․ При необходимости проведите экспертизу и укажите её результаты․
7. Подготовьте подписи и печати․ Обе стороны подписывают акт, ставят печати (если они предусмотрены)․
8. Сформируйте два экземпляра․ Один передаётся в архив, второй остаётся у передающей организации․
9. Сохраните копии описи и актов в электронном виде․ Для электронных архивов рекомендуется хранить PDF‑версии в системе документооборота․

Оформление описи (сдаточной описи)

Опись – документ, который фактически является «приложением» к акту и играет роль перечня передаваемых материалов․ Основные реквизиты описи:

• Номер и дата описи․
• Наименование дел (короткое, но однозначное)․
• Номер и дата создания дел (если известны)․
• Количество листов, томов, экземпляров․
• Сроки хранения (если различаются)․
• Подпись ответственного за составление описи․

Для электронных документов рекомендуется использовать отдельные описи для разных сроков хранения (например, 5‑летний и 10‑летний архив)․

Электронные архивные документы

Если передаются электронные файлы, необходимо:

1. Создать электронную опись в формате XLSX/CSV, где указаны имена файлов, хеш‑суммы (MD5/SHA‑256), размер, срок хранения․
2. Подписать опись электронной подписью (КЭП) ответственного лица․
3. Приложить к акту копию электронного сертификата и протокол передачи (например, журнал загрузки в архивную систему)․
4. Сохранить оригиналы в архиве в виде защищённого контейнера (ZIP с паролем, токеном доступа)․

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие описи․ Без полной описи архив не принимает документы․
• Неправильный срок хранения․ Срок должен соответствовать нормативным требованиям (например, бухгалтерские документы – 10 лет)․
• Неуказанные повреждения․ Если в деле есть дефекты, их необходимо описать – иначе архив может потребовать исправления․
• Отсутствие подписи ответственного за подготовку․ Подпись и расшифровка обязательны для обеих сторон․
• Неправильный формат даты․ В официальных документах используется формат «ДД․MM․ГГГГ»․
• Отсутствие печати․ Если у организации есть печать, её следует поставить на акте и описи․

Где скачать готовый бланк

Бланк акта и образцы описи доступны в открытом доступе:

• Сайт Бланк-Образец․Ru – форматы DOC, DOCX, PDF, RTF․
• КонсультантПлюс – раздел «Документы для архивов», актуален на 2026 год․
• Официальный портал Росархива – раздел «Формы и бланки» (последняя версия от )․

Оформление акта приема‑передачи дел в архив – процесс, требующий внимательности и строгого соблюдения нормативных требований․ Правильно составленный акт и сопроводительная опись гарантируют:

• Отсутствие споров между передающей и принимающей сторонами;
• Сохранность и доступность архивных материалов в течение установленного срока;
• Соответствие требованиям законодательства о хранении документов․

Следуя приведённой в статье пошаговой инструкции и используя готовые шаблоны, вы сможете быстро и без ошибок оформить акт, подготовить описи и успешно передать документы в архив․

Дата актуализации статьи: ․ Все ссылки и нормативные акты проверены на момент публикации․