Акт приема-передачи, это основной правовой документ, фиксирующий передачу архивных дел от организации-формирователя (или структурного подразделения) на хранение в архив (внутренний или государственный). На актуальность правильного оформления этого документа остается критически высокой, так как ошибки могут привести к отказу в приеме дел, штрафам или потере документов.

В данной статье мы подробно разберем виды актов, нормативную базу, структуру бланков, порядок заполнения и частые ошибки, опираясь на актуальные постановления Росархива и Министерства культуры РФ.

Нормативная правовая база (актуальная на 2026 год)

Оформление приема-передачи регулируется рядом ключевых документов. Главным из них является:

• Приказ Росархива от № 24 «Об утверждении Инструкции по порядку передачи документов на государственное хранение…» (п. 37.8 регламентирует составление акта в двух экземплярах).
• Приказ Минкультуры РФ от № 526 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела…» (Приложение № 20 — типовая форма акта приема-передачи архивных документов на хранение).
• Постановление ЦИК России от № 6/37-6 (утверждает форму акта для отдельных категорий архивов).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Сдаточная опись дел на хранение. Общие требования к составлению» (опись является неотъемлемым приложением к акту).
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 17, 21).

Важно: На сегодняшний день учреждение вправе самостоятельно определять, какой формы акт приема-передачи нефинансовых активов (ф. 0504101 или ф. 0510448) будет применяться при оформлении соответствующих операций, если речь идет о внутреннем учете, однако для передачи в государственный архив строго рекомендуется использовать формы, утвержденные Приказом Росархива № 24 или Приказом Минкультуры № 526 (Приложение 35 / Приложение 20).

Основные виды актов приема-передачи

Акт приема-передачи дел во внутренний архив организации

Оформляется при передаче дел из структурных подразделений (отделов, служб) в архив самой организации. Законодательно единая обязательная форма для внутреннего обмена не установлена, организация разрабатывает свой бланк в составе Инструкции по подготовке и передаче дел в архив организации (локальный нормативный акт).

Обычно используется простая форма с указанием:

• Наименования организации.
• Основания (приказ о сдаче дел).
• Списка передаваемых дел (или ссылки на сдаточную опись);
• Подписей ответственного лица подразделения (сдающего) и архивариуса (принимающего).

Акт приема-передачи документов на государственное хранение

Это строго регламентированный документ. Составляется в двух экземплярах: один остается в государственном архиве, второй — в организации-формирователе (ОИК, органе, передающем документы).

Ключевые формы:

1. Приложение 35 к Приказу Росархива № 24 — «Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив».
2. Приложение 20 к Приказу Минкультуры № 526, «Акт приема-передачи архивных документов на хранение» (универсальная форма).

Акт приема-передачи электронных архивных документов

С развитием «Облачного архива» и электронного документооборота (Приказ Росархива № 24, п. 37.8), акт оформляется в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) сторон. В подсистеме «Облачный архив» предусмотрена функция получения и обработки акта приема-передачи из государственного архива в электронном формате.

Структура и обязательные реквизиты акта (по Приложению 35 / 20)

Независимо от используемого бланка, акт должен содержать следующие блоки информации:

Этапы процедуры приема-передачи

Процесс не ограничивается только подписанием бумажки. Это многостадийная процедура:

1. Подготовка дел: Оформление дел по номенклатуре, проверка полноты, прошивка, нумерация листов.
2. Составление сдаточной описи (Форма по ГОСТ Р 7.0.97-2016): Основной справочный аппарат. Опись составляется в 2-х экземплярах.
3. Экспертиза документов: Работа экспертной комиссии по отбору документов на постоянное/временное хранение. Составляется протокол экспертизы.
4. Оформление Архивной справки (Форма № 28): Для передачи в госархив.
5. Физическая передача: Передача дел, описей, архивной справки в архив.
6. Приемка в архиве: Архивариус проверяет соответствие дел описи, целостность, оформление.
7. Составление Акта приема-передачи: Заполнение бланка на месте (или предварительно с последующей сверкой) в 2-х экземплярах.
8. Подписание и обмен экземплярами: Один экземпляр у архива, второй — у ОИК.

Особенности заполнения в 2025–2026 годах: на что обратить внимание

Количество экземпляров описи

В справочном аппарате акта обязательно указывается количество экземпляров описи. Стандарт — 2 экземпляра (для архива и для ОИК). Если опись одна на двух сторонах, это считается за один экземпляр.

Страховые копии

Если дела были оцифрованы или сняты на микропленку до сдачи, в акте в отдельной графе (или строке) указывается количество принятых страховых копий. Это критически важно для подтверждения выполнения требований по обеспечению сохранности.

Выявление расхождений

Если при приемке архивариус обнаружил:

• Отсутствие дел по номерам описи;
• Несоответствие заглавий дел;
• Механические повреждения, следы влаги, грибка;
• Нарушение внутреннего упорядочения документов в деле;

…эти факты записываются в акте (в колонке «Примечания» или в приложении). Подписание акта с расхождениями означает, что архив принял документы с оговорками. ОИК обязана устранить замечания в установленный срок.

Электронный документооборот (ЭДО) и «Облачный архив»

При передаче электронных документов акт формируется в информационной системе (например, в подсистеме «Облачный архив» ГАРФ или региональных архивов). Подписывается УКЭП. Бумажный дубликат может не требоваться, если регламентировано соглашением об ЭДО.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Несоответствие данных акта и сдаточной описи. Нумерация описей, количество дел, даты должны совпадать идеально. Решение: Проводить перепроверку по чек-листу перед визитом в архив.
• Ошибка 2: Отсутствие основания (приказа о сдаче). Архив имеет право отказать в приеме без приказа руководителя организации. Решение: Заранее готовить приказ с приложением перечня фондов/описей.
• Ошибка 3: Незаполненные графы «Количество экземпляров описи» или «Страховые копии». Решение: Использовать заполняемые шаблоны (Word/Excel) с обязательными полями.
• Ошибка 4: Подписание не уполномоченными лицами. В акте должны подписать лица, указанные в доверенностях или приказах о назначении ответственных за передачу/приемку. Решение: Проверять актуальность доверенностей.
• Ошибка 5: Игнорирование замечаний архива. Если архив выдал акт с замечаниями, а ОИК их не устранила — документы считаются не сданными в установленном порядке. Решение: Внести исправления в дела/опись и провести повторную приемку (дополнительный акт).

Хранение и учет акта приема-передачи

• В организации-формирователе (ОИК): Второй экземпляр акта хранится постоянно (срок хранения — постоянно) в составе дела по передаче документов в архив или в отдельном деле «Акты приема-передачи документов в архивы». Подлежит учету в номенклатуре дел.
• В государственном архиве: Экземпляр акта оформляется в дело по приему документов (фонд приема) и хранится постоянно.
• Внутренний архив организации: Акт внутренней передачи хранится в деле по формированию архива или в деле передачи дел в архив организации.

Где скачать актуальные бланки и образцы (2026 год)

Официальные бланки лучше всего брать из первоисточников:

• Сайт Росархива (rosarchiv.gov.ru) — раздел «Нормативные акты» -> Приказ № 24 -> Приложение 35 (форма для госархива).
• Сайт Минкультуры (mkrf.ru) — Приказ № 526 -> Приложение 20 (универсальная форма).
• КонсультантПлюс / Гарант — в карточке Приказа Росархива № 24 или Минкультуры № 526 есть кнопка «См. данную форму в MS-Excel/Word» для удобного заполнения.
• Сайты региональных государственных архивов — часто публикуют методические рекомендации и локальные бланки с учетом региональных особенностей.

Совет: Не скачивайте бланки с сомнительных сайтов «образцов договоров 2024/2025 года» — они могут быть устаревшими. Используйте формы из действующих Приказов № 24 и № 526.

Резюме: чек-лист перед подписанием акта

1. [ ] Используется актуальная форма (Приложение 35 к Приказу № 24 или Приложение 20 к Приказу № 526)?
2. [ ] Составлен в 2-х экземплярах (для госархива)?
3. [ ] Верно указаны наименования сторон, должности, ФИО уполномоченных?
4. [ ] Есть ссылка на Приказ о сдаче и Архивную справку (ф. № 28)?
5. [ ] Табличная часть полностью заполнена: номера описей, кол-во дел, кол-во экземпляров описи, страховые копии, сроки хранения?
6. [ ] Данные акта в точности совпадают со сдаточной описью?
7. [ ] Приемка проведена архивариусом, расхождения (если есть) зафиксированы?
8. [ ] Подписи стоят с расшифровкой, даты проставлены, печати на месте (если требуется)?
9. [ ] Экземпляр ОИК получен и зачислен в учет (номенклатура/журнал)?

Акт приема-передачи по архиву, это не просто формальность, а документ, который переводит ответственность за сохранность документов с организации-формирователя на архив. Грамотное его оформление по форме Приложения 35 (для госархивов) или локальной формы (для внутреннего архива) с обязательным приложением сдаточной описи — залог отсутствия претензий со стороны Роскултуры, прокуратуры и самих архивов.

В 2026 году особое внимание уделяйте электронному взаимодействию через «Облачный архив» и точному заполнению справочного аппарата (описанных в Приказе Росархива № 24), так как именно несоответствие данных акта и описи является самой частой причиной возврата документов на доработку.