Акт приема‑передачи – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от организации‑заказчика в государственный (муниципальный) архив и их последующее принятие архивом. Он является юридическим доказательством выполнения требований законодательства о хранении документов и часто требуется при ликвидации юридического лица, проверках контролирующих органов и в судебных разбирательствах.

Правовое основание

Основные нормативные акты, регулирующие порядок передачи и хранения документов в государственные архивы:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 23, ч. 10) – определяет, какие документы подлежат передаче в архив и в какие сроки.
2. Гражданский кодекс РФ (часть 1) – регулирует договорные отношения между заказчиком и архивом.
3. Приказ Минкультуры России от № 24 «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов».
4. Региональные нормативные акты (например, постановления органов исполнительной власти субъектов РФ) – могут уточнять порядок передачи в муниципальные архивы.

Соблюдение этих актов гарантирует, что переданные документы будут надлежащим образом учтены, сохранены и доступны в случае необходимости.

Стороны акта

В акте участвуют две стороны:

• Заказчик (передающий) – юридическое лицо (компания, организация, учреждение), которое передаёт документы. Указываются полное наименование, ИНН/КПП, а также Ф.И.О., должность и реквизиты лица, действующего на основании доверенности, приказа или устава.
• Исполнитель (принимающий) – государственный (муниципальный) архив. Указываются полное наименование архива, его реквизиты, Ф.И.О. и должность сотрудника, принимающего документы, а также подпись руководителя архива.

Обе стороны подписывают акт, а подписи заверяются печатями (если это предусмотрено внутренними регламентами).

Какие документы передаются

В архив передаются только документы, отнесённые к архивным категориям:

• Документы постоянного хранения (срок хранения до ликвидации организации).
• Документы временного хранения, срок которого превышает 10 лет.
• Документы по личному составу (служебные книжки, личные дела сотрудников).
• Электронные документы, оформленные в соответствии с требованиями к электронному архивированию (метаданные, подписи, контрольные суммы).

Документы, не относящиеся к архивным категориям (например, текущие бухгалтерские отчёты, которые подлежат уничтожению после истечения срока хранения), в акт не включаются.

Порядок подготовки и передачи

Подготовительный этап

1. Определить перечень документов, подлежащих передаче, исходя из договора, внутренней политики и требований 125‑ФЗ.
2. Сформировать сдаточную опись (в 3 экземплярах) – документ, в котором указаны наименования дел, их объём, сроки хранения и краткое содержание.
3. Провести экспертизу готовности документов (проверка комплектности, целостности, соответствия требованиям к оформлению).
4. Подготовить доверенность (если передача осуществляется представителем).
5. Согласовать с архивом форму акта и порядок подписания (обычно в двух экземплярах – один остаётся в архиве, второй – у заказчика).

Этап передачи

1. Передать оригиналы документов (бумажные или электронные носители) в архив.
2. Подписать акт обеими сторонами в присутствии свидетелей (по требованию архива).
3. Получить копию акта и сдаточную опись, подписанные архивом.
4. Внести запись о передаче в реестр документов организации (если такой ведётся).

После передачи

• Архив в течение 5 рабочих дней (срок может быть установлен договором) формирует регистрационный номер и вносит запись в свой реестр.
• Заказчик получает подтверждение о принятии документов, которое может потребоваться в суде или при проверках.

Структура акта приема‑передачи

Ниже приведён типовой перечень разделов акта, соответствующий приказу Минкультуры от № 24.

Чек‑лист при подготовке акта

• Документы проверены на полноту и соответствие архивным категориям;
• Составлена сдаточная опись в трёх экземплярах (для заказчика, архива и копии).
• Подготовлена доверенность (если передача осуществляется представителем).
• Согласована форма акта с архивом (обычно используется образец № 24).
• Установлен срок передачи (не позже 30 дней после подписания договора, если иное не предусмотрено).
• Проверена целостность электронных файлов (контрольные суммы, подписи).
• Обеспечена защита от повреждений при транспортировке (коробки, конверты, упаковка).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подписывать акт в двух экземплярах?

Да. По приказу Минкультуры один экземпляр остаётся в архиве, второй – у заказчика. При необходимости могут быть сделаны дополнительные копии.

Как оформить передачу электронных документов?

Электронные материалы передаются на носителе (USB‑накопитель, внешний жёсткий диск) либо через защищённый канал связи. К каждому файлу прилагаются метаданные (название, дата создания, срок хранения) и цифровая подпись. В акте указывается тип носителя и объём данных.

Что делать, если часть документов утрачена?

Утраченные документы должны быть отражены в акте как «не переданы», с указанием причин. Заказчик несёт ответственность за их восстановление или уничтожение в соответствии с законодательством.

Можно ли передать документы в архив без договора?

Теоретически акт может быть оформлен как отдельный документ, но в большинстве случаев наличие договора (или приказа) является обязательным условием, подтверждающим правовые основания передачи.

Акт приема‑передачи документов – ключевой элемент процесса архивного хранения; Правильное оформление акта гарантирует:

• Соответствие требованиям 125‑ФЗ и другим нормативным актам;
• Юридическую защиту обеих сторон в случае проверок и судебных разбирательств;
• Сохранность и доступность архивных материалов в течение установленного срока.

Следуя описанному алгоритму, используя образец акта и чек‑лист, организации могут быстро и без ошибок выполнить передачу документов в государственный архив, минимизируя риски и обеспечивая надёжную сохранность своей архивной информации.

Дата публикации: