Акт приема‑передачи дел из архива – это официальный документ, фиксирующий факт передачи документальных материалов (дел) между подразделениями организации, архивом или внешней организацией. Он служит доказательством соблюдения процедур учета, хранения и использования документов, а также защищает интересы сторон в случае споров.

Почему акт необходим?

• Юридическая значимость – подтверждает факт передачи и принимает на себя ответственность за сохранность дел.
• Контроль учета – позволяет архиву и подразделению вести точный реестр движущихся документов.
• Защита от потерь – при утрате или повреждении материалов акт служит основанием для возмещения ущерба.
• Соответствие нормативным требованиям – регламентируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и внутренними положениями организации.

Нормативная база

Основные источники, регулирующие оформление акта приема‑передачи дел из архива:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 19‑21).
2. Приказ Минкультуры России № 558 от «Об утверждении Положения о ведении архивного фонда организаций».
3. Внутренние нормативные акты организации: положения о документообороте, инструкции по работе с архивом.

Структура акта

Типовой акт приема‑передачи дел из архива состоит из следующих разделов:

• Шапка документа – наименование организации, реквизиты сторон (архив и получающее подразделение), номер и дата акта.
• Преамбула – ссылка на нормативный акт, основание для составления акта (например, приказ руководителя).
• Описание передаваемых дел – перечень единиц хранения (дела, папки, тома) с указанием:
  • номера дела;
  • наименования;
  • периода охватываемого документом;
  • количества листов;
  • формы носителя (бумажный, электронный).
• Состояние дел – отметка о целостности, наличии повреждений, соответствия описи.
• Подписи сторон – представитель архива (ответственный за хранение) и представитель получающего подразделения (ответственный за прием).
• Приложения – копии описей, актов инвентаризации, приказы о передаче.

Этапы оформления акта

1. Подготовка – архив формирует опись передаваемых дел, проверяет их состояние и готовность к выдаче.
2. Уведомление получателя – направляется запрос на прием дел с указанием сроков и условий.
3. Сверка описи – при получении дел получатель сверяет фактическое наличие и состояние с описью, фиксирует замечания.
4. Подписание акта – после согласования обе стороны подписывают документ; при наличии замечаний делаются оговорки в акте.
5. Регистрация – акт вносится в журнал учета приема‑передачи дел архива и в систему документооборота получателя.
6. Хранение – оригинал акта хранится в архиве организации (обычно в деле «Документы по архивному делу»), копия – у получающего подразделения.

Образец акта (упрощённый)

АКТ № 2026/07/10-01
о приеме‑передаче дел из архива
г. Москва «10» июля 2026 г.


Мы, нижеподписавшиеся, представители архива ООО «Пример» и отдела бухгалтерии ООО «Пример», составили настоящий акт о следующем:

Передаются дела бухгалтерского учета за 2020‑2022 гг.:
 • Дело № 2020/01 – «Журналы операций по расчетному счету», 150 л., бумажный носитель;
 • Дело № 2020/02 – «Книга учета доходов и расходов», 200 л., бумажный носитель;
 • Дело № 2021/01 – «Счета‑фактуры полученные», 180 л., электронный носитель (PDF);
 • Дело № 2021/02 – «Счета‑фактуры выданные», 170 л., электронный носитель (PDF);
 • Дело № 2022/01 – «Годовая бухгалтерская отчетность», 250 л., бумажный носитель.

Состояние дел: соответствует описи, повреждений не обнаружено.

Прием‑передача произведена в полном объеме, претензий нет.

Подписи:
Архив: ______________________ /Иванов И.И./
Отдел бухгалтерии: ______________________ /Петрова А.С./

Приложение: опись передаваемых дел (л. 1‑5).

Примечание: в реальном документе вместо тега pre используется обычный абзац с переносами строк (br) и списками (ul, li).

Частые ошибки при составлении акта

• Неполная опись – отсутствие номера дела или наименования приводит к спорам о том, что именно передавалось.
• Отсутствие фиксации состояния – если не отметить повреждения, потом сложно доказать вину стороны.
• Несвоевременное подписание – задержка между фактической передачей и подписанием акта создает пробел в учете.
• Нарушение формы – использование неутвержденного шаблона или omission обязательных реквизитов (дата, номер, подписи).
• Несоблюдение конфиденциальности – передача дел с ограниченным доступом без соответствующего согласия.

Электронный акт и электронный архив

С развитием электронного документооборота акт приема‑передачи может оформляться в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП). В этом случае:

• Документ формируется в системе управления архивом (например, «1С:Архив», «Directum»);
• ЭЦП обеих сторон обеспечивает неподтверждаемость и целостность;
• Хранение электронного акта осуществляется в защищенном разделе корпоративного хранилища с контролем доступа;
• При необходимости можно распечатать заверенную копию для архивного дела.

Акт приема‑передачи дел из архива – не просто формальность, а важный инструмент обеспечения законности и прозрачности работы с документами. Соблюдение установленной процедуры, правильное заполнение всех реквизитов и внимание к состоянию дел и своевременное подписание позволяют минимизировать риски потери информации, избежать споров и соответствовать требованиям законодательства.

Рекомендуем организациям:

1. Разработать и утвердить типовой шаблон акта, соответствующий внутренним нормативным актам;
2. Обучить сотрудников архива и подразделений правилам заполнения и подписания акта;
3. Внедрить электронный документооборот с поддержкой ЭЦП для ускорения процесса и повышения надежности;
4. Проводить периодические аудиты актов приема‑передачи для выявления и исправления недостатков.