В процессе деятельности любой компании неизбежно накапливается большое количество бумаг. Когда потребность в текущем хранении исполненных документов исчезает, их необходимо сдать на постоянное или временное хранение в архив. Для юридического закрепления этого процесса используется акт приема-передачи документов в архив. Этот документ удостоверяет фактический переход дел от одного лица (или структурного подразделения) к другому (архиву организации или государственному учреждению).
Что такое акт приема-передачи дел?
Акт приема-передачи дел на архивное хранение — это внутренний или внешний документ организации, который фиксирует факт перемещения документации из отдела в ведомственный архив или передачу дел на государственное хранение. Оформление дел к архивному хранению и их передача осуществляются в строгом соответствии с установленными правилами делопроизводства.
Данный акт выполняет сразу несколько важных функций:
- Фиксация ответственности: с момента подписания акта ответственность за сохранность документов переходит к принимающей стороне (архиву).
- Учет: акт служит основанием для внесения записей в учетные карточки архива о поступлении новых единиц хранения.
- Подтверждение факта: в случае утери или порчи документов акт станет главным доказательством того, что они были переданы.
Нормативная база в 2026 году
Для оформления акта приема-передачи дел на архивное хранение используются унифицированные формы, утвержденные профильными министерствами. В зависимости от типа архива, применяются разные нормативные акты:
- Приказ Минкультуры РФ от 31 марта 2015 года № 526 (с учетом актуальных изменений). К нему есть Приложение 20, бланк из которого отлично подходит для оформления акта приема-передачи дел внутри организации.
- Приказ Росархива № 77. Форма акта приема-передачи документов, образец для передачи на постоянное хранение в госархив, утверждена именно этим приказом.
- Приказ Минюста России от N 394 (с изменениями от и ). Утверждает Правила нотариального делопроизводства, включая специфику передачи нотариальных дел.
Виды актов передачи
Существует несколько основных разновидностей данного документа, в зависимости от того, кто и кому передает дела:
Внутренний акт (передача в архив организации)
Оформить акт приема-передачи дел в архив организации потребуется, когда структурное подразделение (например, отдел кадров или бухгалтерия) сдает исполненные документы за определенный период в ведомственный архив. К акту обязательно прилагается опись дел.
Внешний акт (передача в государственный архив)
Акт приема-передачи документов на государственное хранение должен отображать наименования должностных лиц предприятия, производивших передачу единиц хранения, а также лиц со стороны государственного архива, осуществляющих прием документов, с обязательной расшифровкой их подписей. Форма такого документа (Приложение 35) утверждается Росархивом и требует двойного утверждения (руководителем организации и директором госархива).
Передача проверяющим органам
Иногда составляется акт приема-передачи документов проверяющим Роспотребнадзора или иным госорганам. Это простой образец для госорганов, который фиксирует изъятие документации для проведения проверок.
Структура и обязательные реквизиты акта
Независимо от того, используется ли простая форма или строгий бланк из КонсультантПлюс, акт должен содержать следующие данные:
- Шапка документа: наименование организации, дата составления, регистрационный номер.
- Заголовок: «Акт приема-передачи дел на архивное хранение».
- Преамбула: полное наименование юридического лица, в лице должностного лица (Ф.И.О., должность), действующего на основании документа, подтверждающего полномочия, с одной стороны, и должность лица, принимающего дела — с другой.
- Таблица (опись): список передаваемых дел. Включает номера дел по описи, заголовки дел, крайние даты документов, количество листов и примечания.
- Подписи сторон: подписи сдавшего и принявшего лица с расшифровкой.
Как правильно составить акт: пошаговая инструкция
Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо соблюсти процедуру его составления:
Шаг 1. Подготовка дел. Прежде чем подписать акт, документы должны быть сформированы в дела, прошиты, пронумерованы и оформлены в соответствии с правилами архивного хранения.
Шаг 2. Составление описи. На каждое дело составляется опись. В акте приема-передачи делается ссылка на номер описи.
Шаг 3. Заполнение бланка. Используется бланк, утвержденный внутренними нормативными актами компании (на основе Приказа Минкультуры № 526) или государственный бланк (Приложение 35).
Шаг 4. Подписание. Документ подписывается лицом, сдающим дела (например, начальником отдела кадров), и заведующим архивом.
Шаг 5. Утверждение. В случае передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, акт должен быть утвержден подписями руководителя организации и директора государственного архива, а также скреплен гербовыми печатями.
Примерная форма акта
Ниже приведен упрощенный пример заполнения акта для внутренней передачи дел (например, из отдела кадров в архив):
АКТ
сдачи документов в архив
«___» ___________ 2026 г.
Отдел кадров ОАО «______________»
Сдан — отделом кадров _______________
Принят — архивом ____________________
О П И С Ь
на дела постоянного хранения за 20__ год
Дело № 1 «Приказы по основной деятельности» ( ‒ ) — 150 л.
Дело № 2 «Штатное расписание» ( ⎯ ) — 45 л.
…
Всего передано: _________ дел.
Сдал: Начальник отдела кадров __________ / Ф.И.О. /
Принял: Заведующий архивом __________ / Ф.И.О. /
Акт приема-передачи документов в архив, это не просто формальность, а важнейший документ, обеспечивающий сохранность корпоративной или государственной памяти. Использование актуальных на 2026 год бланков (в частности, форм по Приказу Минкультуры № 526 и Росархива № 77) гарантирует отсутствие претензий со стороны проверяющих органов и государственных архивов. Своевременное и правильное оформление данного акта защищает как передающую, так и принимающую сторону от возможных юридических рисков.