Акт приема‑передачи дел на постоянное хранение в архив – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от одного субъекта (организации, подразделения, физического лица) к архивному учреждению для их дальнейшего длительного и надёжного хранения. Данный акт является юридическим доказательством того, что архивные документы находятся в распоряжении архива, а их сохранность гарантируется в соответствии с законодательством РФ.

Содержание статьи

1. Что такое акт приема‑передачи дел?
2. Нормативно‑правовая база
3. Цели и задачи акта
4. Структура и обязательные реквизиты
5. Порядок оформления
6. Образец акта
7. Практические рекомендации
8. Типичные ошибки

Что такое акт приема‑передачи дел?

Акт – это протокольный документ, в котором фиксируется факт передачи определённых архивных материалов от передающей стороны к принимающей (архиву). В отличие от обычного договора, акт не создает новых обязательств, а лишь подтверждает факт совершённого действия.

В контексте архивного дела акт применяется, когда:

• Организация передаёт в государственный или муниципальный архив документы, подлежащие постоянному хранению;
• Происходит передача дел в рамках реорганизации, ликвидации или перемещения подразделения;
• Сотрудники передают личные архивные материалы, которые становятся частью публичного фонда.

Нормативно‑правовая база

Оформление акта регулируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от г.;
• Приказ Минкультуры России от № 366 «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов» (форма Ф. 0504101);
• Приказ Минкультуры России от № 457 «Об утверждении формы акта приема‑передачи нефинансовых активов» (форма Ф. 0510448);
• Гражданский кодекс РФ (ст. 393‑395 о передаче имущества);
• Трудовой кодекс и локальные нормативные акты организации (при передаче служебных дел).

Согласно пункту 2 статьи 5 Закона № 73‑ФЗ, архивные документы, переданные в архив, подлежат обязательному оформлению актом, подписанному обеими сторонами.

Цели и задачи акта

• Подтверждение факта передачи – документ служит доказательством, что архивные материалы находятся в архиве.
• Определение состава передаваемых дел – в акте перечисляются все документы, их количество, сроки создания и сроки хранения.
• Установление ответственности – передающая сторона гарантирует полноту и достоверность передаваемых материалов, архив обязуется обеспечить их сохранность.
• Упрощение контроля – акт позволяет проводить проверку соответствия фактического состояния архива заявленному перечню.

Структура и обязательные реквизиты

Стандартный акт (форма Ф. 0504101) состоит из следующих разделов:

Если используется форма Ф. 0510448 (для нефинансовых активов), структура аналогична, но в ней добавляются поля «Оценка стоимости» и «Код актива».

Порядок оформления акта

1. Подготовительный этап
   • Определить перечень документов, подлежащих передаче.
   • Провести инвентаризацию и оценить состояние материалов (при необходимости – акт обследования).
   • Согласовать с архивом форму акта (Ф. 0504101 или Ф. 0510448).
2. Составление проекта акта
   • Заполнить шапку и реквизиты сторон.
   • Сформировать таблицу с полным перечнем дел.
   • Указать условия передачи (безвозмездно, с обязательством соблюдения конфиденциальности и т.д.).
3. Проверка и согласование
   • Ответственное лицо передающей организации проверяет соответствие перечня фактическому наличию.
   • Архив проверяет возможность приёма (наличие места, соответствие требованиям хранения).
4. Подписание акта
   • Обе стороны подписывают документ в присутствии свидетелей или комиссии.
   • При необходимости ставятся печати.
5. Передача материалов
   • Физически передать документы в архив (вручную, в коробках, на цифровых носителях).
   • Составить акт приёма‑передачи (протокол) о факте получения материалов архивом.
6. Регистрация в архиве
   • Архив вносит запись в реестр постоянного хранения.
   • Выдаёт копию акта передающей стороне для её архивных нужд.

Образец акта (форма Ф. 0504101)

Ниже приведён упрощённый пример заполненного акта. В реальном документе следует использовать официальную форму и печати;

--------------------------------------------------------------
 Акт приема‑передачи дел
 на постоянное хранение в архив
--------------------------------------------------------------

Дата составления: г. Место: г. Москва

Стороны акта
 1.1. Передающая сторона:
 ООО «ТехноИнвест», ИНН 7701234567,
 Юр. адрес: 115035, г. Москва, ул. Ленина, д. 10,
 Представитель – Иванов И.И., должность – директор.

 1.2; Принимающая сторона:
 Государственный архив г. Москвы,
 ИНН 7701234560, ОГРН 1027700123456,
 Представитель – Петров П.П., должность – главный архивариус.

Перечень передаваемых дел
┌─────┬───────────────────────────────────────┬─────────────┬─────────────┬─────────────┬─────────────┐
│ № │ Наименование документа │ Номер │ Дата создания│ Срок хранения│ Объём (листов)│
├─────┼───────────────────────────────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┤
│ 1 │ Договор поставки № 12/2023 от │ 12/2023 │ │ – │ 120 │
│ 2 │ Отчёт о проведении аудита 2024 г. │ – │ │ – │ 45 │
│ 3 │ Корреспонденция с контрагентом XYZ │ – │ ‑│ – │ 300 │
└─────┴───────────────────────────────────────┴─────────────┴─────────────┴─────────────┴─────────────┘

Условия передачи
 • Передача осуществляется безвозмездно.
 • Архив обязуется обеспечить сохранность материалов в условиях,
 соответствующих ГОСТ 7.0.97‑2016 «Система стандартов по
 информации, библиотечному и издательскому делу. Хранение
 архивных документов».

Подписи сторон
 _______________________ _______________________
 Иванов И.И. (директор) Петров П.П. (главный архивариус)
 (подпись) (подпись)

 М.П. М.П.

Приложения
 5.1. Инвентарный лист № 01‑2026.
 5.2. Акт обследования состояния документов от г.
--------------------------------------------------------------

Практические рекомендации

• Проверяйте полноту перечня – отсутствие даже одного листа может стать причиной возврата акта.
• Сохраняйте оригиналы подписей – в случае электронного документооборота используйте квалифицированную электронную подпись.
• Учитывайте особенности формата – если передаёте цифровые носители, указывайте тип носителя, объём данных (ГБ) и формат файлов.
• Согласуйте сроки доступа – в акте можно указать, что документы могут быть предоставлены в ознакомительных целях только по заявке.
• Обеспечьте надёжную упаковку – для бумажных документов используйте архивные коробки, а для электронных – анти‑статические пакеты.
• Ведите журнал передачи – фиксируйте дату, время, ФИО лиц, участвовавших в передаче, в отдельном журнале;

Типичные ошибки при оформлении акта

Акт приема‑передачи дел на постоянное хранение в архив – ключевой документ, обеспечивающий юридическую чистоту процесса передачи архивных материалов. Его правильное оформление гарантирует:

• Сохранность и доступность документов в течение установленного срока;
• Отсутствие споров между передающей организацией и архивом;
• Соответствие требованиям законодательства РФ о архивном деле.

Следуя изложенным в статье рекомендациям, вы сможете подготовить акт без ошибок, ускорить процесс передачи и обеспечить надёжную защиту ценных архивных материалов.

Дата написания статьи: