Акт приема‑передачи дел – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от организации‑передающей к государственному (муниципальному) архиву. Он подтверждает завершение деловой операции, смену ответственности за документы и служит важным элементом доказательной базы при проверках, судебных спорах и смене ответственных лиц.
Правовая основа
- Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной нормативный акт, регулирующий порядок работы с архивными документами.
- Приказ Росархива № 75 от «Об утверждении формы акта приема‑передачи документов на постоянное хранение в государственный архив».
- Инструкция Федерального архивного агентства (п. 101) и приложение 35 к пп. 6.4.1.1‑6.4.1.2, где указаны требования к оформлению формы акта.
Все организации, передающие документы в архив, обязаны соблюдать указанные нормативные документы.
Цели и задачи акта
- Фиксация факта передачи и приёма архивных материалов.
- Определение сторон, ответственных за документы до и после передачи.
- Подтверждение соответствия передаваемых материалов требованиям законодательства (полнота, состояние, наличие описи).
- Создание доказательной базы для последующего контроля и аудита.
Участники процесса
| Сторона | Ответственное лицо | Функции |
|---|---|---|
| Организация‑передающая | Ответственный работник подразделения (делопроизводитель, бухгалтер и др.) | Подготовка документов, составление описи, проверка комплектности, подпись акта. |
| Государственный (муниципальный) архив | Сотрудник архивного подразделения (приёмщик) | Проверка соответствия документов требованиям, подписание акта, формирование записи в справочном аппарате. |
| Руководители | Директор (руководитель) организации и директор (руководитель) архива | Утверждение акта, подпись в качестве подтверждения передачи ответственности. |
Порядок подготовки к передаче
4.1 Сбор и проверка документов
- Определить перечень дел, подлежащих передаче (по нормативным срокам хранения, уставным требованиям и т.п.).
- Провести экспертизу состояния документов: отсутствие повреждений, полнота комплектов.
- При необходимости выполнить переплет, пронумеровать и оформить документы в соответствии с требованиями архива.
4.2 Составление описи
Опись – это подробный перечень передаваемых материалов. В ней указываются:
- Наименование и номер описи.
- Количество дел (экземпляров) в каждой описи.
- Краткое содержание (историческая справка, предисловие).
- Количество копий, передаваемых в архив (обычно один оригинал + 2‑3 копии).
Опись оформляется в двух экземплярах: один остаётся у организации, второй передаётся в архив.
4.3 Подготовка самого акта
Для передачи в государственный архив используется специальный бланк, утверждённый приказом Росархива. Бланк заполняется в двух экземплярах:
- Экземпляр 1 – остаётся в организации‑передающей.
- Экземпляр 2 – передаётся в архив и хранится вместе с принятыми документами.
Структура акта приема‑передачи
Ниже – типовая схема заполнения (пример в виде таблицы). Все поля обязательны к заполнению.
| Шапка документа | |
|---|---|
| Наименование организации‑передающей | _____________________________________ |
| Наименование государственного (муниципального) архива | _____________________________________ |
| Сведения о передаваемых делах | |
| Номер и дата описи | _____________________________________ |
| Количество дел (экземпляров) в описи | _____________________________________ |
| Перечень (краткое содержание) дел | _____________________________________ |
| Особенности (повреждения, недостающие листы и т.п.) | _____________________________________ |
| Подписи сторон | |
| Ответственный работник организации (подготовка) | ____________________ / ФИО / Дата |
| Сотрудник архивного подразделения (приём) | ____________________ / ФИО / Дата |
| Руководитель организации (утверждение) | ____________________ / ФИО / Дата |
| Руководитель архива (утверждение) | ____________________ / ФИО / Дата |
| Печать организации и архива | |
После подписания акт хранится вместе с переданными документами или в отдельном архивном деле, где фиксируются все акты по данной организации.
Пошаговый алгоритм передачи дел в архив
- Инициирование передачи – руководитель организации принимает решение о передаче дел в архив (по истечении срока хранения, реорганизации и т.д.).
- Подготовка описи – делопроизводитель формирует опись, проверяет комплектность и состояние документов.
- Согласование – при необходимости проводится консультация с бухгалтерией, юридическим отделом и другими заинтересованными подразделениями.
- Заполнение бланка акта – ответственный сотрудник заполняет оба экземпляра акта, прикладывает к каждому опись.
- Подписание – акт подписывается сотрудниками обеих сторон и утверждается руководителями.
- Уведомление архива – в течение 5 рабочих дней архив сообщает дату, время и место приёма документов.
- Передача документов – в назначенный день документы (в оригинале и копиях) передаются в архив, где их проверяют и фиксируют в системе ЦХЭД (Центральный Хранилище Электронных Документов).
- Регистрация в справочном аппарате – архив вносит запись о полученных делах: номер описи, количество экземпляров, дату приёма.
- Хранение акта – подписанный акт хранится вместе с делами или в отдельном архивном деле, доступном для проверок.
Виды передаваемых документов
- Бумажные документы – оригиналы дел, предисловия, исторические справки, копии.
- Электронные документы – файлы, хранящиеся в электронных системах, при условии их печатного оформления и последующей оцифровки в архиве.
- Специальные материалы – фотоматериалы, микрофильмы, аудио‑ и видеозаписи (при наличии отдельного согласования).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
8.1 Можно ли передать документы без описи?
Нет; По закону опись обязательна. Без неё акт считается неполным, и архив имеет право отклонить передачу.
8.2 Сколько экземпляров документов нужно сдавать?
Обычно передаётся один оригинал и 2‑3 копии (страховые). Точное количество указывается в описи и в акте.
8.3 Где хранится акт после подписания?
Один экземпляр остаётся у организации, второй – в архивном деле, где находятся переданные документы. При необходимости акт может быть помещён в отдельный «дело‑акт» архив.
8.4 Что делать, если в процессе проверки обнаружены дефекты?
Отклонения фиксируются в разделе «Особенности» акта. Организация должна устранить недостатки (восстановить, заменить, дополнить) и повторно представить документы.
8.5 Можно ли передать документы по договору, а не по акту?
Да, если передача осуществляется на основании договора хранения. Однако в любом случае в договоре должна быть включена ссылка на акт приема‑передачи, который подтверждает факт передачи.
Пример заполненного акта (в виде изображения)
Для удобства скачайте готовый шаблон в формате Word или Excel и внесите свои данные:
- Шаблон акта в Word
- Шаблон акта в Excel
Ошибки, которых следует избегать
- Отсутствие подписи руководителя – без утверждения руководителями акт считается недействительным.
- Неполная опись – пропуск страниц, отсутствие номеров дел.
- Неправильный бланк – использование неутверждённого формата приводит к возврату документов.
- Отсутствие печати – в большинстве архивов печать обязательна.
- Несоблюдение сроков – если архив не уведомил о дате приёма в течение 5 дней, организация имеет право запросить продление.
Акт приема‑передачи дел – ключевой документ, который обеспечивает законность и прозрачность процесса передачи архивных материалов в государственный (муниципальный) архив. Правильное оформление акта, соблюдение всех этапов и требований законодательства позволяют избежать задержек, штрафов и проблем при последующих проверках.
Помните: тщательная подготовка, полная опись и корректное подписание – залог успешной передачи ваших документов в архив;
Дата публикации: