Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Акт приема-передачи дел в архив предприятия — это первичный учетный документ, фиксирующий факт передачи документации из структурных подразделений (или от ответственных лиц) в архив организации для хранения. Грамотное оформление этого акта является обязательным условием соблюдения архивного законодательства, гарантирует сохранность документов и исключает риски при проверках контролирующих органов.

На единого унифицированного бланка (как это было в советское время, например, форма № 0504101 или 0510448 для основных средств) для внутреннего архива не существует. Организации имеют право самостоятельно разработать форму акта, утвердить её локальным нормативным актом (Политикой архивного дела, Инструкцией по подготовке и передаче дел) и использовать в своей работе.

Нормативно-правовая база

Оформление передачи дел регулируется следующими ключевыми документами:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 18, 22) — основные требования к формированию фондов и передаче документов.
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Требований к составу и параметрам архивных фондов.;.», регламентирует подготовку дел к сдаче.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Описи дел архивных фондов. Общие требования к составлению» — правила составления сдаточных описей.
Приказ Минкультуры России от № 2760 (утв. типовые перечни сроков хранения) — определение сроков хранения перед сдачей.
Локальные нормативные акты организации: Положение об архиве, Инструкция по подготовке и передаче дел, Утвержденная форма акта приема-передачи.

Виды актов приема-передачи

В зависимости от адресата хранения, выделяют два принципиально разных сценария:

Передача во внутренний архив организации

Самый частый сценарий. Документы передаются из текущего делопроизводства (структурных подразделений) в архив самой же организации.

Форма: Разрабатывается самостоятельно.
Главное приложение: Сдаточная опись (формируется по ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Подписанты: Руководитель организации (или уполномоченное лицо), начальник архива / архивист, лицо, передающее дела (секретарь, делопроизводитель, начальник отдела).

Передача в государственный (внешний) архив

Происходит при истечении сроков хранения (для вечного хранения), ликвидации или реорганизации юрлица.

Форма: Регламентируется Росархивом. Используется Приложение № 35 к Приказу Росархива № 236 (Акт приема-передачи архивных документов на государственное хранение) или Приложение № 20 (для передачи между архивами).
Особенность: Требуется экспертиза ценности и сроков хранения, составление описей в 3 экземплярах (для архива, для отдающей организации, для вышестоящего органа).

Сдаточная опись — неотъемлемая часть акта

Важно: Сам по себе Акт приема-передачи — это лишь оболочка. Юридическую значимость и содержание передачи несет Сдаточная опись. Акт лишь подтверждает факт передачи описи и дел, к ней приложенных.

Требования к сдаточной описи (ГОСТ Р 7.0.97-2016):

Составляется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй — у передавшего подразделения/ответственного лица).
Отдельные описи составляются на дела с разными сроками хранения (например, отдельно на 10 лет, отдельно на 50 лет, отдельно на вечное хранение).
То же правило действует для электронных документов: отдельные описи на разные сроки хранения и типы носителей.
В конце каждой описи обязательно указывают:
- Количество фактически принятых дел (цифрами и прописью).
- Номера отсутствующих дел (пропуски в нумерации).
- Дата приема-передачи.
- Подписи: лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела (с расшифровкой).

Структура и обязательные реквизиты Акта (для внутреннего архива)

При разработке собственной формы акта организация должна обеспечить наличие следующих реквизитов (согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 и общему делопроизводству):

Реквизит	Описание и рекомендации по заполнению
Наименование документа	«Акт приема-передачи дел в архив [Наименование организации]»
Дата составления	Дата фактической подписания акта (день, месяц прописью, год).
Место составления	Город/населенный пункт.
Основание	Ссылка на Приказ/Распоряжение директора о сдаче дел в архив, Инструкцию по подготовке дел, Год формирования дел (например, «Дела 2024 года»).
Стороны (Комиссия/Лица)	Передающая сторона: ФИО, должность лица, сдающего дела (секретарь, делопроизводитель, начальник отдела). Принимающая сторона: ФИО, должность архивиста/начальника архива.
Перечень передаваемых документов	Ссылка на приложение: «Сдаточная опись № [Номер] от [Дата] на [Количество] листах, в [Количество] экземплярах». Указывается общее количество дел по описи.
Состояние дел	Заметка о состоянии: «Дела прошиты, пронумерованы, заголовки проверены, соответствуют описи, повреждений нет» или перечень выявленных дефектов.
Ответственность	Фраза: «Ответственность за сохранность и правильное хранение переданных дел с момента подписания акта несет архив организации».
Количество экземпляров акта	Обычно 2 экз.: для архива и для передавшего подразделения.
Подписи	Подпись передавшего лица + расшифровка + дата. Подпись принимающего лица (архивиста) + расшифровка + дата. При необходимости, печать организации (если предусмотрено учетной политикой).

Алгоритм приема-передачи дел во внутренний архив

Процесс состоит из подготовительного этапа и факта передачи:

Этап 1: Подготовка дел (вготовка (Структурное подразделение / Секретарь)

Отбор дел с истекшим сроком исполнения/хранения в текущем делепроизводстве.
Проверка дел на полноту (наличие всех листов, приложений), правильность оформления (нумерация листов, шитье, заголовки).
Расстановка кодов хранения (сроков) согласно Утвержденному Перечню сроков хранения.
Составление Сдаточных описей (по ГОСТ Р 7.0.97-2016) в 2-х экземплярах. Раздельно по срокам хранения!

Этап 2: Проверка и приемка (Архивист / Архив)

Архивист сверяет физические дела с описями: номера дел, заголовки, количество листов, сроки хранения, состояние бумаги.
При расхождениях составляется Акт расхождений или вносится пометка в опись/акт о недостачах/дефектах.

Этап 3: Оформление Акта приема-передачи

Заполнение реквизитов акта (см. раздел 4).
Подписание акта двумя сторонами.
Один экземпляр акта + один экземпляр описи остаются в архиве.
Второй экземпляр акта + второй экземпляр описи передаются в структурное подразделение (копия для отчета перед руководством).

Этап 4: Размещение и учет

Размещение дел на стеллажах по адресу хранения (фонд, опись, дело, единица хранения).
Внесение данных в учетную систему архива (электронный каталог, картотеку).

Особенности передачи электронных документов

С переходом на электронное делопроизводство (СЭД, 1С, Диадок и др.) процесс имеет нюансы:

Форма акта: Может быть оформлена в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) обеих сторон. Бумажный дубликат не требуется, если принят регламент электронного документооборота.
Сдаточная опись электронных дел: Формируется выгрузкой реестра из СЭД/САЭД. Обязательные атрибуты: хэш-суммы файлов (для подтверждения неизменности), метаданные (автор, дата, тип документа), сроки хранения.
Носители: Если передача идет на внешних носителях (флешки, диски) — в акте указываются инвентарные номера носителей, их состояние, программное окружение для чтения.
Отдельные описи: Как и для бумаги, отдельные описи на разные сроки хранения (10, 50, 75, бессрочно).

Типичные ошибки и риски

Отсутствие сдаточной описи. Акт без описи не имеет юридической силы — непонятно, что именно передано.
Смешивание сроков хранения в одной описи. Ведет к невозможности своевременного уничтожения дел с малым сроком хранения без нарушения процедуры для дел с большим сроком.
Передача несформированных дел. Дела без шитья, нумерации листов, без заголовков или с несоответствующими заголовками.
Подписание акта не уполномоченными лицами. Архивист должен быть официально назначен приказом. Передающее лицо — закреплено за делопроизводством подразделения.
Игнорирование электронных документов. Передача только бумажных версий при наличии оригиналов в электронном виде (или наоборот) без фиксации связи между ними.
Утеря второго экземпляра описи/акта у передавшего подразделения. При проверке Росархива/прокуратуры подразделение не может подтвердить факт сдачи.

Пример структуры заполнения Акта (Шаблон для адаптации)

 АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ВЕКТОР»
 г. Москва «10» ноября 2026 г. Мы, нижеподписавшиеся:
 Начальник архива ООО «Вектор» — Иванова Анна Сергеевна (далее — «Принимающая сторона»),
 Ведущий специалист отдела кадров ООО «Вектор» — Петров Иван Иванович (далее — «Передающая сторона»),
действующие на основании Приказа Генерального директора от № 45-ОД «О сдаче дел 2024 года в архив организации»,
СОСТАВИЛИ НАСТОЯЩИЙ АКТ О ТОМ, ЧТО:
Передающая сторона передала, а Принимающая сторона приняла на хранение в архив ООО «Вектор» дела 2024 года формирования, перечень которых указан в приложении к настоящему Акту.
ПЕРЕЧЕНЬ ПРИЛОЖЕНИЙ:
 Сдаточная опись № 1 от на дела со сроком хранения 50 лет (личные дела работников) — 25 л., в 2 экз., 150 дел (сто пятьдесят дел). Номера отсутствующих дел: 12, 45, 89 (пропущены при формировании).
 Сдаточная опись № 2 от на дела со сроком хранения 5 лет (приказы по основной деятельности), 10 л., в 2 экз., 45 дел (сорок пять дел). Пропусков нет.
Состояние дел: прошиты, пронумерованы, заголовки проверены, соответствуют описям, повреждений нет.
 Ответственность за сохранность и правильное хранение переданных дел с момента подписания настоящего Акта несет архив ООО «Вектор».
Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу: один для архива, один для отдела кадров.
ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА: ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА:
 ________________ /Петров И.И./ ________________ /Иванова А.С./
 М.П. (при необходимости) М.П. (при необходимости) 

Хранение и учет актов

Срок хранения актов приема-передачи: Обычно устанавливается бессрочно или «75 лет» (как для описей фонда), так как они являются подтверждением формирования архивного фонда. Уточняйте в Перечне сроков хранения вашей организации (графа «Акты приема-передачи дел в архив»).
Учет: Акты нумеруются сквозной нумерацией за год (или отдельной серией) и регистрируются в Журнале регистрации актов приема-передачи дел (форма свободная).

Акт приема-передачи дел в архив предприятия — это не просто бюрократическая формальность, а ключевой документ, разграничивающий зоны ответственности между делопроизводителем и архивом. Главное правило: нет описи — нет акта. Инвестирование времени в разработку удобной формы акта, утверждение её в локальном акте и обучение сотрудников правилам составления сдаточных описей (особенно по разделению сроков хранения) сэкономит часы поисков при аудитах, судебных спорах или проверках Росархива.

Рекомендация: Скачайте типовые бланки (пустые и образцы заполнения) из открытых источников или справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант), адаптируйте их под структуру вашей организации (добавьте реквизиты УКЭП для электронных документов, колонку «QR-код/Штрих-код дела» для автоматизированного учета) и утвердите Приказом директора.