Акт приема‑передачи дел в архив – это официальный документ, фиксирующий факт передачи дел (бумажных или электронных) от структурного подразделения организации в архив для их дальнейшего постоянного или временного хранения. Данный акт является юридическим доказательством того, что документы находятся в архиве, и определяет их правовой статус.
Правовое основание
Оформление актов приема‑передачи дел регулируется рядом нормативных актов РФ:
- Приказ Минюста России от № 394 (ред. от , с изм. от ) – «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства».
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах» (от ).
- Приказ Минкультуры России от № 71553 – «Об утверждении форм актов приема‑передачи документов на государственное хранение» (Приложение 35).
- Внутренние регламенты организации (приказ руководителя, положения об архивном деле).
Эти документы определяют:
- Кому и в какие сроки необходимо передавать делопроизводственные документы;
- Какие сведения обязаны быть указаны в акте.
- Ответственность за правильность и полноту передачи.
Цели и задачи акта
- Фиксация факта передачи – подтверждает, что документы действительно переданы в архив.
- Определение состава передаваемых дел – в акте указываются номера описи, количество дел, их наименования и наличие отсутствующих экземпляров.
- Установление ответственности – подписи ответственных лиц (передающего и принимающего) фиксируют их обязательства.
- Упрощение последующего контроля – акт служит базой для проверок, аудитов и запросов из государственных органов.
Структура акта приема‑передачи
Стандартный акт состоит из следующих разделов (в соответствии с Приложением 35 к Приказу Минюста):
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка документа | Наименование организации‑передающей и организации‑принимающей, реквизиты (ИНН, КПП, адрес), гербовая печать. |
| Номер и дата акта | Уникальный номер (например, АП‑2026‑001) и дата составления. |
| Сведения о передаваемых делах |
|
| Подписи сторон | Подпись и расшифровка подписи лица, ответственного за передачу (например, руководитель отдела кадров) и лица, принимающего (главный архивариус). |
| Примечания | Особые условия, замечания по состоянию дел, указание на наличие электронных копий и т.п. |
Пошаговый алгоритм оформления акта
- Подготовка описи дел – составляется в соответствии с установленными формами (печатная или электронная). В описи указываются:
- Номер и дата описи;
- Перечень дел (наименование, регистрационный номер, срок хранения);
- Количественный и качественный статус (полные, частичные, повреждённые).
- Проверка наличия документов – ответственное лицо сверяет фактическое наличие дел с описью, фиксирует недостачи.
- Заполнение акта – в шаблон вносятся реквизиты обеих сторон, данные об описи и результаты проверки.
- Подписание акта – подписи ставятся в присутствии обеих сторон; при необходимости ставится печать.
- Регистрация акта в архиве – архив вносит акт в реестр приёма‑передачи, присваивает ему уникальный номер и сохраняет копию в архивных делах.
- Хранение оригинала – оригинал акта хранится в архиве, копия – в подразделении‑передающем (обычно в делопроизводстве).
Образец заполненного акта (Word/Excel)
Ниже приведён упрощённый пример, который можно адаптировать под конкретную организацию.
АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ № АП‑2026‑015 от г. Организация‑передающая: ООО «Пример», ИНН 7701234567, КПП 770101001, Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1. Организация‑принимающая (архив): Государственный архив г. Москвы, ИНН 7707654321, КПП 770101002, Адрес: 123456, г. Москва, ул. Архивная, д.10. Состав передаваемых дел: ‒ Наименование описи: «Опись дел бухгалтерского отдела за 2024‑2025 гг.» ‒ Номер описи: ОП‑2025‑07 ‒ Дата описи: г. ⎯ Общее количество дел в описи: 152 шт. ‒ Фактически передано дел: 150 (сто пятьдесят) шт. ⎯ Отсутствующие дела: № 45, № 78 (повреждены, переданы копии). Подписи сторон: _______________________/И.В. Петрова/ (Руководитель отдела кадров) Дата: г. _______________________/А.С. Смирнов/ (Главный архивариус) Дата: г. Примечания: ⎯ В архив переданы также электронные версии всех дел (файлы .pdf, .docx) в количестве 150 шт. ⎯ Отсутствующие дела переданы в виде копий, оригиналы утеряны. Гербовая печать организации‑передающей Гербовая печать архива
Особенности оформления электронных актов
- Для электронных документов используется Электронный архивный модуль (ЭАМ) – специализированное программное обеспечение, позволяющее формировать, подписывать и хранить акты в цифровом виде.
- Подписи оформляются с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), что обеспечивает юридическую силу документа.
- В системе обычно предусмотрена функция быстрого поиска акта по номеру или номеру описи (см. подсистема «Облачный архив», пункт 8.3.3).
- Электронный акт автоматически сохраняется в реестре и может быть выгружен в формате PDF/A‑2 для долгосрочного хранения.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли оформлять отдельный акт при передаче дел из подразделения в архив организации?
Согласно рекомендациям Profiz.ru, если в организации уже существует внутренний реестр и описи, отдельный акт может не требоваться. Однако в большинстве случаев рекомендуется оформить акт, чтобы иметь документальное подтверждение передачи.
Какие документы обязательны к передаче?
К передаче подлежат все документы, подлежащие постоянному или временному хранению согласно их сроку хранения, а также документы, требуемые законодательством (например, бухгалтерская, кадровая, налоговая документация).
Что делать, если в процессе передачи обнаружены повреждённые документы?
Необходимо:
- Зафиксировать их состояние в акте (в разделе «Примечания»).
- Сделать копии (при возможности) и приложить к акту.
- Согласовать с руководством дальнейшую судьбу оригиналов (восстановление, утилизация).
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи ответственного лица. – проверяйте, что подписи поставлены обеими сторонами и расшифрованы.
- Неполные данные описи. – перед подписанием убедитесь, что в описи указаны все номера дел и их статус.
- Неучёт электронных копий. – в акте обязательно указывайте количество и формат электронных версий.
- Отсутствие уникального номера акта. – используйте сквозную нумерацию, чтобы в дальнейшем легко находить документ.
- Неправильный срок хранения. – сверяйте сроки хранения с нормативными актами (ФЗ 125‑ФЗ, отраслевые регламенты).
Акт приема‑передачи дел в архив – это фундаментальный документ, обеспечивающий законность и прозрачность процесса архивирования. Его правильное оформление позволяет избежать юридических рисков, упростить контроль со стороны надзорных органов и гарантировать сохранность важнейших документов организации.
Следуя изложенному алгоритму, используя утверждённые формы (Приложение 35 к Приказу Минюста) и учитывая особенности электронного документооборота, вы сможете быстро и безошибочно оформить любой акт приема‑передачи дел.
Дата актуализации: