Акт приема‑передачи дел – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от организации‑сдатчика к архиву‑приёмщику․ Он подтверждает, что документы проверены, соответствуют требованиям законодательства и могут быть помещены в архивное хранение․

Правовое основание

Работа с архивными документами регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Основные правила работы архивов организаций (Приложение № 35 к этим правилам, утверждённое решением Коллегии Росархива от );
• Приказ Минкультуры РФ от № 526 (Приложение № 20) – образец бланка акта;
• Приказ Росархива от № … (утверждён перечень документов и сроки их хранения)․

Когда требуется акт?

Акт составляется в следующих ситуациях:

1. Передача документов в государственный, муниципальный или частный архив после заключения договора;
2. Сдача дел в собственный архив организации (внутренний архив);
3. Ликвидация, реорганизация или изменение формы собственности предприятия;
4. Истечение сроков обязательного хранения (например, бухгалтерские, кадровые документы)․

Составные части акта

Бланк акта имеет фиксированную структуру, однако организации могут адаптировать его под свои нужды, сохраняя обязательные реквизиты․

Порядок подготовки и подписания акта

Подготовительный этап

• Заключить договор с архивом (в случае стороннего архива);
• Сформировать опись документов в трёх экземплярах (для организации‑сдатчика, архива и для хранения);
• Подготовить сопроводительные документы:
  • Историческая справка о компании (при первом обращении в архив);
  • Письмо‑запрос руководителю архива с указанием количества дел и их последних дат;
  • Справка о неполной сохранности (если есть повреждённые или утерянные листы)․

Проверка и экспертиза

Сотрудники архива проводят:

1. Визуальный осмотр и проверку соответствия описи фактическому наличию;
2. Экспертизу научно‑практической ценности (определение архивного значения);
3. Корректировку описи при обнаружении расхождений․

Подписание акта

Подписание происходит в присутствии представителей обеих сторон․ После подписания акт считается юридически значимым, а переданные документы официально находятся в архиве․

Пример заполненного акта (упрощённый)

Акт приема‑передачи дел № АП‑015/2026
Сдающая организация: ООО «ТехноИнвест», ИНН 7701234567, ОГРН 1127701234567․
Принимающий архив: Государственный архив г․ Москвы, ул․ Пушкина, д․ 10․
Причина передачи: Истек срок обязательного хранения бухгалтерской документации за 2015‑2020 гг․
Наименование фонда: Фонд № 12 «Бухгалтерская документация 2015‑2020»․
Период охвата: 2015‑2020 гг․
Опись документов (в 3‑х экземплярах):
 ⎯ № описи: ОП‑2026‑07‑001 от г․
 ⎯ Кол‑во единиц хранения: 156 (сто пятьдесят шесть) коробок․
 ⎼ Примечание: В 2‑х коробках обнаружены повреждённые листы (см․ справка № 2)․
Количество принятых на хранение: сто пятьдесят шесть (156) единиц․
Номер фонда в архиве: 2026‑12‑001․
Подписи сторон:
 _______________________/Иванов И․И․, директор ООО «ТехноИнвест» 
 _______________________/Петров П․П․, заведующий архивом г․ Москвы 

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли подписывать акт в присутствии нотариуса?

Нет․ Подписи сторон в акте считаются достаточными, если они заверены печатями организаций (по необходимости) и акт хранится в архиве согласно установленным правилам․

Можно ли передать документы без описи?

Опись обязательна․ Без неё архив не может принять документы, так как опись служит доказательством наличия и состояния передаваемых единиц․

Как оформить передачу части фонда?

В акте указывается количество передаваемых единиц, а в описи отмечается, какие именно документы входят в текущую передачу․ При последующих передачах оформляются отдельные акты․

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие даты и места составления акта;
• Неполные сведения о наименовании фонда и периоде охвата;
• Неуказание количества единиц прописью (требуется для юридической точности);
• Отсутствие подписи ответственного лица архива;
• Неоформленная или неполная опись (меньше трёх экземпляров)․

Акт приема‑передачи дел – ключевой документ, который фиксирует законность и порядок передачи архивных материалов․ Его правильное оформление гарантирует:

• Соответствие требованиям ФЗ № 125‑ФЗ;
• Защиту интересов обеих сторон (сдатчика и архива);
• Упрощение последующего доступа к документам и их учёта․

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете быстро и без ошибок оформить акт, а также успешно пройти все этапы передачи дел в архив․

Дата актуализации: 12 июля 2026 г․