Акт приёма‑передачи договоров в архив – это официально оформленный документ, фиксирующий факт передачи оригиналов (или копий) договоров от одной организации (или лица) к архивному подразделению и их последующее размещение в архиве. Данный акт является обязательным элементом документооборота в государственных, муниципальных и коммерческих организациях, где требуется соблюдение требований архивного законодательства.

Содержание статьи

1. Что такое акт приёма‑передачи договоров в архив
2. Нормативно‑правовая база
3. Цели и задачи документа
4. Когда обязателен акт
5. Структура и обязательные реквизиты
6. Образец акта
7. Порядок оформления и передачи
8. Требования к хранению в архиве
9. Электронный вариант акта
10. Типичные ошибки при оформлении
11. Часто задаваемые вопросы

---

Что такое акт приёма‑передачи договоров в архив

Акт приёма‑передачи – это письменный документ, подтверждающий:

• Факт передачи оригиналов (или заверенных копий) договоров от передающей стороны к архиву;
• Состояние передаваемых документов (полнота, целостность, наличие подписей, печатей);
• Условия и сроки их размещения в архиве.

Документ подписывается представителями обеих сторон и хранится в архиве вместе с переданными договорами.

Нормативно‑правовая база

Ключевые нормативные акты, регулирующие оформление акта приёма‑передачи договоров в архив:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивных документах» от г.;
• Приказ Минкультуры России № 40 от г. «Об утверждении Положения о порядке формирования, учета и хранения архивных документов»;
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления» (для электронных документов);
• Трудовой кодекс РФ и локальные нормативные акты организации, регламентирующие документооборот.

Цели и задачи акта

Основные цели оформления акта:

1. Юридическое подтверждение факта передачи договоров в архив;
2. Обеспечение контроля за сохранностью и целостностью архивных материалов;
3. Снижение риска утраты или искажения информации;
4. Упрощение последующего доступа к документам (поиск, выдача, проверка подлинности);
5. Соблюдение требований контролирующих органов (ФНС, Роскомнадзор, прокуратура).

Когда обязателен акт

Акт приёма‑передачи договоров в архив обязателен в следующих случаях:

• При закрытии или реорганизации подразделения, где хранились оригиналы договоров;
• При передаче договоров в государственный архив (например, архив организации, региональный архив);
• При переходе на электронный документооборот и необходимости зафиксировать момент оцифровки оригиналов;
• При передаче прав собственности на архивные фонды (например, в случае продажи компании);
• В рамках аудиторских проверок, когда требуется доказать, что документы находятся в надлежащем месте.

Структура и обязательные реквизиты

Официальный акт состоит из следующих разделов:

Раздел	Содержание
Шапка документа	Наименование организации, реквизиты (ИНН, КПП), дата составления, номер акта.
Стороны	Полные наименования, юридические адреса, ФИО ответственных лиц, их должности.
Предмет передачи	Перечень договоров (номер, дата, контрагент, тема договора), количество листов, наличие подписей.
Состояние документов	Указание на целостность, отсутствие повреждений, наличие печатей, подписи.
Условия передачи	Дата и время передачи, место (офис, склад, архив), способ (лично, курьером).
Подписи сторон	Подписи и печати представителя передающей стороны и представителя архивного подразделения.
Приложения	Список переданных документов (приложение‑1), акт приемки‑передачи оригиналов (при необходимости).

Образец акта приёма‑передачи договоров в архив

АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОГОВОРОВ В АРХИВ
№ 07/2026 от г.

Город ____________ "___" ___________ 2026 г.

Стороны
Передающая сторона – ООО «ТехИнвест», ИНН 7701234567, КПП 770101001,
 юридический адрес: 119049, г. Москва, ул. Тверская, д. 7,
 в лице директора Петрова Ивана Сергеевича, действующего на основании Устава.

Принимающая сторона – Архивное подразделение ООО «ТехИнвест», 
 юридический адрес: 119049, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, офис 12,
 в лице главного архивариуса Сидоровой Марии Владимировны, действующей на основании приказа № 12 от г.

Предмет передачи
Передаются оригиналы договоров, заключенных в период с по г., перечисленные в Приложении‑1 к настоящему акту.

Состояние передаваемых документов
Все договоры находятся в оригинальном виде, подписаны сторонами, имеют печати организаций, не имеют повреждений, отсутствуют следы несанкционированных изменений.

Условия передачи
Дата передачи: "10" июля 2026 г.; время – 14:30.
Место передачи: офис ООО «ТехИнвест», помещение 12, архивный шкаф № 3.
Способ передачи: личная передача представителем передающей стороны представителю архивного подразделения.

Подписи сторон

_____________________/Петров И.С. _____________________/Сидорова М.В.
(директор) (главный архивариус)

Приложения
Приложение‑1 – Список переданных договоров (№, дата, контрагент, тема).

Подтверждаю получение оригиналов:
_____________________/Сидорова М.В.
(главный архивариус)

Порядок оформления и передачи

Последовательность действий выглядит следующим образом:

1. Подготовка перечня договоров. Сотрудник, ответственный за документооборот, формирует реестр (приложение‑1) с указанием номеров, дат, контрагентов и тематики.
2. Проверка состояния. Архивариус осматривает каждый документ, фиксирует наличие подписей, печатей и отсутствие повреждений.
3. Составление акта. На основе шаблона заполняются реквизиты, вносятся замечания (если есть).
4. Подписание. Оба представителя подписывают акт, ставят печати (при наличии).
5. Передача документов. Оригиналы передаются в архив (лично, курьером, транспортом).
6. Регистрация в архиве. Архивный специалист вносит запись в журнал учёта архивных документов, присваивает каждому договору архивный номер.
7. Хранение. Документы размещаются в соответствии с нормативами (температура, влажность, защита от света).
8. Обеспечение доступа. При необходимости выдачи копий или оригиналов оформляется акт выдачи, ссылка на исходный акт приёма‑передачи.

Требования к хранению в архиве

Для обеспечения долговременного сохранения договоров необходимо соблюдать:

• Температурный режим 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %;
• Хранение в папках из безкислотной бумаги или в архивных коробах;
• Защиту от прямого солнечного света и ультрафиолетового излучения;
• Регулярный контроль состояния (не реже одного раза в полгода);
• Ограничение доступа – только уполномоченным лицам с ведением журнала выдач.

Электронный вариант акта

С 2024 года в России активно внедряеться электронный документооборот. Электронный акт приёма‑передачи может быть оформлен в виде PDF‑файла с цифровой подписью обеих сторон. При этом необходимо:

1. Убедиться, что обе организации используют сертифицированные средства электронной подписи (КЭП);
2. Сохранить оригинал в формате PDF/A‑2 (архивный стандарт);
3. Зарегистрировать электронный документ в системе электронного архива (например, «Электронный архив ФНС»);
4. Обеспечить резервное копирование в двух независимых местах (облачное хранилище + локальный сервер).

Электронный акт имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, при условии соблюдения требований к КЭП и формату.

Типичные ошибки при оформлении

• Отсутствие подписи одной из сторон. Документ считается недействительным.
• Неполный перечень передаваемых договоров. Может привести к претензиям в случае аудита.
• Неуказание состояния документов. При последующей потере будет сложно доказать, что документ был передан в исправном виде.
• Отсутствие печати (если она требуется по локальному регламенту).
• Нарушение сроков передачи. По закону архивные документы должны быть переданы в течение 30 дней после их завершения (см. п. 5 ст. 7 ФЗ «Об архивных документах»).
• Хранение оригиналов в непредназначенных для архива помещениях. Это может стать основанием для признания их недействительными в суде.

Часто задаваемые вопросы

Как быстро найти переданный договор в архиве?

После регистрации в журнале учёта каждому документу присваивается архивный номер. По этому номеру можно выполнить поиск в электронном каталоге архива (если он внедрён) или в бумажном реестре.

Можно ли передать договоры в архив без оригиналов?

По закону оригиналы обязательны, если иное не предусмотрено договором или нормативным актом (например, при передаче только копий с отметкой «копия оригинала»). В случае отсутствия оригиналов требуется оформить акт о невозможности передачи оригиналов и приложить к нему объяснительные записки.

Какие сроки хранения договоров в архиве?

Сроки зависят от категории документа:

• Договоры, связанные с финансовой отчётностью – 5 лет;
• Договоры, имеющие юридическую силу (например, аренда недвижимости) – 10 лет после окончания действия;
• Договоры, относящиеся к исторически значимым событиям – бессрочно.

Можно ли использовать электронный акт вместо бумажного, если у организации нет собственного архивного подразделения?

Да. В таком случае договор может быть передан в государственный архив в электронном виде. Необходимо заключить договор с архивом‑оператором, который обеспечит хранение и доступ к документу в соответствии с требованиями ФЗ.

Что делать, если в акте указана ошибка (например, неверный номер договора)?

Оформляется акт исправления, в котором указываются правильные данные, подписи обеих сторон и ссылка на первоначальный акт. Оригинальный акт помечается как «с ошибкой, заменён актом исправления».

---

Акт приёма‑передачи договоров в архив – ключевой документ, который гарантирует законность и сохранность договорных отношений в долгосрочной перспективе. Правильное оформление, соблюдение нормативных требований и внимательное отношение к деталям позволяют избежать юридических рисков, упростить контроль со стороны проверяющих органов и обеспечить надёжный доступ к информации в будущем.

Помните: чётко заполненный акт – это ваш первый шаг к надёжному архивированию и защите интересов вашей организации.