Акт приема‑передачи документов – это официальный документ, фиксирующий факт передачи определённого пакета документов от одной стороны (передающей) к другой (принимающей) для их дальнейшего хранения в архиве организации. Данный акт является юридически значимым доказательством того, что документы находятся в надёжных руках, а их сохранность и доступность гарантированы в соответствии с действующим законодательством.

Правовое основание

Оформление акта приема‑передачи документов регулируется несколькими нормативными актами:

• Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от г.;
• Приказ Минкультуры России от № 429 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства и архивного дела»;
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Общие требования к оформлению документов»;
• Внутренние нормативные акты организации (положения об архивировании, инструкции по делопроизводству).

Согласно пункту 2 статьи 4 закона № 129‑ФЗ, передача документов в архив считается завершённой только после подписания акта приема‑передачи.

Цели и задачи акта

1. Подтверждение факта передачи – фиксирует дату, время и стороны сделки.
2. Определение состава передаваемых документов – перечень, количество, наименования, регистрационные номера.
3. Установление состояния документов – указание на наличие повреждений, дефектов, комплектность.
4. Определение ответственности – кто отвечает за сохранность и доступность документов после передачи.
5. Создание правовой базы для последующего использования – упрощает запросы, выдачу и возврат документов.

Состав и структура акта

Стандартный акт состоит из следующих разделов (можно адаптировать под форму ф. 0504101 или ф. 0510448, если это предусмотрено внутренними регламентами):

Пошаговая процедура оформления

1. Подготовка перечня документов.
   Сотрудник, отвечающий за передачу, формирует реестр (можно в виде Excel‑таблицы) с указанием всех параметров.
2. Проверка состояния.
   На месте проводится визуальная инспекция: отсутствие пятен, разрывов, потери страниц.
3. Согласование условий;
   С обеих сторон обсуждаются сроки хранения, порядок доступа и требования к конфиденциальности.
4. Заполнение акта.
   Заполняется шаблон акта (см. ниже) в двух экземплярах – один остаётся у передающей стороны, второй – у архивного подразделения.
5. Подписание акта.
   Подписывают ответственные лица обеих сторон. При необходимости ставятся печати.
6. Передача документов.
   Документы физически передаются в архив (в коробках, папках, на электронных носителях). При передаче фиксируется факт получения подписью архивариуса.
7. Регистрация в системе учета.
   Архивный отдел вносит запись в реестр архивных документов, указывая номер акта, дату и место хранения.

Пример шаблона акта (форма 0504101)

Ниже представлен упрощённый шаблон, который можно адаптировать под конкретные нужды организации.

ООО "Пример"
ИНН 1234567890, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667
Адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. 1

Акт приема‑передачи документов
на хранение в архив организации

Дата составления: г.

Стороны акта
 1.1. Передающая сторона: ООО "Пример", в лице директора Иванова И.И.
 1.2. Принимающая сторона: Архивный отдел ООО "Пример", в лице архивариуса Петрова П.П.
Предмет передачи
 Перечень документов (приложение №1):
 № | Наименование документа | Рег. № | Кол-во листов | Период
 ---------------------------------------------------------------
 1 | Договоры поставки | 2023/001 | 150 | 2022‑2023
 2 | Финансовая отчётность | 2023/045 | 200 | 2022‑2023
 ...

Состояние документов
 ─ Все документы находятся в полном комплекте, без видимых повреждений.
 ⎯ Оригиналы хранятся в папках № А‑01‑2026, копии – в электронном виде (CD‑ROM).

Условия хранения
 ⎯ Срок хранения: 5 (пять) лет с даты подписания акта.
 ─ Доступ к документам предоставляется по заявке руководителя подразделения.
 ⎯ Хранение в архивном помещении с температурой +18 °C, относительной влажностью 45 %.

Ответственность сторон
 ⎯ Передающая сторона гарантирует достоверность передаваемых документов.
 ⎯ Принимающая сторона обязуется обеспечить их сохранность и конфиденциальность.

Подписи сторон
 _______________________/И.И. Иванов (директор)
 _______________________/П.П. Петров (архивариус)

Приложение №1 – Реестр передаваемых документов

Часто встречающиеся ошибки и как их избежать

• Отсутствие полного реестра – всегда проверяйте, что каждый документ внесён в приложение к акту.
• Неуказание состояния документов – фиксируйте любые дефекты, иначе архив может отказать в приёме.
• Неправильный срок хранения – срок должен соответствовать нормативным требованиям (например, 5 лет для бухгалтерской документации).
• Отсутствие подписи ответственного лица – без подписи акт не имеет юридической силы.
• Неучёт электронных носителей – если передаются файлы, указывайте тип носителя, формат и контрольные суммы (MD5, SHA‑256).

Лучшие практики

1. Вести электронный журнал актов – упрощает поиск и контроль.
2. Проводить двойную проверку реестра: один раз сотрудником, передающим документы, и второй раз – архивариусом.
3. Использовать штрих‑коды или QR‑коды на коробках/папках для быстрой идентификации.
4. Регулярно проводить инвентаризацию архивных фондов (не реже одного раза в год).
5. Обучать персонал правилам обращения с документами и требованиям к их хранению.

Акт приема‑передачи документов на хранение в архив организации – это фундаментальный документ, который обеспечивает юридическую защиту как передающей, так и принимающей стороны. Правильное оформление акта, соблюдение нормативных требований и внедрение лучших практик позволяют избежать споров, потери информации и штрафных санкций;

Помните: без подписанного акта передача документов в архив считается недействительной, а любые претензии к их сохранности могут быть отклонены.

Дата актуализации статьи: