В процессе деятельности любой организации накапливается огромное количество бумаг, исполненных документов и дел. Когда исчезает потребность в их текущем хранении, возникает необходимость перевода их на архивное хранение. Для юридического закрепления этого факта используется акт приема-передачи документов на хранение в архив. Этот документ удостоверяет переход документации от одного лица (или структурного подразделения) к другому (архиву организации или государственному архиву).

Что такое акт приема-передачи документов?

По своей сущности акт представляет собой протокол, в котором фиксируется конкретный факт — в данном случае факт передачи дел в архив. Акт не является самостоятельным документом: ему всегда предшествует опись, по которой производится экспертиза ценности документов. Архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и подписания акта приема-передачи.

Акт может составляться в следующих случаях:

• Передача дел из структурного подразделения в архив организации.
• Передача дел на постоянное хранение в государственный архив.
• Кадровая передача дел (например, при смене лица, ответственного за воинский учет).
• Реорганизация или ликвидация предприятия.

Нормативная база и формы акта

Форма акта зависит от того, куда именно передаются документы. Если компания сдает документы в собственный архив, бумаги сдают с описью и подписывают внутренний акт. Если же документы передаются в государственный архив, необходимо использовать строго установленные формы:

• Приказ Росархива № 75 от года (регулирует передачу документов и дел в Федеральном архивном агентстве).
• Приказ Росархива № 77 (утверждает бланк акта приема-передачи документов на постоянное хранение в госархив).

Оформить акт приема-передачи дел в архив организации потребуется, когда исполненные документы утратили оперативную ценность и подлежат архивному хранению. Правила приема-передачи можно закрепить внутренним локальным нормативным актом предприятия.

Структура и обязательные реквизиты акта

Несмотря на то, что формы могут отличаться, акт должен быть оформлен в соответствии со стандартными требованиями делопроизводства. Обязательные реквизиты включают:

1. Шапка документа: утверждение акта руководителем организации и директором государственного архива (с указанием должностей, подписей, расшифровок и дат, а также гербовой печатью).
2. Наименование документа и дата составления.
3. Справочный аппарат (опись): в нем следует отобразить информацию о документах, подлежащих приему-передаче — название и номер описи, количество экземпляров описи, количество принятых государственным архивом дел и страховых копий.
4. Подписи сторон: отдельные блоки для лиц, производивших передачу, и лиц, производивших прием (Должность / Подпись / Расшифровка).

Особенности работы с описями

Важно помнить, что описи составляются отдельно на дела с разными сроками хранения. Например, третья опись составляется на дела с меньшими сроками хранения, но тоже передаваемые в архив. То же самое касается и электронных документов: на них составляются отдельные описи.

Выявление недостатков при передаче

В случае, если в ходе приема-передачи документов в них были выявлены некоторые особенности (например, физическая порча бумаг, нехватка листов, нарушение прошивки), их следует зафиксировать. Для этого может составляться Акт устранения недостатков или дефектный акт. В справочном аппарате к акту обязательно делается отметка о выявленных дефектах.

Пример заполнения передаточного блока

В стандартной форме акта блок передачи выглядит следующим образом:

Передачу произвели:

Прием произвели:

Частные случаи актов передачи

Акт приема-передачи, универсальный документ. В делопроизводстве встречаются различные его виды:

• Акт приема-передачи дел по воинскому учету — сопровождается расписками в приеме от граждан документов воинского учета и списком граждан, пребывающих в запасе.
• Акт приема-передачи денежных средств — фиксирует факт перехода финансов во избежание спорных ситуаций.
• Передаточный акт при реорганизации (в форме слияния, присоединения и т.д.) — включает опись всех активов и обязательств.
• Акт приема-передачи помещения — фиксирует состояние объекта, дату передачи, ключи, показания счетчиков и имеющиеся недостатки.

Акт приема-передачи документов на хранение в архив, важнейший юридический документ, подтверждающий, что архив принял дела, а передающая сторона более не несет за них ответственность. Подписывать акт нужно сразу после фактической приемки. Для удобства вы можете скачать пустой бланк акта приема-передачи дел на архивное хранение (.doc) или заполненный образец в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, ГАРАНТ) или на профильных ресурсах (например, СудАкт или Ассистентус). Скачайте пример акта в Word, вставьте в него свои данные — это очень удобно и гарантирует соблюдение актуальных стандартов 2026 года.