Передача документов на постоянное хранение в архив — это ответственный этап документооборота‚ который строго регламентирован законодательством РФ. Ключевым документом‚ фиксирующим переход прав и ответственности за сохранность дел‚ является Акт приема-передачи документов на постоянное хранение. В данной статье мы подробно разберем правовую основу‚ порядок подготовки‚ обязательные реквизиты и нюансы заполнения этого документа на 2025–2026 годы.

Правовая основа и нормативная база

Деятельность по передаче документов в государственные архивы регулируется следующими основными нормативными правовыми актами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18‚ 22).
• Приказ Минкультуры РФ от № 526 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…» (далее — Правила № 526). В частности‚ Приложение 35 к данному Приказу утверждает типовую форму Акта приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив.
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Термины и определения».
• Региональные законы об архивном деле (для передачи в архивы субъектов РФ и муниципальные архивы).

Какие документы подлежат передаче на постоянное хранение

Не все документы организации идут в архив навсегда. Согласно законодательству‚ на постоянное хранение (срок хранения «Постоянный» или «До ликвидации организации») передаются документы архивных категорий:

• Уставные и учредительные документы (уставы‚ свидетельства о регистрации‚ лицензии).
• Годовые отчеты (бухгалтерские‚ статистические).
• Документы по кадрам: личные дела работников‚ листы учета рабочего времени‚ заказ о зачислении/увольнении (для организаций‚ ликвидированных до 2003 г. — в госархив; после — часто хранятся в специализированных организациях или самим работодателем до передачи в госархив).
• Паспорта сделок‚ протоколы собраний учредителей/акционеров‚ решения совета директоров.
• Научно-техническая документация‚ подлежащая передаче по перечням‚ утвержденным ЭПК (Экспертно-проверочной комиссией).
• Историческая справка к фонду (в 2-х экземплярах).

Важно: Передача оформляется только после проведения экспертизы ценности документов и составления описей (перечень делаов)‚ согласованных ЭПК архивного учреждения.

Подготовительные этапы перед составлением Акта

Составление Акта — это финальная стадия длительного процесса. Перед подписанием необходимо выполнить:

1. Формирование дел: Сборка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
2. Экспертиза ценности: Проведение экспертизы документов по срокам хранения (внутренняя комиссия организации‚ затем ЭПК госархива).
3. Составление описей: Описи на дела постоянного хранения составляются в трех экземплярах (один остается в архиве‚ один в организации-отправителе‚ один — при необходимости в вышестоящей организации или для ЭПК). Описи должны быть прошиты‚ пронумерованы‚ подписаны ответственными лицами и заверены печатью (если имеется).
4. Историческая справка: Подготовка исторической справки к фонду в двух экземплярах.
5. График передачи: Составление и утверждение руководителем графика передачи дел в архив.
6. Договор (при необходимости): Если передача идет в негосударственный архив или по договору хранения‚ заключается договор. В госархив передача осуществляется на основании закона‚ договор не требуется‚ но Акт обязателен.

Структура и обязательные реквизиты Акта

Согласно Приложению № 35 к Приказу Минкультуры РФ № 526‚ Акт составляется в двух экземплярах (один — в государственном архиве‚ второй — в организации‚ передающей документы — ОИК).

Обязательные реквизиты документа:

• Наименование документа: «АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ».
• Дата составления (число‚ месяц‚ год словами и цифрами).
• Место составления (населенный пункт).
• Стороны (Субъекты):
  • Заказчик (Передающая сторона): Полное наименование юридического лица‚ должность‚ Ф.И.О. уполномоченного представителя‚ основание полномочий (Устав‚ Доверенность‚ Приказ).
  • Исполнитель (Принимающая сторона, Архив): Полное наименование архива‚ должность‚ Ф.И.О. уполномоченного представителя архива‚ основание полномочий.
• Основание передачи: Ссылка на договор №… от… (если есть)‚ на Закон‚ на решение ЭПК‚ на график передачи.
• Перечень передаваемых документов (Табличная часть):
  • Порядковый номер.
  • Индекс дела (шифр фонда‚ описи‚ дела).
  • Заголовок дела (точно по описи).
  • Даты документов в деле (начальная — конечная).
  • Количество листов в деле.
  • Срок хранения (Постоянный / До ликвидации организации).
  • Примечания (состояние дел‚ особенности).
• Приложения к Акту: Перечень приложений (Описи в N экземплярах‚ Историческая справка в 2 экз.‚ График передачи и др.).
• Подписи сторон: Подписи уполномоченных представителей Заказчика и Исполнителя с расшифровкой (Ф.И.О.) и датой. Печати сторон (если стороны используют печати).
• Отметка об акцепте: Фраза: «Документы приняты в установленном порядке‚ претензий по комплектности и оформлению нет» (или с указанием замечаний).

Порядок подписания и передачи (Алгоритм)

1. Представитель организации-отправителя привозит дела в архив вместе с описями (3 экз.) и исторической справкой (2 экз.).
2. Архивист-приемщик проверяет комплектность дел по описям (пересчет листов‚ сверка заголовков‚ проверка состояния бумаги‚ скрепок‚ отсутствия посторонних предметов).
3. При отсутствии замечаний: Акт составляется в 2-х экземплярах‚ подписывается представителем архива (Исполнителя) и представителем организации (Заказчика).
4. Один экземпляр Акта с приложенной описью (1 экз.) и исторической справкой (1 экз.) остается в архиве.
5. Второй экземпляр Акта с описью (1 экз.) и исторической справкой (1 экз.) возвращается в организацию-отправитель.
6. Третий экземпляр описи (если предусмотрен) остается в организации или передается в вышестоящий орган.

Особенности передачи электронных документов

С развитием электронного документооборота (СЭД‚ Диадок‚ СБИС и др.) и требований ФЗ-125‚ передача электронных архивных документов также оформляется Актом. Особенности:

• Акт может быть оформлен в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) обеих сторон.
• В акте указываются реквизиты электронных архивов (хеш-суммы‚ форматы файлов‚ носители или ссылки на облачное хранилище).
• Применяется форма Акта‚ утвержденная Приказом Минкультуры № 526 (Приложение 35)‚ с адаптацией под электронный вид (добавление колонок «Формат»‚ «Хеш-сумма»‚ «Носитель»).
• Сдаточная опись для электронных документов играет роль приложения к Акту.

Типичные ошибки при заполнении Акта

• Несоответствие заголовков дел в Акте и в Описи. Заголовки должны быть идентичны символ в символ.
• Отсутствие дат документов в деле (графа «Даты» пуста или написано «2023 год» вместо « — »).
• Неверное указание срока хранения (например‚ «75 лет» вместо «Постоянный» для уставных документов).
• Подписание Акта лицом‚ не уполномоченным на это (нет приказа о назначении ответственного за передачу‚ нет доверенности).
• Составление Акта в одном экземпляре. Обязательно 2 экз. для госархива.
• Отсутствие печаток (если организации используют печати‚ их отсутствие может быть основанием для отказа архива в приеме).

Ответственность сторон

• Организация-передающая: Несет ответственность за достоверность сведений в описях‚ комплектность и физическое состояние дел до момента подписания Акта. За несвоевременную передачу — административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ, штрафы на должностных лиц до 5000 руб.‚ на юрлиц — до 50 000 руб.).
• Архив (Принимающая сторона): Несет ответственность за сохранность‚ учет и предоставление документов с момента подписания Акта. Отказ в приеме документов‚ подлежащих обязательной передаче‚ недопустим (кроме случаев несоответствия оформления требованиям).

Хранение Акта в организации

Второй экземпляр Акта (организационный) хранится в организации-отправителе:

• В делах по архивному делу (номенклатура: «Акты приема-передачи документов в архив»).
• Срок хранения, Постоянный (как документ‚ подтверждающий факт передачи архивного фонда).
• В случае ликвидации организации Акт передается в архив вместе с последними делами или хранится у правопреемника.

Примерный алгоритм действий «Под ключ» (Чек-лист)

1. [ ] Проведена экспертиза документов‚ утверждены сроки хранения.
2. [ ] Дела сформированы‚ прошиты‚ пронумерованы‚ заголовки проверены.
3. [ ] Составлены Описи (3 экз.) и Историческая справка (2 экз.).
4. [ ] Описи согласованы ЭПК архива‚ утверждены руководителем организации.
5. [ ] Подготовлен График передачи‚ подписан руководителем.
6. [ ] Издан Приказ/Распоряжение о назначении уполномоченного представителя для передачи.
7. [ ] Оформлены Доверенности (если передает не руководитель).
8. [ ] Проведена предварительная сверка дел с архивистом (по фото/сканам или выездом).
9. [ ] Дела доставлены в архив (спецтранспорт/курьерская служба с актами приема-передачи груза).
10. [ ] Проведена приемо-сдаточная работа архивистом на месте.
11. [ ] Подписан Акт приема-передачи в 2-х экземплярах.
12. [ ] Получен экземпляр Акта с отметкой архива «Принято».
13. [ ] Экземпляр Акта с описью зачислен в дело организации и передан на хранение в свой архив/СЭД.

Акт приема-передачи документов на постоянное хранение — это не просто формальность‚ а единственный юридический документ‚ фиксирующий момент перехода архивного фонда в ведение профессионального архивного учреждения. Грамотное оформление Акта по форме Приложения 35 к Приказу Минкультуры РФ № 526‚ строгое соблюдение процедуры экспертизы и составления описей гарантируют организацию защиту от штрафов‚ претензий проверяющих органов и потери ценных документов. Рекомендуется заранее согласовать с принимающим архивом все нюансы оформления (наличие печатей‚ формат электронного обмена‚ требования к упаковке)‚ чтобы процесс прошел быстро и без замечаний.

Статья подготовлена на основании действующего на года законодательства (ФЗ-125‚ Приказ Минкультуры № 526‚ ГОСТ Р 7.0.100-2018) и судебной практики. Перед применением рекомендуется проверить актуальность нормативных актов.