Передача дел в государственный архив – обязательный этап в жизненном цикле деловой документации организации. Правильное оформление акта приема‑передачи и сопутствующей сдаточной описи гарантирует законность хранения, упрощает контроль со стороны Росархива и защищает интересы обеих сторон.

Правовое регулирование

1.1 Основные нормативные акты

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (от № 125‑ФЗ);
• Приказ Росархива № 77 от  г. «Об утверждении формы акта приема‑передачи документов на архивное хранение»;
• Перечень архивных категорий дел (Перечень‑19, утверждённый приказом Росархива от );
• Требования к срокам хранения (ст. 44 Перечня‑19) – срок хранения акта приема‑передачи составляет 15 лет.

1.2 Что регулирует акт?

Акт фиксирует:

1. Наименование и реквизиты передающей организации;
2. Наименование и реквизиты государственного архива‑приёмщика;
3. Список передаваемых дел (бумажных и/или электронных);
4. Условия передачи (сроки, способ доставки, наличие страховых копий);
5. Подписи и печати сторон.

Категории передаваемых документов

В государственный архив передаются только документы, отнесённые к архивным категориям. К ним относятся:

• Документы постоянного хранения – сохраняются до ликвидации организации (например, уставные документы, лицензии, решения органов управления).
• Личные дела работников – согласно Перечню‑19 находятся на постоянном хранении.
• Документы временного хранения более 10 лет (исторически ценные, научные, технические отчёты).
• Документы, подлежащие передаче в связи с ликвидацией, реорганизацией, изменением формы собственности.

Алгоритм передачи документов в государственный архив

1. Подготовка перечня дел (сдаточная опись).
   Опись должна быть согласована с архивной экспертизой.
2. Экспертиза документов – архивная комиссия проверяет соответствие дел архивным категориям и их состояние.
3. Согласование сроков и условий передачи – оформляется договор (если требуется) и согласуется дата передачи.
4. Подготовка акта приема‑передачи – заполняется шаблон, подписывается обеими сторонами.
5. Физическая (или электронная) передача дел – в упакованных томах, с указанием штрих‑кодов/инвентарных номеров.
6. Регистрация в архиве – архив вносит запись в реестр, выдает копию акта и описи.
7. Хранение и контроль – архив обеспечивает сохранность в соответствии с установленными сроками.

Сдаточная опись (инвентаризация) – как заполнять

Сдаточная опись является неотъемлемой частью акта. В ней указываются все передаваемые документы, их количество, физическое состояние и архивный номер.

№ п/п	Наименование документа (дела)	Архивный номер (если уже присвоен)	Кол-во листов / томов	Состояние (целиком, частично повреждено)	Примечание
1	Устав организации	А‑2026‑001	1 том (120 листов)	Целый	—
2	Личное дело сотрудника Иванова И.И.	Л‑2026‑045	1 том (250 листов)	Частично повреждено (страница 78)	Необходимо реставрировать

Важно: каждую позицию описи подписывают ответственные лица обеих сторон, а также ставят печати.

Образец акта приема‑передачи документов

Ниже – полностью заполненный пример акта, соответствующий Приказу Росархива № 77 от  г.

Акт приема‑передачи документов на постоянное хранение в государственный архив
Наименование организации‑передающей	ООО «ТехноИнвест», ИНН 7701234567, КПП 770101001, адрес: 127018, г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Наименование государственного архива‑приёмщика	Государственный архив г. Москвы, адрес: 119017, г. Москва, ул. Сретенка, д. 2
Дата составления акта
Основание передачи	Истечение срока временного хранения (10 лет) и переход дел в категорию постоянного хранения.
Перечень передаваемых документов	См. Сдаточную опись, приложенную к акту (Приложение № 1).
Условия передачи	Документы переданы в бумажном виде, упакованы в 3 коробки, каждая коробка имеет штрих‑код. Страховые копии (электронные) переданы на носителе CD‑ROM.
Подписи сторон	От организации‑передающей: Директор – Петров П.П. ___________________ (подпись) От государственного архива‑приёмщика: Руководитель архива – Сидоров С.С. ___________________ (подпись) Свидетели (при необходимости): – ___________________ (ФИО, должность)
Печати (при наличии)

После подписания акт хранится в архиве в течение 15 лет (ст. 44 Перечня‑19). Копия акта передаётся организации‑передающей.

Оформление электронных документов

Если в передаваемом пакете присутствуют электронные файлы, необходимо:

• Создать электронную сдаточную опись в формате XML/CSV, согласованную с архивом;
• Обеспечить неизменяемость файлов (подписать цифровой подписью, использовать хеш‑контрольные суммы);
• Прикрепить к бумажному акту копию электронного сертификата и указать тип носителя (CD‑ROM, USB‑накопитель, облачное хранилище).

Сроки и хранение акта

Согласно ст. 44 Перечня‑19, акт приема‑передачи подлежит хранению в архиве в течение 15 лет. По истечении этого срока он может быть уничтожен или передан в архивный фонд в качестве исторического документа, если это предусмотрено внутренними регламентами организации.

Практические рекомендации и типичные ошибки

1. Не проверяйте соответствие дел архивным категориям. Передача «неархивных» документов приводит к возврату и задержкам.
2. Заполняйте опись полностью. Пропуск строк, отсутствие подписи или печати делает акт недействительным.
3. Контролируйте состояние документов. Плохое состояние (потеря листов, загрязнение) требует реставрации до передачи.
4. Соблюдайте сроки согласования. Закон не фиксирует максимальный срок экспертизы, но в практике архивов рекомендуется не превышать 30 календарных дней.
5. Храните оригиналы и копии отдельно. Оригинал акта хранится в архиве, копия – у передающей организации.
6. При передаче электронных файлов используйте проверённые форматы (PDF/A, DOCX, TIFF) и подпишите их цифровой подписью.

Где скачать актуальные образцы и бланки

Все официальные формы доступны для бесплатного скачивания:

• Сайт Росархива – раздел «Бланки и образцы» (последнее обновление – июнь 2026 г.).
• Портал Docspapers.ru – «Бланк акта приема‑передачи документов», «Сдаточная опись», «Договор на архивное хранение».
• Справочно‑правовая система «КонсультантПлюс» – поиск по запросу «акт приема‑передачи документов в архив».

Сохраните страницу в закладки, чтобы быстро находить нужные шаблоны в случае необходимости.

Оформление акта приема‑передачи документов – важный юридический процесс, который обеспечивает законность и сохранность архивных материалов. Тщательное соблюдение алгоритма, правильное заполнение сдаточной описи и использование официальных образцов позволяют избежать задержек, штрафов и потери ценной информации.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к специалистам по архивному делу или к юристу, специализирующемуся на документообороте.

---

Дата публикации:  г. | Автор: помощник ChatGPT