Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Передача документов в государственный архив — это обязательная процедура для государственных органов, организаций, финансируемых из бюджета, а также для отдельных категорий некоммерческих и коммерческих организаций, документы которых признаны архивными. Ключевым юридическим документом, фиксирующим переход прав и ответственности за сохранность дел, является Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив.

Нормативная правовая основа

Процедура формирования фондов, экспертизы стоимости документов и их передачи регулируется следующими основными актами:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 17, 18, 22).
Постановление Правительства РФ от № 1326 «Об утверждении Правил формирования архивных фондов…» (вступил в силу , заменил Постановление № 526).
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по организации работы по экспертизе документов…».
ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Формирование архивных фондов организаций. Общие требования».
Типовые формы актов, утвержденные Приказом Минкультуры России (Росархива) или используемые на основании ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Этапы подготовки к передаче (предварительная работа)

До составления Акта организация-веделец должна выполнить полный цикл архивной обработки. Без этого архив откажет в приеме.

Оценка документов (Экспертиза стоимости)

Комиссия по экспертизе стоимости документов (КЭСД) организации определяет сроки хранения: временное (10, 30, 50, 75 лет) или постоянное. Только дела со сроком «постоянно» подлежат передаче в госархив.

Научно-справочный аппарат (НСА)

Обязательное наличие для каждого фонда/описания:

Описание дел фонда (Форма по ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приложение Б) — основной поисковый документ.
Показатели фонда (Форма по ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приложение А) — статистическая справка.
Справочник по делам личного происхождения (если есть дела кадрового характера, срок хранения 75/50 лет).
Акт экспертизы стоимости документов (протокол заседания КЭСД).

Физическая подготовка дел

Сшивка дел в тканевые переплеты (или качественная папковая переплетка).
Нумерация листов в каждом деле.
Заполнение обложек дел (по форме ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Упаковка дел в архивные короба (по 10–15 дел, вес короба не более 10–12 кг).
Маркировка коробов: номер фонда, номер описания, номера дел в коробе, вес.

Структура и реквизиты Акта приема-передачи

Единой строго утвержденной на федеральном уровне формы Акта для всех случаев жизни не существует (ранее использовалась форма № 0404004, ныне отменена). Архивы часто предоставляют свои бланки. Однако, согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и деловой практике, Акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Реквизит	Описание и требования
Наименование документа	АКТ приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив
Дата и место составления	Дата передачи, название населенного пункта
Стороны (Шапка)	Отдающая сторона: Полное наименование организации, ИНН/КПП, адрес, ФИО руководителя/уполномоченного, основание (приказ/распоряжение). Принимающая сторона: Полное наименование государственного архива, ФИО директора/заведующего приемом.
Основание передачи	Ссылка на Закон № 125-ФЗ, Постановление № 1326, приказ руководителя организации о передаче, акт экспертизы стоимости (номер, дата).
Табличная часть (Спецификация)	Самая важная часть. Обязательные колонки: 1. № п/п 2. Индекс дела (Номер фонда / Номер описания / Номер дела) 3. дела (точно по обложке и описанию) 4. Даты начала и окончания дела 5. Количество листов в деле 6. Срок хранения (Постоянно) 7. Номер короба (ячейки) 8. Примечание (состояние: хорошее, удовлетворительное, дефекты)
Всего передано: фондов, описаний, дел, листов, коробов, погонных метров.
Приложения к Акту	Перечень передаваемых документов НСА: — Описание дел фонда (в 2-х экземплярах: один остается в архиве, второй с отметкой о приеме возвращается в организацию). — Показатели фонда. , Справочник по делам личного происхождения (при наличии). — Акт экспертизы стоимости (копия, заверенная печатью). — Инвентаризационная опись коробов (при крупных объемах).
Подписи и печать	Подписи уполномоченных лиц обеих сторон с расшифровкой. Печать организации-ведельца (архив ставит свою печать/штамп).

Процедура передачи: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Заявка в архив

За 1–3 месяца (зависит от регионального архива) направляется официальное письмо с уведомлением о готовности фондов к передаче, указанием объемов и запросом даты приемки.

Шаг 2. Предварительная экспертиза (по согласованию)

Специалисты архива могут выехать на место хранения для предварительной проверки состояния дел, качества описания и упаковки. Это позволяет устранить замечания до официальной приемки.

Шаг 3. Приемка и составление Акта

В назначенный день представитель архива (комиссия) проводит:

Количественную проверку: пересчет коробов, дел, сверка с описанием.
Качественную проверку: выборочный осмотр дел (целостность переплетов, наличие обложек, читаемость текстов, соответствие заголовков описанию).
Проверку НСА: соответствие формым ГОСТ, полноту реквизитов.

Результат: Акт составляется минимум в 2 экземплярах (по одному для каждой стороны). При передаче в несколько архивов — по экземпляру для каждого.

Шаг 4. Передача НСА

Один экземпляр Описания дел фонда (и Показателей фонда) с отметкой архива о приеме («Принято в фонд № Х, опись № У, дата, подпись, печать») возвращается в организацию-веделец для ее архива.

Шаг 5. Транспортировка

Перевозка осуществляется транспортом архива или наемным транспортом за счет организации-ведельца (в зависимости от договоренностей и региональных нормативов) в закрытом кузове, пломбированном или под контролем сопровождающего лица.

Особенности передачи электронных документов

Согласно Постановлению № 1326 и ФЗ-125, передача электронных архивных документов (ЭАД) требует:

Наличия Электронного архива у организации, соответствующего требованиям ФСТЭК/ФСБ (если есть гриф секретности) или ГОСТ Р 7.0.104-2019.
Формирования АИС «Архив» или пакета передачи (SIP — Submission Information Package) по стандарту OAIS/ISO 14721.
Подписания документов усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственных лиц.
Составления Акта приема-передачи в электронном виде (XML/PDF с УКЭП), фиксирующего хеш-суммы передаваемых пакетов для контроля целостности.

Важно: Бумажный Акт на передачу электронных документов также часто требуется для отчетности перед вышестоящими органами/ревизорами.

Типичные ошибки и основания для отказа в приеме

Несоответствие описания реальности: заголовки дел в описании отличаются от обложек; неверное количество листов.
Нарушение сроков хранения: передача дел со сроком «временное» (например, 10 лет) вместо «постоянно».
Плохое физическое состояние: грязные, порванные листы, отсутствие обложек, несшитые дела, плесень, повреждения водой/огнем (требуется реставрация за счет ведельца).
Отсутствие или неполный НСА: нет Показателей фонда, нет Справочника по делам ЛП, Описание составлено по старой форме.
Ошибки в индексации: пропущены номера дел, дубликаты номеров, неверная нумерация коробов.
Отсутствие Акта экспертизы стоимости или его составление с нарушением процедуры (нет протокола КЭСД).

Ответственность сторон после подписания Акта

Организация-веделец (до передачи):

Несет полную ответственность за сохранность, конфиденциальность и целостность документов.
Оплачивает работу по подготовке (сшивка, печать описаний, реставрация, перевозка).

Государственный архив (после подписания Акта):

Принимает документы в состав Архивного фонда РФ.
Обеспечивает их учет (присвоение фондовым номерам), хранение в нормативных условиях (температура, влажность, пожаробезопасность).
Организует доступ к документам (выдачу в читальный зал, справки, копии) в соответствии с законодательством о доступе к архивным документам (сроки открытости, защита ПДн).
Ведет государственный учет и централизованное хранение.

Хранение экземпляров Акта

В организации-ведельце: 1 экземпляр Акта + 1 экземпляр Описания дел фонда (с отметкой архива о приеме) хранятся постоянно (срок хранения, постоянно) в архиве организации или у уполномоченного лица (если архива нет). Это единственное доказательство факта передачи и основание для списания дел с баланса организации.
В государственном архиве: 1 экземпляр Акта + 1 экземпляр Описания дел фонда + Показатели фонда + Справочник ЛП хранятся постоянно в делах архива (часто оформляются в отдельное дело «Прием документов на хранение за [Год]»).

Акт приема-передачи — это документ строгой отчетности. Ошибки в нем влечут за собой возврат документов, потерю времени, административные риски (штрафы по ст. 14.20 КоАП РФ за нарушение законодательства об архивном деле) и репутационные потери.

✅ Чек-лист перед подписанием Акта:

[ ] Все дела прошли экспертизу стоимости (протокол КЭСД есть).
[ ] Срок хранения у всех дел — «Постоянно».
[ ] Дела сшиты, пронумерованы, в коробах, короба маркированы.
[ ] Описание дел фонда составлено по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (2 экз.).
[ ] Показатели фонда заполнены (2 экз.);
[ ] Справочник по делам ЛП готов (если применимо).
[ ] Акт составлен в 2-х экземплярах, табличная часть заполнена без ошибок и исправлений.
[ ] Подписи уполномоченных лиц (по приказам) и печать организации стоят на обоих экземплярах.
[ ] Архив поставил свою печать/штамп и подпись на нашем экземпляре Акта и Описании.

Грамотное оформление Акта приема-передачи — это гарантия законности перехода документов в государственную собственность и сохранность документальной памяти организации для будущих поколений.