Дата подготовки статьи:
Что такое акт приема‑передачи документов?
Акт приема‑передачи (далее – Акт) – это официально‑деловой документ, фиксирующий факт передачи определённого пакета документов от одной стороны (организации‑передающей) к другой (организации‑принимающей, обычно архиву). В акте указываются:
- наименование и количество передаваемых документов;
- их состояние и комплектность;
- дату и место передачи;
- реквизиты сторон и подписи ответственных лиц.
Документ служит доказательством того, что передача произошла, и защищает обе стороны от возможных претензий в будущем.
Правовая основа
Оформление акта регулируется следующими нормативными актами РФ:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от г.;
- Приказ Минкультуры России № 115 от г. «Об утверждении Положения об организации архивного дела»;
- Гражданский кодекс РФ (раздел о доказательствах и обязательствах).
Эти документы определяют порядок передачи, требования к оформлению и сроки хранения.
Когда необходим Акт?
- При передаче бухгалтерской, кадровой, юридической и иной деловой документации в государственный или частный архив;
- При передаче документов в рамках реорганизации, ликвидации или продажи предприятия;
- При сдаче в архив временных (рабочих) документов после завершения проекта.
Структура акта приема‑передачи документов
Стандартный акт состоит из следующих разделов:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка документа | Наименование организации‑передающей и организации‑принимающей, их реквизиты (ИНН, КПП, адрес). |
| Номер и дата акта | Уникальный номер (например, АП‑2026/07/12) и дата составления. |
| Предмет передачи | Перечень документов (наименование, количество, рег. номера, сроки хранения). |
| Состояние документов | Указание на наличие дефектов, комплектность, подписи ответственных за проверку. |
| Условия передачи | Место, способ (лично, курьером), дата и время передачи. |
| Подписи сторон | ФИО, должность, подпись и печать (при наличии) ответственного лица каждой стороны. |
| Приложения | Список вложений (например, опись, копии документов). |
Пошаговое заполнение акта
- Подготовьте реквизиты обеих организаций. Укажите полное наименование, юридический адрес, ИНН/КПП.
- Присвойте номер акта. Нумерация должна быть последовательной в пределах вашего документооборота.
- Укажите дату составления. Дата фиксирует момент, когда документ считается действительным.
- Сформируйте перечень передаваемых документов. Для каждого наименования укажите:
- Регистрационный номер (если есть);
- Количество листов/экземпляров;
- Срок хранения (например, 5 лет, 10 лет, бессрочно);
- Состояние (полный, с пометками, повреждённый).
- Опишите состояние документов. Если есть дефекты – укажите их подробно, чтобы избежать споров.
- Укажите условия передачи. Место (офис, склад, архив), способ (лично, курьером), время.
- Подпишите акт. Ответственный за передачу (отправитель) и ответственный за прием (приёмщик) ставят подписи, печати (если применимо).
- Приложите опись; Приложите к акту отдельный лист с детальной описью (можно в виде таблицы).
Пример заполненного акта
Ниже – полностью заполненный образец акта приема‑передачи документов на хранение в архив. В реальном документе вместо «_____» вставляются конкретные данные.
Акт приема‑передачи документов № АП‑2026/07/12
Дата составления: г.
Организация‑передающая: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, КПП 770101001, 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10.
Организация‑принимающая (архив): Государственный архив г. Москвы, ИНН 7707707700, КПП 770770001, 115035, г. Москва, ул. Садовая, д. 5.
Перечень передаваемых документов
| # | Наименование | Рег. № | Кол‑во листов | Срок хранения | Состояние |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Бухгалтерская отчетность за 2024 г. | БО-2024/001 | 150 | 10 лет | Полный комплект, без повреждений |
| 2 | Трудовые книжки сотрудников (2020‑2025) | ТК-2020/045 | 85 | Бессрочно | Полный комплект, небольшие следы износа |
| 3 | Договоры аренды помещений | ДАР-2023/012 | 30 | 5 лет | Полный комплект, без замечаний |
Состояние документов
Все передаваемые документы находятся в полном комплекте, без существенных дефектов. Зафиксированы незначительные следы износа у 12 трудовых книжек (царапины на обложке), что не влияет на их юридическую силу.
Условия передачи
Место передачи: офис ООО «ТехноСервис», ул. Ленина, д. 10, г. Москва.
Способ передачи: личная передача представителем ООО «ТехноСервис» (Иванов И.И.) курьеру архива (Петров П.П.).
Дата и время передачи: г., 14:00.
Подписи сторон
От организации‑передающей:
____________________ / Иванов Игорь Иванович / Директор ООО «ТехноСервис» / печать
От организации‑принимающей:
____________________ / Петров Петр Петрович / Заместитель директора Государственного архива г. Москвы / печать
Приложения
Приложение 1 – Опись передаваемых документов (см. таблицу выше).
Полезные рекомендации и типичные ошибки
- Не забывайте указывать рег. номера. Это упрощает поиск и идентификацию документов в архиве.
- Тщательно проверяйте комплектность. Пропуск одного листа может привести к возврату акта и задержке в хранении.
- Фиксируйте все дефекты. Если в акте не указаны повреждения, архив может потребовать возврата документов для исправления.
- Подписи и печати обязательны. Без подписи ответственного лица акт считается недействительным.
- Сохраняйте копию акта. Одна копия хранится у передающей стороны, вторая – у архива.
- Соблюдайте сроки. По закону документы, подлежащие передаче в архив, должны быть переданы в течение 30 дней после окончания их делового срока.
Где взять готовый шаблон?
Для удобства вы можете скачать готовый шаблон акта в формате DOCX по следующей ссылке (пример):
Скачать шаблон акта приема‑передачи документов
После скачивания откройте файл в любой текстовой программе, замените шаблонные поля («_____») на свои данные и распечатайте документ для подписи.
Акт приема‑передачи документов на хранение в архив – ключевой документ, который защищает интересы обеих сторон и обеспечивает юридическую чистоту процесса передачи. Правильное оформление акта, соблюдение требований законодательства и внимательное заполнение всех полей позволяют избежать конфликтов, ускорить процесс архивирования и гарантировать сохранность важной информации.
Помните: чётко заполненный акт – залог безупречной работы с архивом!