Акт приема-передачи документов — это основной юридический документ, фиксирующий факт перемещения архивных фондов от одного субъекта к другому. Независимо от того, происходит ли передача внутри организации (от структурного подразделения в архив организации), между организациями или в государственный архив для постоянного хранения, оформление акта является обязательным требованием законодательства и архивной практики.

На 2026 год единой унифицированной формы для всех случаев жизни не существует (за исключением передачи в государственные архивы), поэтому организации имеют право разрабатывать свои бланки, закрепляя их в локальных нормативных актах (Положении об архиве, Инструкции по делопроизводству).

Нормативная правовая база

Оформление акта регулируется совокупностью нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18, 22, 23) — основные принципы передачи документов на хранение.
• Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении Правил формирования архивных фондов…» — регламентирует передачу в госархивы (Приложение № 20 / 35).
• Приказ Росархива от № 76 (в ред. от 2022 г.) — типовые перечни сроков хранения и правила оформления описей.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Акт приема-передачи архивных документов. Общие требования».
• Федеральный закон от № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — для оформления передачи электронных документов (ЭАД).
• Локальные нормативные акты организации (Положение об архиве, Инструкция по делопроизводству, Приказ о комиссии).

Основные случая составления акта

Документ составляется в следующих ключевых ситуациях:

1. Сдача дел из структурных подразделений в архив организации (по истечении сроков хранения в подразделении, обычно ежегодно).
2. Передача документов на постоянное хранение в государственный архив (по истечении установленных сроков хранения в организации — 10, 50, 75 лет и т.д.).
3. Передача архива при реорганизации/ликвидации юрлица (передача правопреемнику или в госархив).
4. Смена ответственных лиц (увольнение архивариуса, главбуха, секретаря — передача дела преемнику).
5. Временная выдача документов из архива (под роспись в журнале или по отдельному акту/требовке).
6. Передача электронных архивных документов (ЭАД) в подсистему ЦХЭД (Централизованное Хранилище Электронных Документов) или между ИС.

Комиссия по приему-передаче: состав и полномочия

Основанием для проведения приема-передачи является приказ (распоряжение) руководителя организации о назначении комиссии.

Состав комиссии обязательно включает:

• Представителя архива (архивариуса/заведующего архивом), председатель или член комиссии.
• Представителей передающих подразделений (делопроизводителей, бухгалтеров, кадровников).
• При необходимости, юристов, ИТ-специалистов (для ЭАД).

Важно: Комиссия проверяет не только наличие дел по описи, но и правильность их оформления (нумерация листов, заполнение форзацев, наличие подписей на документах, состояние бумажных носителей, соответствие метаданных ЭАД).

Обязательные приложения к акту

Акт не имеет юридической силы без описей. Стандартный пакет:

• Опись дел (форма № 1 или собственная) — в 3 экземплярах:
  • 1 экз. — остается в передающем подразделении (до получения подписанного акта).
  • 2 экз. — передается в архив вместе с делами.
  • 3 экз., прилагается к акту приема-передачи (хранится в архиве/у ответственного).
• Внутренние описи к каждому делу (если дела толстые или сложные).
• При передаче в госархив — Сводная опись передаваемых фондов и Акт экспертизы стоимости/сроков хранения (если проводилась).

Структура и реквизиты акта (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Особенности передачи в Государственный архив

Это наиболее регламентированная процедура (Приказ Минкультуры № 526, Приложение 35 к пп. 6.4.1.1, 6.4.1.2).

Ключевые отличия:

• Используется утвержденная форма акта (Приложение 35), заполняемая в МС Excel/Word.
• Требуется гербовая печать организации-передающей (если есть) и печати госархива.
• Обязательна экспертиза документов (определение категории ценности и сроков хранения) перед передачей.
• Составляется Сводная опись фондов (форма по Приказу № 526).
• Госархив выдает Подтверждение о приеме (или подписывает 2-й экземпляр акта), который является основанием для списания дел с баланса организации.

С 2026 года активно внедряется электронный документооборот с госархивами через подсистему ЦХЭД (ЕАИС): госархив формирует Акт приема-передачи в ЦХЭД и направляет его в ИС организации в виде ЭАД с КЭП.

Передача электронных архивных документов (ЭАД)

Согласно Приказу Минкультуры № 526 (гл. 6.4) и ГОСТ Р 7.0.102-2018:

• Акт оформляется в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) членов комиссии.
• В акте указываются: хэш-суммы файлов, форматы, объемы, метаданные (по ГОСТ Р 7.0.99-2018).
• При передаче в ЦХЭД/Госархив акт генерируется автоматически системой после проверки контрольных сумм.
• Порядок приема-передачи ЭАД обязательно закрепляется в локальном акте (Положении об архиве или отдельном Регламенте).

Процедура оформления: пошаговый алгоритм

1. Подготовка дел: Ответственный работник подразделения формирует дела, заполняет форзацы, пронумеровывает листы, составляет опись в 3-х экземплярах (консультация с делопроизводителем/бухгалтером).
2. Приказ о комиссии: Руководитель издает приказ о создании комиссии по приему-передаче (указывая сроки работы).
3. Инвентаризация/Проверка: Комиссия сверяет дела с описью, проверяет оформление, состояние носителей, наличие ЭП на ЭАД.
4. Составление акта: Заполняется бланк акта (своей формы или гос. образца). В тексте акта указывается: «Количество дел: ХХ, количество листов: ХХХ, хронологические границы: 202Х–202Х гг.».
5. Подписание: Акт подписывают все члены комиссии, руководитель передающей стороны и архивариус. Ставятся даты.
6. Передача физических носителей: Дела передаются в архив под роспись в журнале учета движения дел (или по акту).
7. Хранение акта: Один экземпляр — в архиве (с делами или в отдельном деле «Акты приема-передачи»), второй, у передавшей стороны (в деле по архивному делу/административной деятельности);

Типовые ошибки и риски

• Отсутствие приказа о комиссии — акт может быть признан недействительным при проверке (Росархив, налоговая, суд).
• Расхождения с описью (не хватает дел, лишние дела, неверные шифры/индексы).
• Неподписанные форзацы или внутренние описи внутри дел.
• Передача документов с истекшими сроками хранения без акта экспертизы/уничтожения (риск хранения «мусора» за счет организации).
• Игнорирование ЭАД: передача бумажных копий вместо оригиналов ЭАД без оформления акта на ЭАД.
• Потеря экземпляра акта — невозможность подтвердить факт передачи при проверке или суде.

Сроки хранения самого акта

Акт приема-передачи — это документ архивного учета.

• Акты приема-передачи дел в архив организации: Хранятся постоянно (как документы, обеспечивающие учет архивных фондов) — в деле «Акты приема-передачи дел на хранение» или в составе дела по архивному делу.
• Акты передачи в госархив: Хранятся постоянно и в организации (как подтверждение сдачи), и в госархиве.
• Акты временной выдачи: Хранятся до возврата документов (обычно 1–5 лет в составе журнала выдачи).

Ссылка: Типовый перечень управленческой документации (утв. Росархивом), код 1.1.3 / 1.2.1, постоянное хранение.

Образец структуры акта (для внутреннего использования организации)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ
в архив ООО «Ромашка» № 15 от 11 июля 2026 г. г. Москва

НАСТОЯЩИМ ПОДТВЕРЖДАЕТСЯ, что в соответствии с Приказом Генерального директора
ООО «Ромашка» от № 125-ОД «О создании комиссии по приему-передаче
архивных документов за 2025 год», Комиссия в составе:

Председатель: Иванов И.И. — Заведующий архивом ООО «Ромашка» _____________ /Иванов И.И;/
Член: Петров П.П. — Начальник бухгалтерии ООО «Ромашка» _____________ /Петров П.П./
Член: Сидорова С.С. — Делопроизводитель ОУП ООО «Ромашка» _____________ /Сидорова С.С./

проверила и приняла на хранение из Бухгалтерии (передающая сторона)
в Архив ООО «Ромашка» (принимающая сторона) следующие архивные документы:

По Описи № 1 от (3 экз.):
Дела №№ 1–45 (хронологические границы –),
всего 45 дел, 1 250 л. (листов).
В том числе: Журналы учета — 5 дел, Накладные — 20 дел, Авансовые отчеты — 10 дел,
Книги учета доходов/расходов — 3 дела, Иные — 7 дел.

ПРИ ПРИЕМЕ-ПЕРЕДАЧЕ УСТАНОВЛЕНО:
Документы оформлены в соответствии с Положением об архиве ООО «Ромашка»
 и Инструкцией по делопроизводству.
Форзацы дел заполнены полностью, листы пронумерованы, внутренние описи имеются.
Состояние документов — удовлетворительное, повреждений нет.
Количество дел и листов соответствует Описи № 1.
Недостач и претензий по составу и оформлению не выявлено.

Акт составлен в 2 (двух) экземплярах: 1 экз. — в Архиве, 2 экз. — в Бухгалтерии.
Опись № 1 в 3-х экземплярах: 1 экз. — в Бухгалтерии (до передачи), 2 экз. — в Архиве (с делами),
3 экз. — прилагается к Акту (в Архиве).

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ: _____________ /Иванов И.И./
ЧЛЕН КОМИССИИ: _____________ /Петров П.П./
ЧЛЕН КОМИССИИ: _____________ /Сидорова С.С./

РУКОВОДИТЕЛЬ ПЕРЕДАЮЩЕЙ СТОРОНЫ:
Начальник бухгалтерии _____________ /Петров П.П./ М.П.
АРХИВАРИУС (ЗАВ. АРХИВОМ):
_____________ /Иванов И.И./ М.П.

Акт приема-передачи документов из архива — это не просто формальность, а ключевой инструмент юридической защиты организации. Он подтверждает:

• Факт передачи ответственности за сохранность документов.
• Соответствие документов требованиям архивного законодательства (важно при проверках Росархива).
• Основание для списания дел с баланса передающей стороны (бухгалтерский и налоговый учет).
• Доказательную базу в судебных спорах (подтверждение существования/содержания документов).

Рекомендации на 2026 год:

1. Утвердите свой бланк акта в Положении об архиве (с учетом ГОСТ Р 7.0.97-2016).
2. Внедрите электронный журнал движения дел (или модуль в ЭДО/1С/СБИС/Диадок) для автоматического формирования акта на базе описи.
3. Проводите предварительный аудит дел (внутренний) за 1–2 месяца до плановой сдачи в архив, чтобы избежать возврата дел комиссией.
4. Для ЭАД настройте автоматический обмен актами с ЦХЭД/Госархивами через СМЭВ/ЕАИС.
5. Обучите членов комиссии правилам проверки (не только «сверка номеров», а анализ полноты реквизитов форзацев, наличия ЭП, читаемости носителей).

Грамотно оформленный акт — залог безопасности вашего архивного фонда и спокойствия при любой проверке.