Передача документов в архив на временное хранение — это обязательная процедура для любой организации, ведущей делопроизводство в соответствии с законодательством РФ (ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации», ФЗ-229 «Об архивных фондах…»). Главным юридическим основанием и фиксирующим документом этого процесса является Акт приема-передачи документов в архив на временное хранение.

В данной статье мы подробно разберем, что это за документ, зачем он нужен, как его правильно оформить, какие существуют формы и нюансы заполнения, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов (Росархива, профильных министерств).

Понятие и правовая основа

Акт приема-передачи документов в архив на временное хранение, это двухсторонний документ, который подтверждает факт передачи дела от структурного подразделения организации (или от ответственного исполнителя) в архив организации (или в государственный архив) для хранения в установленные сроки.

Ключевые нормативные акты:

• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 13, 17, 22), определяет обязанности организаций по формированию и сдаче дел в архив.
• Приказ Росархива от № 76 «Об утверждении типовых форм акта приема-передачи документов для хранения…», устанавливает обязательные к применению формы (ф. № 0334836, ф. № 0334837).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Описание дел; Общие требования» — регламентирует оформление описей, прилагаемых к акту.
• Приказ Минкультуры России от № 558 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела…», методические рекомендации по процедуре сдачи.

Временное vs Постоянное хранение

Важно различать эти понятия:

• Временное хранение — хранение дел в архиве организации (или на спец. складе) в течение сроков хранения, установленных организацией (обычно до 10 лет, для кадровых — до 50/75 лет), до перевода в государственный архив (постоянное хранение) или уничтожения.
• Постоянное хранение — хранение документов в государственных архивах бессрочно (ценность «постоянно»).
• Акт приема-передачи оформляется в обоих случаях, но формы и процедуры немного отличаются (см. п. 4).

Зачем нужен Акт? (Функции документа)

Многие руководители воспринимают заполнение акта как бюрократию, однако у него критически важные правовые функции:

1. Юридическая фиксация передачи ответственности. До подписания акта за сохранность дел отвечает исполнитель/создатель дела. После подписания — архивариус/архив организации.
2. Подтверждение комплектности и состояния дел. Акт подтверждает, что дела сданы в полном объеме, согласно описи, в надлежащем состоянии (переплетены, пронумерованы, без потерь листов).
3. Основание для списания дел с учета у исполнителя. Без акта нельзя списать дела из карточки учета дел исполнителя (журнала учета дел в структурном подразделении).
4. Основание для постановки дел на учет в архиве. Архивариус вносит дела в Общий реестр (ф. № 0334834) или Журнал учета поступивших дел только на основании подписанного акта.
5. Доказательная сила при проверках и спорах. В случае утраты дела, пожара, проверки прокуратуры или суда, акт, единственное доказательство того, что дела были сданы в архив в срок и в надлежащем виде.

Участники процесса (Стороны акта)

Акт всегда двухсторонний. Участники зависят от того, куда сдаются дела:

Важно: Лица, подписывающие акт, должны быть закреплены за этими полномочиями приказом руководителя организации (о назначении ответственных за делопроизводство, о комиссии по приемке дел и т.д.).

Единые формы (Приказ Росархива № 76)

С 2010 года обязательны к применению две формы акта. Организация не имеет права разрабатывать свои формы «с нуля», она может только дополнять реквизиты (например, добавлять логотип, код по ОКПО, штрих-коды), но не удалять обязательные поля.

Форма № 0334836, Акт приема-передачи документов в архив организации (на временное хранение)

Используется для ежегодной сдачи дел из структурных подразделений в архив самой организации.

• Заполняется в 2-х экземплярах (один остается в архиве, второй — у сдающего подразделения).
• К акту обязательно прилагается Опись дел (ф. № 0334835).

Форма № 0334837 — Акт приема-передачи документов в государственный архив (на постоянное хранение)

Используется при переводе дел из архива организации в государственный архив (обычно дела со сроком хранения «постоянно» или по истечении 10/50/75 лет, если регламент требует передачи в госархив).

• Заполняется в 3-х экземплярах (организация, госархив, вышестоящий орган/министерство, по требованию).
• Прилагается Опись дел для передачи в госархив (ф. № 0334838) и Акт экспертизы ценности и сроков хранения.

Пошаговая инструкция по заполнению Акта (на примере ф. № 0334836)

Рассмотрим заполнение акта для внутренней сдачи в архив организации — самая частая операция.

Шаг 1: Подготовка дел (Перед заполнением акта)

Архивариус не имеет права принимать дела, которые не подготовлены согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Инструкции № 558. Проверяйте заранее:

• Дела переплетены (не скреплены скобой/папкой).
• Листы пронумерованы сквозно.
• Сформирована Обложка дела (ф. № 0334833) с правильно заполненными реквизитами (индексы, шифр, заголовок, даты, срок хранения, кол-во листов).
• Составлена Опись дел (ф. № 0334835) — в 2-х экземплярах.
• Проведена экспертиза ценности и сроков хранения (подпись председателя экспертной комиссии на обложке и в описи).

Шаг 2: Заполнение шапки акта

• Наименование организации — полное наименование согласно Уставу.
• Код по ОКПО (если есть).
• Номер акта — сквозной за год (например, № 1, № 2…).
• Дата составления — день фактической подписания (обычно день приемки архивариусом).

Шаг 3: Реквизиты сторон (Табличная часть)

В форме предусмотрена таблица для перечня сдаваемых дел. Заполняется по каждой единице хранения (делу) или группой дел одного года/категории (если позволяет формат описи, но лучше поштучно для надежности).

Колонки акта (основные):

1. Порядковый номер, по порядку в акте.
2. Номер дела по описи — номер из Описи дел (ф. № 0334835), сдаваемой вместе с актом.
3. Заголовок дела — полный заголовок с обложки дела (должен совпадать с описью и обложкой).
4. Даты документов в деле — крайние даты (начало — конец), например: 2023-01-10 — 2023-12-25.
5. Срок хранения, в годах (10, 50, 75, до проверки и т.д.) согласно Номенклатуре сроков хранения организации.
6. Количество листов — точное число пронумерованных листов в деле.
7. Примечания, примечания по состоянию (например: «Обложка порвана», «Отсутствует лист 5, актами закреплено» — лучше не сдавать такие дела, а устранить дефекты).

Внизу таблицы обязательно ставятся итоги:

• Всего дел передано: ___ шт.
• Всего листов передано: ___ шт.

Цифры должны в точности совпадать с итогами в Описи дел (ф. № 0334835).

Шаг 5: Подписание (Самый важный этап)

Акт подписывается двумя сторонами с расшифровкой подписей (Фамилия И.О., должность).

1. Сдающая сторона: Руководитель структурного подразделения (или уполномоченный исполнитель). Подпись означает: «Я сдал эти дела, они полные, правильно оформлены, я больше за них не отвечаю».
2. Принимающая сторона: Архивариус / Руководитель архива. Подпись означает: «Я принял дела, проверил комплектность по описи, состояние удовлетворительное, поставил на учет».

Печать: Если организация использует печати на документах архивного дела, акты проставляются печатями сторон (печать подразделения и печать архива/организации).

Приложения к Акту (Обязательные)

Акт недействителен без приложений. К каждому акту прикладывается:

1. Опись дел (ф. № 0334835) — в 2-х экземплярах. Это основной поисковый и учетный документ; Опись подписывается председателем экспертной комиссии, архивариусом и руководителем подразделения.
2. Акт экспертизы ценности и сроков хранения (протокол заседания экспертной комиссии), подтверждает, что сроки хранения установлены законно. Копия протокола прикладывается к акту (или указывается его номер/дата в акте/описи).

Типичные ошибки и как их избежать

Электронный документооборот и Акт (ЭДО)

С переходом на электронное делопроизводство (СЭД, 1С:Документооборот, Directum и др.) процедура оформления акта меняется:

• Электронный Акт формируется в СЭД на основе данных реестра дел.
• Подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) обеих сторон.
• Опись дел формируется автоматически и прикрепляется как файл (PDF/XML) к акту.
• Важно: Согласно Приказу Минкультуры от № 2366, электронные акты приема-передачи имеют равную юридическую силу с бумажными, при условии соблюдения требований к ЭП и архивированию самих актов в СЭД.
• Печатные экземпляры (для «живого» архива бумажных дел) могут печататься из СЭД для размещения в томе акта приема-передачи (если организация ведет параллельное бумажное хранение актов).

Хранение и учет самих Актов

Акты приема-передачи — это тоже документы архивного дела. Их нужно учитывать и хранить:

• Срок хранения: Обычно «Постоянно» или «75 лет» (как документы об организации архивного дела), устанавливается в Номенклатуре организации.
• Учет: Акты прошиваются в отдельные тома (сборники) по годам: «Акты приема-передачи документов в архив за 202X год».
• Опись томов актов: Ведется отдельная опись (или включается в общую опись дела «Организация архивного дела»).
• Экземпляры: В архиве организации хранится 1-й экземпляр (оригинал с подписями обеих сторон). 2-й экземпляр хранится в структурном подразделении (у исполнителя) до уничтожения дел или передачи их в госархив.

Чек-лист для Архивариуса перед подписанием Акта

Распечатайте и используйте при каждой приемке:

1. [ ] Приказ о комиссии по экспертизе и ответственных лицах актуален, подписи в акте совпадают с приказом.
2. [ ] Акт заполнен на форме № 0334836 (без самодельных колонок).
3. [ ] К акту приложена Опись дел (ф. № 0334835) в 2-х экземплярах, подписанная председателем экспертной комиссии.
4. [ ] Данные в Акте, Описи и на Обложках дел идентичны (заголовки, даты, кол-во листов, шифры, сроки).
5. [ ] Все дела переплетены, листы пронумерованы, обложки заполнены полностью.
6. [ ] Проведена визуальная проверка комплектности (пропуски листов, вложения).
7. [ ] Подписи стоят с расшифровкой, даты подписания стоят (желательно одинаковые у обеих сторон).
8. [ ] Один экземпляр Акта + Описи остается в архиве, второй выдается сдающей стороне под роспись в Журнале выдачи (ф. № 0334839).
9. [ ] Дела выставлены на учет в Общем реестре поступивших дел (ф. № 0334834) в день подписания акта.
10. [ ] Дела размещены на стеллажах по адресам хранения, адреса занесены в Реестр/Опись.

Акт приема-передачи документов в архив на временное хранение — это не просто формальность, а ключевой юридический инструмент, разграничивающий зоны ответственности между делопроизводителем и архивом. Грамотное оформление акта по единой форме № 0334836 с обязательным приложением Описи дел (ф. № 0334835) защищает организацию от штрафов, потерь документов и претензий проверяющих органов.

Рекомендуем внедрить регламент «Порядок подготовки и сдачи дел в архив», зафиксировать в нем сроки, ответственных и чек-листы. Это превратит хаотичную ежегодную сдачу в управляемый, прозрачный и безопасный бизнес-процесс.

Статья подготовлена на основании действующего на 2024–2026 гг. законодательства РФ (ФЗ-125, Приказ Росархива № 76, ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приказ Минкультуры № 558, № 2366). Перед применением рекомендуется сверить актуальность нормативных актов в консультантских системах (КонсультантПлюс, Гарант).