Акт приема‑передачи документов в архив – это официальный документ, фиксирующий факт передачи документальных материалов от одной стороны (обычно организации‑поставщика) другой стороне (архиву, отделу делопроизводства, государственному или корпоративному архиву). Акт служит доказательством того, что документы приняты на хранение, их состояние соответствует заявленному, а также устанавливает ответственность сторон за сохранность и дальнейшее использование материалов.

Зачем нужен акт приема‑передачи документов в архив

• Юридическая защита. При возникновении споров о принадлежности, комплектности или состоянии документов акт является основным доказательством.
• Контроль за сохранностью. Фиксируется дата передачи, перечень единиц хранения, их физическое состояние (наличие повреждений, пометок, отсутствие листов).
• Основание для бухгалтерского и налогового учёта. В некоторых случаях передача документов в архив связана с выбытием основных средств или изменением учёта.
• Соблюдение нормативных требований. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и внутренние нормативные акты организаций требуют оформления передачи документов на постоянное или временное хранение.

Кто составляет акт

Обычно акт готовится совместно представителями:

1. Поставщика документов (например, бухгалтерия, юридический отдел, отдел кадров).
2. Приёмной стороны (архив, отдел делопроизводства, специалист по работе с документами).
3. При необходимости – юрист или ответственный за архивное хранение для проверки соответствия требованиям законодательства.

Структура акта приема‑передачи документов в архив

Несмотря на то, что единого утверждённого образца нет, акт обычно включает следующие разделы:

Шапка документа

• Наименование организации‑поставщика и организации‑приёмника (архива).
• Дата и место составления акта.
• Номер акта (по внутренней нумерации организации).

Преамбула

Краткое описание цели документа: «Настоящий акт составлен в связи с передачей документов на постоянное (временное) хранение в архив…»

Перечень передаваемых документов

Оформляется в виде таблицы или списка. Каждая позиция содержит:

• Индекс дела или номер документа.
• Наименование дела (например, «Договоры поставки за 2020‑2022 гг.»).
• Количество листов/томов.
• Форма носителя (бумажный, электронный на носителе, микрофильм и т.д.).
• Состояние при передаче (хорошее, удовлетворительное, требует реставрации).

Условия передачи

• Срок хранения (постоянный, временный – указать период).
• Особенности доступа (конфиденциальность, ограниченный доступ).
• Обязанности сторон по обеспечению сохранности (температурно‑влажностный режим, защита от пожара и т.д.).

Подписи сторон

Подписи представителей поставщика и приёмника, их должности, ФИО, расшифровка. При необходимости – печать организации.

Приложения

К акту могут прилагаться:

• Инвентарные описи дел.
• Справки о состоянии документов (акты осмотра).
• Копии нормативных документов, регламентирующих передачу.

Порядок оформления акта

1. Подготовка документов. Сформировать опись, проверить комплектность, отметить повреждения.
2. Согласование. Согласовать перечень и условия хранения с архивом (или отделом делопроизводства).
3. Составление акта. Заполнить шаблон, внести все данные из описи.
4. Подписание. Обе стороны подписывают акт в двух экземплярах (по одному для каждой стороны).
5. Регистрация. Акт регистрируется в журнале приема‑передачи документов организации‑поставщика и в журнале поступления архива.
6. Хранение. Один экземпляр остаётся у поставщика (как подтверждение выбытия), второй – в архиве (как основание для принятия на хранение).

Нормативная база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 15‑17 – о приеме документов на хранение).
• Приказ Минкультуры России № 558 от «Об утверждении Перечня видов документов, подлежащих обязательному хранению в государственных архивах».
• Внутренние нормативные акты организаций: Положение об архиве, Инструкция по делопроизводству, Регламент работы с архивными документами.

Особенности оформления между физическими лицами

Если передача документов происходит между физическими лицами (например, передача личного архива родственнику или в частный архив), акт приема‑передачи также рекомендуется оформить, хотя законодательно это не обязательно; В таком случае акт выполняет функции:

• Доказательства факта передачи (важно при наследовании, дарении, разделе имущества).
• Фиксации состояния документов (чтобы избежать претензий о повреждении или утрате).
• Основания для последующего внесения документов в личный архив или их сдачи в государственное хранилище.

В акте указываются паспортные данные сторон, описание передаваемых материалов, дата и место передачи, подписи сторон.

Частые ошибки при составлении акта

• Неполный перечень документов. Отсутствие некоторых единиц приводит к спорам о комплектности.
• Отсутствие описания состояния. Без указания повреждений сложно доказать, что они возникли до передачи.
• Неуказание срока хранения. Может привести к неправильному использованию документов (например, premature destruction).
• Отсутствие подписей или печатей. Делает акт недействительным в суде.
• Использование неутверждённого шаблона без обязательных реквизитов. Лучше следовать внутреннему шаблону организации, утверждённому приказом руководителя.

Пример шаблона акта приема‑передачи документов в архив (упрощённый)

АКТ № ___
г. ___________ «___» __________ 20__ г.

Настоящий акт составлен в том, что:

Организация‑поставщик: ______________________________ (ИНН/КПП __________)
 Представлен ______________________ (должность, ФИО)

Организация‑приёмник (архив): __________________________ (ИНН/КПП __________)
 Представлен ______________________ (должность, ФИО)

Передаются документы, перечисленные в приложении № ___ к настоящему акту:
 ⎯ Наименование дела, количество томов/листов, форма носителя, состояние.

Условия хранения:
 • Срок хранения: __________ (постоянно/временно до ___ г.).
 • Режим доступа: __________ (открытый/ограниченный).
 • Ответственность за сохранность: ______________________.

Претензий по качеству и комплектности документов на момент передачи не имеется.

Акт составлен в двух экземплярах, по одной стороне для каждой из сторон.

Подписи:

Поставщик ______________________ /__________/
Приёмник ______________________ /__________/

М.П. (при наличии)

Примечание: В реальном документе вместо предварительного текста используются таблицы для перечня документов и приложения.

Акт приема‑передачи документов в архив – важный инструмент обеспечения законности и прозрачности работы с документацией. Он защищает интересы обеих сторон, фиксирует факт передачи, состояние материалов и условия их дальнейшего хранения. Правильное оформление акта требует внимательного составления описи документов, указания всех необходимых реквизитов и соблюдения внутренних и внешних нормативных требований. Следуя изложенным рекомендациям, организации и физические лица смогут избежать споров и обеспечить надёжное сохранение своей документальной памяти.