Передача архивных документов на государственное хранение — это обязательная процедура для всех организаций (государственных, муниципальных, коммерческих и некоммерческих), срок хранения документов которых истек или которые подлежат ликвидации/реорганизации. Ключевым юридическим документом, фиксирующим передачу прав и ответственности за сохранность дел, является Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив.
Данная статья подробно разбирает нормативную базу, структуру утвержденной формы (Приложение № 35), пошаговый порядок заполнения, участников процесса и частые ошибки, актуальные на .
Нормативная правовая база
Оформление акта регулируется следующими основными документами:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18, 22, 23) — определяет порядок передачи документов в государственные архивы.
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Административного регламента предоставления Росархивом государственной услуги по приему на хранение архивных документов…» — регламентирует сам процесс приема.
- Приказ Росархива от № 260 «Об утверждении требований к составу и параметрам архивных документов…» — устанавливает требования к состоянию дел перед сдачей.
- Приказ Росархива от № 236 (Приложение № 35), утверждает единую форму Акта приема-передачи, использование которой обязательно.
Важно: Использование иных форм (самостоятельно разработанных) недопустимо, так как Акт является строгой отчетной формой, подлежащей учету в архиве и передающей организации.
Структура и реквизиты Акта (Приложение № 35)
Форма акта представляет собой табличный документ формата А4. Ниже приведен подробный разбор каждого блока согласно источнику КонсультантПлюс (Приложение 35).
Шапка документа (Реквизиты утверждения)
В верхней части формы размещаются два блока утверждения: со стороны передающей организации и со стороны государственного архива.
| Реквизит | Кто заполняет | Содержание |
|---|---|---|
| УТВЕРЖДАЮ (левый блок) | Передающая организация | Должность руководителя (Директор, Генеральный директор, Глава администрации и т.д.), Подпись, Расшифровка подписи, Дата, Гербовая печать (при наличии). |
| УТВЕРЖДАЮ (правый блок) | Государственный архив | Должность руководителя архива (Директор), Подпись, Расшифровка подписи, Дата, Гербовая печать архива. |
Основная часть акта
- Номер и дата: Присваивается передающей организацией по ее внутреннему делопроизводству. Место составления (населенный пункт).
- Основание передачи: Графа «В связи с…». Указывается правовое основание:
- истечение сроков хранения документов (ссылка на Номенклатуру/Срокографик);
- ликвидация организации;
- реорганизация организации;
- иные основания (передача в архив ведомственного/муниципального подчинения и т.д.).
- Стороны:
- Передает: Полное наименование организации-передающей (согласно Уставу/Свидетельству).
- Принимает: Полное наименование государственного архива (например: «Государственный архив г. Москвы», «Государственный архив Свердловской области» и т.д.).
- Период документов: Графа «за _________» — указываются хронологические границы дел (например: «1995–2010 гг.»).
Табличная часть (Спецификация передаваемых дел)
Это ключевая секция. Заполняется по каждой описи, передаваемой в архив.
| Колонка | Наименование | Что указывается |
|---|---|---|
| 1 | N п/п | Порядковый номер строки. |
| 2 | Название и номер описи | Например: «Опись № 1 дел по личному составу за 2005 г.» или «Опись № 3 бухгалтерских документов за 2010–2012 гг.». |
| 3 | Кол-во экземпляров описи | Обычно 1 экз. (оригинал описи передается в архив, копия остается у передающей стороны). Если опись в 2 экз. — указывается 2. |
| 4 | Кол-во принятых дел | Количество ОЦД (единиц хранения, дел/томов), физически передаваемых по данной описи. Должно совпадать с последним номером дела в описи (за вычетом выбывших/уничтоженных). |
| 5 | Кол-во страховых копий | Количество единиц хранения на альтернативных носителях (микропленка, электронные копии на дисках/флешках), если страховое копирование проводилось. Если нет — ставится прочерк или «0». |
| 6 | Примечание | Особые отметки: «Дело № 5 выбыло (уничтожено по акту №… от…)», «Дело № 12 на хранении в другом архиве», «Нарушена нумерация страниц в деле № 3» и т.д. |
- В государственном архиве фонд N _________: Номер фонда присваивается архивом при приеме. Передающая организация оставляет это поле пустым (или пишет «Номер фонда присваивается архивом»).
Подписи лиц, непосредственно произвевших передачу/прием
Здесь указываются не руководители (они уже подписали в шапке), а ответственные исполнители (архивисты, секретари, делопроизводители):
- Передачу произвели: Должность, Подпись, Расшифровка (ФИО полностью). Может быть несколько лиц (например, архивист организации и представитель ликвидационной комиссии).
- Прием произвели: Должность архивиста госархива, Подпись, Расшифровка.
Пошаговый алгоритм оформления передачи
- Подготовка документов (Внутренняя работа):
- Проведение экспертизы стоимости и сроков хранения (если не проводилась ранее).
- Формирование описей по форме Приложение № 10 (Приказ Росархива № 236).
- Сшивка, нумерация страниц, оформление обложек дел (Приложение № 9).
- Создание страховых копий (при необходимости/возможности).
- Согласование с архивом (Предварительная экспертиза):
- Направление в архив проектов описей (в электронном виде или на бумаге) для предварительной проверки правильности оформления.
- Получение заключения/согласия архива на прием.
- Заполнение Акта (Приложение № 35):
- Заполнение шапки (реквизиты сторон, основание).
- Заполнение табличной части по всем описям.
- Подсчет итогов.
- Подписание акта передающей стороной:
- Подписывает руководитель организации (блок «УТВЕРЖДАЮ» слева).
- Подписывают непосредственные исполнители (блок «Передачу произвели»).
- Проставляется печать организации (при наличии).
- Физическая передача и приемка в архиве:
- Передача дел, описей, страховых копий, справочного аппарата (указателей, реестров).
- Архивист госархива проводит приемо-сдаточную работу: сверку количества дел с описями, осмотр состояния дел.
- Подписание акта архивом:
- Руководитель архива подписывает блок «УТВЕРЖДАЮ» (справа).
- Архивист-приемщик подписывает блок «Прием произвели».
- Проставляется печать архива.
- Присваивается номер фонда (графа «В государственном архиве фонд N»).
- Распределение экземпляров акта:
- Экземпляр 1 (оригинал) — остается в государственном архиве (сшивается в томе описей фонда).
- Экземпляр 2 — возвращается в передавшую организацию (хранится в архиве организации или передается в архив вышестоящей организации/ликвидационной комиссии).
Особенности заполнения в специальных случаях
Ликвидация или реорганизация организации
- В графе «В связи с» указывается: «ликвидацией ООО «Ромашка» (решение учредителей от № 1)» или «реорганизацией в виде слияния с АО «Лютик»».
- Передачу производят члены ликвидационной комиссии или уполномоченные лица правопреемника.
- Акт подписывается председателем ликвидационной комиссии (блок «УТВЕРЖДАЮ» слева).
Передача документов на электронных носителях (Цифровые архивы)
Согласно Приказу Росархива № 260, при передаче электронных документов:
- В колонке 5 указывается количество носителей (диски, флеш-накопители) или объем данных, если передача по каналам связи.
- Обязательно приложение Акта приема-передачи электронных документов (с хеш-суммами файлов, описанием структуры, метаданными).
- В графе «Примечание» указываются параметры ЭЦП, форматы файлов (PDF/A, XML и т.д.).
Выбывшие дела (уничтоженные, утерянные)
Если по описи отсутствуют дела (уничтожены по акту ранее или утеряны):
- В колонке 4 указывается фактическое количество передаваемых дел.
- В колонке 6 (Примечание) обязательно ссылка на акт уничтожения/выбытия: «Дела № 3, 7 уничтожены Актом № 12 от ».
- В описи (Приложение № 10) напротив выбывших дел ставится отметка «Выбыло».
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как правильно |
|---|---|---|
| Использование старой формы акта (до Приказа № 236) | Отказ архива в приеме, необходимость переоформления. | Скачивать форму только из актуального Приложения № 35 к Приказу Росархива № 236 (ред. на текущую дату). |
| Несовпадение количества дел в акте и в описи | Задержка приемки, возврат документов на доработку. | Тщательно сверять последний номер дела в описи с колонкой 4 акта. Учитывать выбывшие дела. |
| Отсутствие подписи руководителя организации (блок «УТВЕРЖДАЮ») | Акт не имеет юридической силы. | Обязательно получить визу подписи руководителя и печать (если есть) ДО поездки в архив. |
| Незаполненная графа «Основание передачи» | Архив не может определить правовую основу формирования фонда. | Четко прописывать: «Истечение сроков хранения по Номенклатуре, утв. приказом от…» или «Ликвидация юрлица». |
| Передача дел без описей или с неутвержденными описями | Невозможность учета фонда в архиве. | |
| Плохое состояние дел (несшитые, без обложек, с исправлениями без заверений) | Отказ в приеме до устранения дефектов. | Подготовить дела строго по Приказу Росархива № 260 (сшивка, обложки, нумерация, закрепление документов). |
Учет и хранение Акта в передающей организации
После получения обратно второго экземпляра акта (с подписями архива и присвоенным номером фонда):
- Акт регистрируется в Журнале учета передачи документов в государственные архивы (форма свободная, рекомендуется вести в организации).
- Акт хранится в архиве организации (или передается правопреемнику/ликвидационной комиссии) навсегда (срок хранения — постоянный, как документ, подтверждающий передачу в госфонд).
- На основании акта в Реестре формируемых фондов (Приложение № 11) и в Справочно-поисковой аппарате организации делам проставляется отметка «Передано в ГА [Название] фонд № [N]».
- Дела списываются с баланса организации (выбывают из учета).
Электронный документооборот (СЭД/ЭДО) и Акт
На 2026 год практика перехода на электронное взаимодействие с госархивами активно развивается (платформа «Госархив», региональные АИС).
- Акт может формироваться и подписываться в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) обеих сторон.
- Электронный Акт имеет равную юридическую силу с бумажным (ст. 6 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 18 ФЗ № 125-ФЗ).
- При электронной передаче файлов (через личный кабинет архива или СМЭВ) Акт подписывается архивом после автоматической/ручной проверки целостности файлов (хеш-сумм).
- Рекомендуется хранить в организации как электронный оригинал (в СЭД), так и бумажную копию для надежности.
Грамотное оформление Акта приема-передачи, это гарантия того, что ваши документы станут частью Архивного фонда РФ легально, быстро и без возвратов на доработку.
Чек-лист перед сдачей:
- [ ] Форма Акта — актуальная (Приложение № 35 к Приказу № 236).
- [ ] Заполнены все реквизиты шапки (Номер, Дата, Место, Основание, Стороны).
- [ ] Табличная часть заполнена по ВСЕМ описям без пропусков.
- [ ] Кол-во дел в колонке 4 совпадает с описями (за вычетом выбывших).
- [ ] Указаны страховые копии (колонка 5) или прочерки.
- [ ] В примечаниях отражены все нюансы (выбытие, повреждения, особенности носителей).
- [ ] Подпись руководителя организации + Печать (левый блок «УТВЕРЖДАЮ»).
- [ ] Подписи исполнителей, сдающих дела (блок «Передачу произвели»).
- [ ] Описи (Приложение № 10) утверждены руководителем, согласованы с архивом, сшиты, пронумерованы.
- [ ] Дела сшиты, обложки оформлены, документы в делах закреплены, страницы пронумерованы.
- [ ] Есть предварительное согласие архива на прием (письмо, заключение экспертизы описей).
Помните: Акт приема-передачи — это единственный документ, который юридически подтверждает факт перехода документов в государственную собственность (государственный архивный фонд) и снимает с организации ответственность за их физическое сохранение. Относитесь к его оформлению с максимальной внимательностью.
Статья подготовлена на основе нормативных актов Росархива, действующих на г. (Приказ Росархива № 236, № 260, ФЗ № 125-ФЗ). Перед оформлением рекомендуется проверить актуальность форм на официальном сайте Росархива или в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант).