Передача документов в муниципальный архив — это строго регламентированная процедура, регулируемая законодательством РФ в области архивного дела (ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказ Росархива от № 100 и др.). Основным юридическим документом, фиксирующим факт передачи прав и ответственности за сохранность дел, является Акт приема-передачи документов.
В данной статье мы подробно разберем структуру акта, обязательные реквизиты, предъявляемые к документам требования, а также предоставим типовой образец для заполнения.
Нормативная база и назначение акта
Акт приема-передачи — это двухсторонний документ, подписываемый уполномоченными представителями передающей организации (передача) и муниципального архива (приемка). Он служит основанием для:
- Списания дел с учета в передающей организации.
- Постановки дел на учет в фондах муниципального архива.
- Подтверждения законности передачи в случае проверок (прокуратуры, Росархива, внутреннего аудита).
- Фиксации сроков хранения и категорий ценности документов.
Важно: Без подписанного акта передача документов считается несостоявшейся, а организация-передатель несет полную ответственность за сохранность и использование архивных документов.
Подготовительная работа перед составлением акта
До момента подписания акта передающая организация должна выполнить комплекс работ по подготовке дел (согласно Приказу Росархива № 100):
- Экспертиза ценности и сроков хранения: Проведение экспертизы документов экспертной комиссией организации с составлением протоколов.
- Формирование дел: Сшивка, занумеравание листов, оформление обложек (форма № 1-Арх или аналогичной), заполнение внутренних описей дел (форма № 1а-Арх).
- Составление описи передаваемых дел (Форма № 2-Арх): Основной прилагаемый к акту документ. Опись составляется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй с отметкой о приемке возвращается в организацию).
- Подготовка сопроводительного письма: Официальное обращение руководителя организации к директору архива с просьбой принять документы на хранение.
- Согласование сроков передачи: Предварительная договоренность с архивом о дате и времени привоза документов (архивы часто принимают документы по графику).
Обязательные реквизиты Акта приема-передачи
Единой утвержденной государством формы акта приема-передачи в архив не существует (в отличие от описи формы № 2-Арх). Организации разрабатывают свою форму самостоятельно (обычно в составе Архивной справки или Инструкции по архивному делу), однако она должна содержать следующие обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и делопроизводственной практике):
| Реквизит | Описание и требования к заполнению |
|---|---|
| Наименование документа | АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ) НА ХРАНЕНИЕ |
| Дата и место составления | Дата подписания акта (день, месяц, год), населенный пункт. |
| Стороны (Шапка) | Передающая сторона: Полное наименование организации, ИНН/КПП, адрес, ФИО и должность уполномоченного лица (по приказу/распоряжению). Принимающая сторона: Полное наименование муниципального архива, адрес, ФИО и должность уполномоченного архивиста/директора. |
| Основание для передачи | Ссылка на нормативные акты (ст. 22 ФЗ-125, Приказ Росархива № 100), внутренний приказ организации о передаче, протоколы экспертизы ценности и сроков хранения (номер, дата). |
| Перечень передаваемых документов | Ссылка на приложение: «Согласно описи передаваемых дел № [Номер] от [Дата] (Форма № 2-Арх), состоящей из [Кол-во] л., в [Кол-во] экз., являющейся неотъемлемой частью настоящего Акта». |
| Количественные показатели | Общее количество дел (ед. хранения), общее количество листов, линейные метры погонного хранения (опционально, но желательно). |
| Состояние документов | Запись о состоянии дел: «Документы подготовлены в соответствии с требованиями Приказа Росархива № 100, обложки заполнены полностью, листы занумерованы, описи составлены верно, повреждений нет» (или перечень выявленных дефектов). |
| Условия передачи | Указание на безвозмездную передачу в безвозмездное безграничное пользование (или иные условия, если применимо). Передача ответственности за сохранность с момента подписания. |
| Количество экземпляров акта | Обычно 2 экземпляра: один у передающей стороны, второй — в архиве. |
| Подписи сторон | Передающая сторона: Подпись руководителя или уполномоченного лица (с расшифровкой), М.П. (если предусмотрено уставом). Принимающая сторона: Подпись директора архива или уполномоченного архивиста (с расшифровкой), печать архива. |
Ниже представлен универсальный образец акта. Вы можете скопировать данный код, вставить в редактор (Word, Google Docs) и заполнить конкретными данными.
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ
в Муниципальный архив [Наименование муниципального образования]
г. [Населенный пункт] «___» _____________ 20__ г.
Мы, нижеподписавшиеся:
От передающей стороны: [Должность руководителя организации], [Наименование организации в дательном падеже], [ФИО полностью], действующего на основании [Устава / Приказа № ___ от ___], именуемое в дальнейшем «Передающая сторона», с одной стороны,
От принимающей стороны: Директор Муниципального архива [Наименование муниципального образования], [ФИО полностью], действующего на основании Устава, именуемый в дальнейшем «Принимающая сторона», с другой стороны,
составили настоящий Акт о том, что Передающая сторона передала, а Принимающая сторона приняла на хранение следующие архивные документы:
| № п/п | Наименование фонда / Описание комплекта дел | Даты документов (крайние) | Кол-во дел (ед. хр.) | Кол-во листов | Срок хранения / Категория ценности |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [Напр.: Фонд № 123 «Администрация г. Примерска», Оп. 1, Д. 1-50] | [Напр.: 2010-2015] | 50 | 1250 | 10 лет / Временная |
| 2 | [Напр.: Фонд № 124 «Отдел образования», Оп. 1, Д. 1-15] | [Напр.: 2005-2010] | 15 | 450 | Постоянный / Историческая |
| ВСЕГО ПЕРЕДАНО: | [Сумма дел] | [Сумма листов] | |||
Приложение: Опись передаваемых дел № [Номер описи] от «___» _____________ 20__ г. (Форма № 2-Арх), в 2-х экземплярах, на [Кол-во] л., являющаяся неотъемлемой частью настоящего Акта.
Документы подготовлены к передаче в соответствии с требованиями Приказа Росархива от № 100 «Об утверждении Инструкции по порядку формирования, ведения учета, хранения и использования архивных документов, образующихся у государственных органов, местных органов самоуправления…». Обложки дел заполнены полностью, листы занумерованы, внутренние описи составлены. Состояние документов, удовлетворительное, без механических повреждений, загрязнений и следов биологического поражения.
Передача документов осуществляется безвозмездно. Ответственность за сохранность и надлежащее использование переданных документов с момента подписания настоящего Акта переходит к Принимающей стороне.
Настоящий Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу: по одному для каждой из сторон.
| ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА [Наименование организации] ИНН [Номер] КПП [Номер] ____________________ / [ФИО полностью] / М.П. «___» _____________ 20__ г. | ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА Муниципальный архив [Наименование МО] ____________________ / [ФИО полностью] / ПЕЧАТЬ «___» _____________ 20__ г. |
Типичные ошибки при оформлении акта
- Отсутствие ссылки на опись (Форма № 2-Арх). Акт без описи не имеет юридической силы, так как не идентифицирует конкретные единицы хранения.
- Несоответствие данных акта и описи. Количество дел, листов, наименования фондов в акте и в описи должны совпадать идеально.
- Отсутствие основания (приказа/протокола экспертизы). Передача без экспертизы ценности и сроков хранения недопустима (ст. 22 ФЗ-125).
- Подпись не уполномоченных лиц. Акт должен подписывать руководитель организации или лицо, уполномоченное приказом/доверенностью (копия приказа/доверенности часто прикладывается к делу передачи).
- Игнорирование замечаний архива. Если архивист при осмотре выявил дефекты (незашитые дела, отсутствие обложек, ошибки в описи), акт подписывать нельзя. Составляется Акт об отказе в приемке или Протокол расхождений, документы возвращаются на доработку.
Порядок действий в день передачи (Чек-лист)
- Привезти документы в архив в согласованное время (обычно в коробках/контейнерах с этикетками).
- Предъявить документы архивисту-приемщику для внешнего осмотра (проверка коробок, обложек, нумерации).
- Сверку описи (Форма № 2-Арх) с реальными делами (выборочная или полная).
- При отсутствии замечаний — заполнить Акт приема-передачи в 2-х экземплярах.
- Поставить подписи и печати (архив ставит печать на обоих экземплярах акта и на обоих экземплярах описи).
- Получить на руки свой экземпляр Акта и описи с отметкой архива о приемке (синей печатью и подписью архивиста).
- В организации: оформить приказ о списании дел с учета (с приложением копии акта и описи).
Электронный документооборот (ЭДО) и архивы
С развитием цифровизации (ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Приказ Минкультуры № 2368) передача документов, созданных в электронном виде, в муниципальный архив осуществляется через АИС «Архив» или иные региональные информационные системы.
В этом случае:
- Акт приема-передачи формируется в электронном виде (XML/PDF) и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) обеих сторон.
- Роль описи выполняет метаданные пакета передачи (Manifest).
- Бумажный дубликат акта может не составляться, если это предусмотрено регламентом взаимодействия с конкретным архивом.
Рекомендация: Заранее уточните в целевому муниципальном архиве, принимают ли они документы в электронном виде и через какую систему (ЕАРХ, региональная АИС, портал госуслуг).
Грамотное оформление Акта приема-передачи документов в муниципальный архив, это гарантия правовой безопасности вашей организации. Этот документ снимает с вас ответственность за сохранность архивов и подтверждает выполнение законодательных требований по срокам хранения.
Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте его под внутренний документооборот своей организации (добавьте логотип, коды по ОКПО/ОКУД, реквизиты приказа о передаче) и всегда согласовывайте черновик с архивистом-приемщиком заранее, чтобы избежать переработок в день сдачи.
Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется обратиться к специалисту по архивному делу или юристу.