Передача электронного архива — это ответственная процедура, требующая строгого соблюдения архивного законодательства и технических регламентов․ В отличие от бумажных документов, электронные архивные документы (ЭАД) требуют учета специфики информационных систем, форматов файлов, электронных подписей и метаданных․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно подготовить и оформить Акт приема-передачи электронного архива в 2026 году, опираясь на актуальные нормативные акты и практику․
Правовая основа передачи электронных документов в архив
Деятельность по передаче электронных документов на хранение регулируется комплексом нормативных правовых актов․ Ключевыми документами на 2026 год являются:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», базовый закон, определяющий понятия, принципы и порядок передачи документов в государственные и негосударственные архивы․
- Приказ Минкультуры РФ от № 526 «Об утверждении Правил хранения документов, образующихся в ходе деятельности государственных органов, организаций․․․» (далее — Правила № 526)․ Пункт 4․34 данного документа устанавливает порядок передачи электронных документов в архив․
- Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от № 69 «Об утверждении Функциональных требований к информационным системам, используемым для формирования электронных архивов․․․»․ Раздел 1․5 содержит требования к передаче ЭАД в государственный архив․
- Постановление Правительства РФ от № 2389 «Об утверждении Правил ведения делопроизводства․․․» (Правила № 77, п․ 5) — регулирует передачу хранения сторонним организациям․
- ГОСТ Р 7․0․100-2018 «Национальная система стандартов․ Архивное дело․ Электронные архивные документы․ Общие требования к формированию, хранению и использованию»․
Важно: Организация обязана закрепить во локальном нормативном акте (ЛНА) (Инструкции, Положении) порядок управления документами, использования архива, процессов хранения, доступа, сроков хранения и принципов приема-передачи ЭАД․
Основные сценарии передачи электронного архива
Процедура оформления акта зависит от того, кому именно передается архив:
- Передача в государственный архив (Государственный архив РФ, архивы субъектов РФ) — осуществляется по истечении сроков хранения в организации (обычно 10 лет для дел постоянного хранения) или при ликвидации организации․ Требует строгого соответствия требованиям Приказа Росархива № 69․
- Передача на хранение в специализированную архивную организацию (аутсорсинг) — заключается договор возмездного оказания услуг (согласно п․ 5 Правил № 77), оформляется двусторонний акт приема-передачи․
- Внутренняя передача (между подразделениями, при реорганизации, смене ответственного лица) — оформляется внутренний акт (инвентаризационная опись/акт)․
- Передача при ликвидации/реорганизации юрлица — документы передаются к обязательному хранению в архивные учреждения в порядке, установленном законодательством․
Подготовительные этапы перед составлением Акта
Согласно практике (например, инструкциям ООО «Альтаир», ОСГ Россия) и требованиям законодательства, перед подписанием акта необходимо выполнить комплекс работ:
Экспертиза ценности документов (Экспертиза сроков хранения)
Проводится экспертной комиссией организации․ Цель: определить сроки хранения каждого дела/файла, выделить документы постоянного хранения и подлежащие уничтожению․
Формирование сдаточных описей дел
Составляются сдаточные описи (в электронном виде), которые являются неотъемлемым приложением к Акту․ Опись должна содержать:
- Полное наименование организации-сдателя․
- Название фонда/подфонда․
- Хронологические границы документов․
- Перечень дел/файлов с указанием: шифра дела, заглавия, дат начала/окончания, количества файлов, объема (Мб/Гб), формата, срока хранения, реквизитов ЭП․
Проверка технического состояния и форматов
- Соответствие форматов файлов требованиям ГОСТ Р 7․0․100-2018 и Приказа № 69 (PDF/A, XML, TIFF и др․)․
- Проверка целостности файлов (контрольные суммы, хеш-суммы MD5, SHA-256)․
- Наличие и валидность усиленных квалифицированных электронных подписей (УКЭП) на документах и/или на описях/актах․
- Читаемость метаданных (атрибутов файлов)․
Оформление акта об уничтожении (если применимо)
Если по результатам экспертизы выявлены документы с истекшими сроками хранения (не подлежащие передаче в архив), составляется Акт о выделении к уничтожению и проводится конфиденциальное уничтожение с составлением соответствующего акта․
Структура и обязательные реквизиты Акта приема-передачи электронного архива
Единой утвержденной формы акта для ЭАД на федеральном уровне не существует (в отличие от единой формы № 0504834 для основных средств), однако на основе ст․ 9 Закона № 125-ФЗ, Прав № 526 и деловой практики (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, бланки 2025-2026 гг․) Акт обязан содержать следующие реквизиты:
| Реквизит | Описание и особенности для ЭАД |
|---|---|
| Название документа | «Акт приема-передачи электронных архивных документов (ЭАД) на хранение» или «Акт приема-передачи электронного архива»․ |
| Номер и дата составления | Дата — фактический день передачи․ Нумерация сквозная по организации․ |
| Место составления | Населенный пункт (город), где подписан акт․ |
| Основание передачи | Ссылка на договор (№, дату), приказ о ликвидации, решение собственника, закон (передача в госархив по истечении сроков)․ |
| Стороны (Сдатель / Приниматель) | Полные наименования, ИНН/КПП, ФИО уполномоченных лиц (директор, главный архивист, руководитель ИС), действующие на основании Устава или доверенности․ |
| Наименование передаваемого фонда/части фонда | Напр․: «Фонд ООО «Ромашка», 2020-2023 гг․, дела постоянного хранения»․ |
| Перечень передаваемых объектов (Ссылка на приложение) | Фраза: «Перечень передаваемых электронных дел и файлов приведен в Приложении № 1 (Сдаточная опись), являющемся неотъемлемой частью настоящего Акта»․ |
| Количественные и объемные характеристики | Критично для ЭАД: Общее количество файлов, общий объем данных (Гб/Тб), количество дел/ед․ хранения․ Контрольные суммы (хеши) всего массива или по каждому файлу в описи․ |
| Технические характеристики носителя/среды передачи | Как именно передаются данные: внешний жесткий диск (модель, серийный номер, запломбирован/не запломбирован), защищенный канал связи (SFTP, API, ЭДО), облачное хранилище (доступы)․ Состояние носителя․ |
| Форматы файлов и программное обеспечение | Указание форматов (PDF/A-1b, XML по схеме Rosarchive и т․д․), кодировок, необходимого ПО для чтения․ |
| Реквизиты электронных подписей | Сведения о сертификатах КЭП, которыми подписаны документы, опись и сам Акт (эмитенты, сроки действия, отпечатки)․ |
| Условия хранения и доступа (для аутсорсинга) | Ссылка на раздел договора: режим доступа, уровень конфиденциальности (ГОСТ Р 7․0․100-2018), процедура выдачи копий, ответственность сторон за сохранность/утечку․ |
| Подписи сторон с расшифровкой | Личные подписи (на бумажном экземпляре) И/ИЛИ УКЭП (на электронном экземпляре)․ При использовании ЭДО — подтверждение доставки/подписания в системе․ |
Особенности оформления Акта в электронном виде (ЭДО)
В 2026 году стандарт де-факто — оформление Акта в виде электронного документа, подписанного УКЭП обеих сторон через систему ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др․)․
- Формат акта: Обычно XML (по стандарту ФНС для универсального передаточного документа, УПД/УКД) или PDF с вложенной подписью (PAdES / CAdES)․
- Сдаточная опись: Передается как отдельный вложенный файл (XML/PDF/CSV), также подписанный УКЭП сдателя и принятый принимающей стороной․
- Хеш-суммы: В теле описи или акта обязательно указываются хеш-суммы (SHA-256) передаваемых файлов-оригиналов для последующей верификации целостности․
- Момент передачи: Юридически значимым считается момент доставки подписанного принимающей стороной документа в ЭДО (формирование извещения о получении/подписании)․
Алгоритм передачи ЭАД в Государственный архив (по Приказу Росархива № 69)
Если передача идет в ГАРФ или архив субъекта, алгоритм (по материалам ГАРАНТ/Энциклопедия решений, июль 2026) выглядит так:
- Подготовка ЭАД в соответствии с функциональными требованиями (п․ 1․5 Приказа № 69): формирование пакета передачи (SIP, Submission Information Package)․
- Проверка пакета на соответствие профилю хранения (валидация)․
- Направление уведомления в архив о готовности к передаче (через АИС «Архив» или портал госархива)․
- Передача пакета данных (через защищенный контур связи или на защищенном носителе)․
- Приемка архивом: автоматическая и экспертная проверка (форматы, метаданные, ЭП, вирусы)․
- Формирование архивом Акта приема-передачи ЭАД (в электронном виде) и направление его организации-сдателю․
- Получение организацией подтверждения о размещении документов в госархиве (основание для исключения из учета в организации)․
Типичные ошибки и риски при оформлении
- Отсутствие сдаточной описи или ее несоответствие реальному составу файлов на носителе․
- Игнорирование хеш-сумм: невозможность доказать целостность данных при споры или проверке через 5-10 лет․
- Передача файлов в «рабочих» форматах (DOCX, XLSX) вместо архивных (PDF/A, XML) — нарушение ГОСТ Р 7․0․100-2018․
- Просроченные/отозванные сертификаты ЭП на момент передачи — документы теряют юридическую силу․
- Незаключение договора с архивной организацией-аутсорсером (п․ 5 Правил № 77), передача нелегальна․
- Отсутствие в ЛНА порядка приема-передачи ЭАД — замечание Росахива/прокуратуры при проверке․
Примерная структура Приложения (Сдаточной описи) к Акту
Рекомендуемый вид таблицы для Приложения № 1:
| № п/п | Шифр дела | дела / наименование файла | Даты (нач․-кон․) | Кол-во файлов | Объем (Мб) | Формат | Срок хранения | Хеш-сумма (SHA-256) архива/файла | Реквизиты ЭП на файле/деле |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 1-2023 | Договоры с поставщиками | — | 45 | 1250 | PDF/A-1b | 10 лет | a1b2c3d4․․․ (хеш zip-архива дела) | Подписано УКЭП Иванова И․И․ (сертификат № 123․․․) |
| 2 | 2-2023 | Приказы по основной деятельности | — | 120 | 340 | XML (Rosarchive) | Постоянно | e5f6g7h8․․․ (хеш zip-архива дела) | Подписано УКЭП Петрова П․П․ (сертификат № 456․․․) |
Хранение экземпляров Акта
Акт составляется минимум в двух экземплярах (по одному для сдателя и принимателя) с одинаковой юридической силой․
- При передаче в госархив: один экземпляр остается в госархиве, второй (с отметкой о приеме) — в организации-сдателе (для отчетности перед вышестоящими органами/учредителями)․
- При аутсорсинге: по экземпляру у каждой стороны․ Экземпляр сдателя хранится в делах по архивному делу/договорам․
- В электронном виде: оба экземпляра (XML/PDF с двойной УКЭП) хранятся в ЭДО/ИС организации неограниченное время (срок хранения акта приема-передачи архива — постоянный или 75 лет по правилам хранения документации по архивному делу)․
Грамотное оформление Акта передачи электронного архива — это гарантия правовой безопасности организации, подтверждения подлинности документов в суде и соблюдения требований Росахива․
Краткий чек-лист перед подписанием:
- [ ] Проведена экспертиза ценности, сроки хранения утверждены․
- [ ] Все файлы приведены в архивные форматы (PDF/A, XML)․
- [ ] Рассчитаны хеш-суммы (SHA-256) для каждого файла/архива дела․
- [ ] Составлена сдаточная опись (Приложение к Акту) с полными метаданными․
- [ ] Проверена валидность УКЭП на всех ключевых документах и на самой описи․
- [ ] Подготовлен носитель (защищенный диск/токен) или настроен защищенный канал передачи․
- [ ] Заключен договор (если передача сторонней организации)․
- [ ] Акт оформлен в 2-х экземплярах (бумага + ЭДО) со всеми обязательными реквизитами․
- [ ] Подписи поставлены уполномоченными лицами (по доверенностям/Уставу)․
- [ ] Экземпляр акта с отметкой о приеме получен и заархивирован в ИС организации․
Соблюдение данной процедуры позволит избежать штрафов (ст․ 13․20 КоАП РФ за нарушение правил хранения), претензий при проверках и потерь критически важной информации․
Данная статья подготовлена на основании действующего на года законодательства (ФЗ-125, Приказ Минкультуры № 526, Приказ Росархива № 69, Постановление Правительства № 2389, ГОСТ Р 7․0․100-2018) и материалов справочно-правовых систем КонсультантПлюс, ГАРАНТ, а также практики архивных организаций (ОСГ Россия, Время бухгалтера)․