Акт приема‑передачи из архива – официальное документальное подтверждение факта передачи архивных материалов от одного лица (или организации) к другому. Он фиксирует состав, состояние, количество и правовые основания передачи, а также подписи всех участников процесса.
Что такое акт приема‑передачи из архива?
Акт – это письменный документ, который оформляется в двух (или более) экземплярах, подписывается сторонами и хранится в архивных делах обеих сторон. Он используется в следующих случаях:
- передача дел в государственный архив для постоянного хранения;
- перемещение документов между подразделениями одной организации;
- смена руководителя (заведующего) архива;
- реорганизация, слияние или ликвидация юридических лиц.
Нормативно‑правовая база (2026 г.)
Основные нормативные акты, регулирующие оформление акта приема‑передачи архивных документов:
- Приказ Росархива № 24 от «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов» (п. 37.8);
- Федеральный закон «Об архивных документах» от № 73‑ФЗ;
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Общие требования к оформлению»;
- Региональные нормативные акты (например, постановления Гострудинспекции в Нижегородской области, 2026 г.).
Когда необходим акт?
Оформление акта обязательно в следующих ситуациях:
- при передаче документов в государственный архив (в т.ч. страховых копий);
- при передаче дел от одного подразделения к другому;
- при смене ответственного за архив (руководителя, заведующего);
- при передаче архивных материалов в облачный архив или в стороннюю архивную организацию.
Структура акта приема‑передачи (по образцу Приказа Росархива)
Официальный акт состоит из следующих разделов:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка документа | Наименование организации‑передающей и организации‑принимающей, реквизиты (ИНН, КПП, адрес). |
| Дата и место составления | Город, дата (например, «»). |
| Основание передачи | Ссылка на нормативный акт, договор, приказ о реорганизации и т.п. |
| Состав передаваемых материалов |
|
| Состояние документов | Краткая характеристика состояния (целостность, наличие повреждений, наличие подписей, штампов). |
| Оборудование и инвентарь архива | При передаче руководства архива указываются сведения о передаваемом оборудовании (шкафы, стеллажи, сканеры) и инвентаре. |
| Подписи сторон | Подписи передающего, принимающего, членов комиссии (при необходимости) и их расшифровка. |
| Печати и реквизиты | Гербовая печать организации, дата, номер акта. |
Пошаговая инструкция по составлению акта
- Подготовка исходных данных
- Соберите описи дел, инвентарные карточки, акт о состоянии документов.
- Определите правовое основание передачи (приказ, договор, решение собрания).
- Выбор формы
Для государственных архивов используйте Приложение 35 к Приказу Росархива (можно скачать в формате MS‑Excel или Word). Для внутренних передач допускаються упрощённые формы.
- Заполнение шапки и реквизитов
Укажите полные наименования сторон, их ИНН/КПП, адреса, а также дату составления.
- Указание основания передачи
Пример: «На основании приказа № 123 от «О передаче дел бухгалтерии в государственный архив».
- Перечисление передаваемых материалов
Заполните таблицу с колонками: № описи, название описи, количество дел, количество копий, примечания.
- Оценка состояния
Отметьте наличие дефектов (потеря листов, пятна, износ). При отсутствии дефектов укажите «Документы находятся в надлежащем состоянии».
- Оборудование и инвентарь
Если передаётся оборудование, укажите его тип, инвентарный номер, состояние;
- Подготовка подписи
Соберите подписи всех участников: передающего, принимающего, председателя комиссии и членов комиссии. Обязательно расшифруйте подписи.
- Печати и завершающие реквизиты
Нанесите гербовую печать (если требуется) и укажите номер акта.
- Регистрация акта
Внесите запись в журнал актов приема‑передачи, присвойте уникальный регистрационный номер.
Образцы и бланки (2026 г.)
Ниже перечислены наиболее часто используемые формы:
- Приложение 35 к Приказу Росархива № 24 (2020) – официальная форма для передачи в государственный архив. Доступна в КонсультантПлюс (пробный доступ 2 дня).
- Бланк «Акт приема‑передачи дел при смене руководителя архива» – упрощённый вариант, включающий раздел «Оборудование и инвентарь».
- Образец «Акт приема‑передачи документов на постоянное хранение» – используется в коммерческих организациях, часто сопровождается описью в 3‑х экземплярах.
- Электронный шаблон в системе «Облачный архив» – формируется автоматически, подписывается электронной подписью, сохраняется в PDF.
Особенности передачи в государственный архив
При передаче в государственный архив необходимо учитывать дополнительные требования:
- Документы должны быть полностью описью в трёх экземплярах (оригинал + 2 копии). Одна копия остаётся у организации‑передающей, две – в архиве.
- Для страховых копий указывается количество копий, их состояние и наличие отметок о страховании.
- Если в процессе передачи выявлены недостатки (повреждения, отсутствие подписей), они фиксируются в отдельном протоколе, который прилагается к акту.
- Подписывается комиссия из представителей обеих сторон (обычно 3‑5 человек) и её председатель.
Акт при смене руководителя архива
Смена руководителя (директора, заведующего) требует отдельного акта, в котором дополнительно указываются:
- Состояние архивного фонда (общая оценка, количество единиц, наличие электронных копий);
- Перечень технического оборудования (шкафы, стеллажи, сканеры, программное обеспечение);
- Подтверждение передачи доступа к электронным системам (логины, пароли, сертификаты).
Подписи в таком акте ставятся не только у передающего и принимающего, но и у членов комиссии и её председателя, что обеспечивает юридическую силу документа.
Частые ошибки и рекомендации
- Отсутствие описи – без полной описи документ считается неполным и может быть отклонён архивом.
- Неправильные реквизиты – проверьте ИНН, КПП, адреса обеих сторон; ошибки приводят к необходимости повторного оформления.
- Неуказанное основание передачи – каждый акт должен содержать ссылку на нормативный акт, приказ или договор.
- Отсутствие расшифровки подписей – без расшифровки подписи могут быть признаны недействительными.
- Недостаточная детализация состояния – указывайте все дефекты, иначе архив может потребовать дополнительный протокол.
- Неоформленные электронные подписи – при работе в электронных системах используйте квалифицированную ЭП, иначе акт не будет признан юридически значимым.
Электронный вариант и система «КонсультантПлюс»
С 2024 года большинство архивных учреждений принимают электронные акты. Плюсы электронного оформления:
- Автоматическое заполнение реквизитов из справочника организации;
- Встроенный контроль наличия обязательных полей;
- Подпись квалифицированной электронной подписью (КЭП);
- Хранение в облачном архиве с резервным копированием.
Для быстрого доступа к образцам и рекомендациям можно воспользоваться КонсультантПлюс – в системе доступны готовые шаблоны, а также возможность «пробного доступа» на 2 дня.
Акт приема‑передачи из архива – ключевой документ, обеспечивающий юридическую чистоту и прозрачность процесса передачи архивных материалов. Правильное оформление акта помогает избежать задержек, споров и штрафов, а также гарантирует сохранность ценного исторического и делового наследия организации.
Помните, что каждый акт должен быть:
- Сформирован в соответствии с актуальными нормативными актами;
- Подписан всеми уполномоченными лицами;
- Сохранён в двух (или более) экземплярах – один у передающего, один у принимающего.
При соблюдении всех рекомендаций процесс передачи архивных документов будет быстрым, безопасным и полностью законным.
Дата публикации: