Акт приема‑передачи личного дела в архив – это официальный документ‚ фиксирующий факт передачи (или возврата) личного дела из одного подразделения организации (или из органов государственной власти) в архивное учреждение. Данный акт является юридическим доказательством того‚ что дело было надлежащим образом оформлено‚ передано‚ получено и находится под охраной архивных требований.

Содержание статьи

1. Определение и правовая природа акта
2. Нормативно‑правовая база
3. Цели и задачи акта
4. Участники процесса
5. Порядок составления и подписания
6. Обязательные реквизиты
7. Образец (шаблон) акта
8. Типичные ошибки при оформлении
9. Рекомендации и практические советы

Определение и правовая природа акта

Акт – это протокол‚ в котором фиксируется факт‚ событие или действие‚ имеющее юридическую силу. В случае с личным делом в архиве акт фиксирует:

• Дата и время передачи дела;
• Состояние документов (полнота‚ наличие оригиналов‚ копий‚ приложений);
• Подтверждение получения архива (приёмной комиссии‚ архивного специалиста);
• Подписи ответственных лиц.

Таким образом‚ акт является не самостоятельным документом‚ а частью делопроизводственной цепочки‚ но без него невозможно доказать законность передачи.

Нормативно‑правовая база

Оформление акта регулируется следующими нормативными актами РФ:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) – определяет порядок передачи и хранения личных дел.
2. Приказ Минкультуры России № 131 от «Об утверждении формы акта приема‑передачи документов в архив».
3. Трудовой кодекс РФ (ст. 80‑82) – регламентирует хранение личных дел работников.
4. Локальные нормативные акты организации (приказ о реорганизации‚ приказ о закрытии подразделения и т.п.).

Цели и задачи акта

Главные цели составления акта:

• Обеспечение юридической чистоты передачи документов.
• Фиксация состояния дел (полнота‚ отсутствие повреждений).
• Создание доказательной базы в случае споров о праве собственности на документы.
• Учет и контроль за перемещением архивных материалов.

Участники процесса

В состав комиссии‚ оформляющей акт‚ обычно входят:

• Представитель передающей стороны – руководитель подразделения‚ архивариус или уполномоченный сотрудник.
• Представитель принимающей стороны – главный архивариус‚ специалист по приёму документов‚ либо член комиссии по приёму‑передаче.
• Свидетели (по желанию) – сотрудники‚ участвующие в передаче‚ могут подтвердить факт.

Порядок составления и подписания

1. Подготовительный этап
   • Собрать все документы‚ входящие в личное дело (трудовая книжка‚ личные карточки‚ аттестационные листы‚ договоры и пр.).
   • Проверить их на полноту и отсутствие повреждений.
   • Сформировать перечень (опись) документов.
2. Составление акта
   • Заполнить форму акта (см. раздел Образец).
   • Указать дату‚ место‚ состав комиссии‚ перечень передаваемых документов.
   • Отметить наличие оригиналов/копий‚ их состояние.
3. Подписание
   • Все участники подписывают акт в присутствии друг друга.
   • Если требуется‚ ставится печать организации и/или архивного учреждения.
4. Передача документов
   • Документы передаются в архив в оригинальном виде (или в виде копий‚ если оригиналы остаются у организации).
   • Получатель ставит отметку о получении в акте.
5. Хранение акта
   • Оригинал акта хранится в архиве вместе с переданным делом.
   • Копия акта передаётся в организацию‑отправитель для её внутреннего учета.

Обязательные реквизиты акта

Согласно Приказу Минкультуры РФ № 131‚ в акте должны присутствовать следующие реквизиты:

Образец (шаблон) акта

Ниже представлен типовой шаблон акта‚ который можно скачать в формате .doc или .pdf и адаптировать под конкретные нужды.

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНОГО ДЕЛА В АРХИВ

№ _______ «____» ___________ 2026 г.

Место составления акта: ____________________________
Дата составления акта: ____ ___________ 2026 г.

Состав комиссии:
 1) ________________________‚ должность ____________‚ подпись ____________
 2) ________________________‚ должность ____________‚ подпись ____________
 (при необходимости – свидетели)
Передающая сторона:
 Наименование организации: _________________________________
 Руководитель (ФИО‚ должность): ____________________________
 Подпись: ________________________

Принимающая сторона (архив):
 Наименование архива: ____________________________________
 Руководитель архива (ФИО‚ должность): ______________________
 Подпись: ________________________

Наименование передаваемого документа:
 Личное дело № _______ сотрудника ____________________________

Перечень передаваемых документов (опись):
 -----------------------------------------------------------------
 | № | Наименование документа | Состояние | Примечание |
 ----------------------------------------------------------------- | 1 | Трудовая книжка | без дефектов | |
 | 2 | Договор о трудоустройстве | без дефектов | |
 | 3 | Аттестационный лист | без дефектов | |
 | … | … | … | … |
 -----------------------------------------------------------------

Состояние документов:
 Документы переданы в полном комплекте‚ без повреждений‚ за исключением указанных в пункте 7.

Подтверждение получения:
 Архив подтверждает получение личного дела в полном составе.

 Подпись представителя архива: ______________________ Дата: ____ ___________ 2026 г.

Подтверждение передачи:
 Представитель организации подтверждает передачу личного дела в архив.

 Подпись представителя организации: ______________________ Дата: ____ ___________ 2026 г.

Печати:
 (при необходимости)

_________________________ _________________________
Печать организации Печать архива

Примечание: К оригиналу акта прилагается копия описи документов.

Типичные ошибки при оформлении

• Отсутствие подписи одного из участников. Без полной подписи акт считается недействительным.
• Неполный перечень документов. Любой пропуск может привести к претензиям в будущем.
• Неуказание состояния документов. Если в деле есть дефекты‚ их необходимо зафиксировать.
• Отсутствие печати. В некоторых организациях печать обязательна – проверьте локальные регламенты.
• Ошибки в дате и номере акта. Нумерация должна быть сквозной‚ без пропусков.

Рекомендации и практические советы

1. Подготовьте чек‑лист. Составьте список всех документов‚ которые должны входить в личное дело‚ и проверяйте его перед составлением акта.
2. Проводите проверку состояния. При обнаружении повреждений сразу фиксируйте их в акте и при необходимости делайте копии.
3. Используйте электронные подписи. При работе в цифровой среде можно оформить акт в электронном виде (PDF с подписью)‚ что ускорит процесс.
4. Сохраняйте копию акта в организации. Оригинал хранится в архиве‚ а копия – в кадровом или юридическом отделе.
5. Обучайте персонал. Регулярные инструктажи помогут избежать ошибок при передаче дел.
6. Контролируйте сроки. По закону личные дела должны передаваться в архив в течение определённого периода (обычно 5 лет после увольнения).

Акт приема‑передачи личного дела в архив – ключевой документ‚ обеспечивающий законность и прозрачность процесса передачи архивных материалов. Его правильное оформление способствует защите интересов как организации‑отправителя‚ так и архивного учреждения‚ а также упрощает последующий поиск и использование документов.

При соблюдении всех требований нормативных актов‚ использования проверенного шаблона и внимательного контроля за процессом‚ риск возникновения спорных ситуаций сводится к минимуму.

Если вам нужен готовый шаблон в формате DOC или PDF‚ вы можете скачать его по ссылке (примерная ссылка – замените на реальный ресурс).