Передача личных дел работников в архив организации — это обязательная процедура‚ регулируемая законодательством РФ. Главным документом‚ фиксирующим факт передачи и приема документов‚ является Акт приема-передачи личных дел в архив. Ниже представлено подробное руководство по его составлению‚ нормативной базе и процедуре оформления на 2026 год.

Правовая основа и нормативная база

Оформление дел к архивному хранению и их передача осуществляются в строгом соответствии с нормативными правовыми актами. Ключевыми документами на текущий момент (по состоянию на ) являются:

• Приказ Минюста России от № 394 (ред. от ‚ с изм. от ) «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (зарегистрирован в Минюсте № 71553). Регламентирует порядок работы с документами‚ включая передачу в архивы.
• Приказ Росархива от № 236 — утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов‚ образующихся в деятельности организаций (Перечень-2019).
• Перечень-19 — определяет сроки хранения личных дел работников (постоянное хранение).

Сущность и назначение акта

Акт приема-передачи — это протокол‚ в котором фиксируется факт перехода документации от одного лица к другому. Это не самостоятельный документ в смысле содержания информации о сотруднике‚ но обязательный учетный документ‚ подтверждающий:

• Фактическую передачу единиц хранения (личных дел).
• Их количество и состав (по сдаточной описи).
• Состояние дел на момент передачи.
• Ответственность сторон (передавшего и принявшего).

Важно: Акт должен быть оформлен в соответствии со стандартными требованиями к делопроизводству: наличие печатей (при необходимости)‚ собственноручных подписей‚ расшифровок подписей‚ даты составления.

Сроки хранения самого акта

Согласно ст. 44 Перечня-2019 (Приказ Росархива № 236)‚ срок хранения акта приема-передачи составляет 15 лет. Акт хранится в архиве организации совместно с переданными делами или в отдельном описе учетных документов архива.

Состав комиссии (группы лиц)

Акт составляет группа лиц (комиссия). Состав комиссии определяется приказом (распоряжением) руководителя организации. Обычно в комиссию входят:

1. Председатель комиссии (часто начальник кадровика или зам. директора по админ. части).
2. Члены комиссии (архивариус‚ специалист по кадрам‚ передающий дела сотрудник).
3. Ответственное лицо со стороны архива (архивариус‚ принимающий дела).

В акте обязательно указываются наименование должностных лиц‚ производивших передачу и прием‚ с расшифровкой их подписей (ФИО полностью).

Структура и обязательные реквизиты акта

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и правилам делопроизводства‚ акт должен содержать следующие реквизиты:

Сдаточная опись — неотъемлемое приложение

Подразделения передают документы в архив организации с помощью специальной описи — сдаточной описи. Фактически она представляет собой приложение к акту (или выполняет роль акта приема-передачи‚ но имеет особую утвержденную форму).

Что включает сдаточная опись личных дел:

• Порядковый номер.
• ФИО работника.
• Табельный номер (при наличии).
• Период работы (даты приема/увольнения).
• Количество томов дела.
• Срок хранения (для личных дел — «Постоянно» / 75/50 лет в зависимости от категории).
• Номер дела в архиве (присваивается архивариусом при приеме).

Пример оформления приложения в акте:

Приложение:
1. Сдаточная опись личных дел на 3 л. в 1 экз.
2. Перечень трудовых книжек на 3 л. в 1 экз. (если сдаются отдельно)

Пошаговый алгоритм приема-передачи

1. Подготовка дел: Кадровик формирует личные дела уволенных сотрудников‚ проверяет полноту‚ хронологию‚ пронумеровывает листы‚ сшивает‚ скрепляет печатью «Сшито‚ пронумеровано…».
2. Формирование комиссии: Издается приказ о создании комиссии по приему-передаче дел в архив.
3. Составление сдаточной описи: В 2 экземплярах (один остается у кадровика/передающей стороны‚ второй, у архивариуса/принимающей стороны).
4. Осмотр и проверка: Комиссия сверяет дела с описью: наличие всех томов‚ правильность оформления титульных листов‚ соответствие ФИО‚ дат.
5. Подписание акта: После проверки составляется Акт приема-передачи в 2 экземплярах. Подписывают: председатель‚ члены комиссии‚ лицо‚ передавшее дела‚ лицо‚ принявшее дела (архивариус).
6. Передача: Дела физически передаются в архив. На экземпляре описи‚ остающемся у кадровика‚ архивариус ставит отметку «Принято» с датой и подписью.
7. Учет в архиве: Архивариус вносит дела в учетные документы архива (опись делаов‚ реестр фондов)‚ присваивает индексы/номера дел.

Особенности передачи электронных личных дел

С развитием электронного документооборота (ЭДО) актуальна передача электронных дел. В этом случае:

• Роль акта приема-передачи выполняет сдаточная опись для электронных дел (формализованный XML-файл или документ‚ подписанный ЭП).
• Фиксируется передача носителей информации или передача прав доступа в информационной системе (ЭДО/СЭД).
• Обязательна проверка целостности файлов (хеш-суммы)‚ форматов (PDF/A‚ XML)‚ читаемости ЭП.

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие приказа о комиссии: Акт‚ подписанный неавторизованными лицами‚ не имеет юридической силы.
• Расхождения с описью: Количество дел в акте/описи не совпадает с фактически переданными томами.
• Неполные реквизиты: Отсутствие расшифровки подписей‚ дат‚ должностей.
• Игнорирование сроков хранения: Уничтожение акта до истечения 15-летнего срока (ст. 44 Перечня-2019) влечет административную ответственность.
• Передача неготового дела: Отсутствие титульного листа‚ несшитые документы‚ отсутствие инвентаризации внутри дела.

Образец заполнения акта (текстовый шаблон)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В АРХИВ
г. ________________ «___» _____________ 202_ г.

Мы‚ нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: _________________________ / _________________ / (Должность‚ ФИО полностью)
Член комиссии: ________________________________ / _________________ /
Член комиссии: ________________________________ / _________________ /
Лицо‚ передающее дела: _________________________ / _________________ / (Напр.‚ Начальник кадр. отдела)
Лицо‚ принимающее дела: ________________________ / _________________ / (Архивариус)
действующие на основании Приказа № _____ от «___» ________ 202_ г.‚
составили настоящий Акт о том‚ что в архив организации
__________________________________________________________ (Наименование организации)
переданы личные дела работников в количестве ____ (______) единиц хранения
(томов)‚ согласно приложенной Сдаточной описи на ___ л. в 1 экз.‚
которая является неотъемлемой частью настоящего Акта.

Дела подготовлены в соответствии с требованиями архивного дела:
пронумерованы‚ сшиты‚ титульные листы заполнены полностью‚ состояние — хорошее.
Претензий по составу‚ оформлению и состоянию дел нет.

Настоящий Акт составлен в 2 (двух) экземплярах одинаковой юридической силы:
один — у передающей стороны‚ второй — в архиве (у принимающей стороны).

ПЕРЕДАЛА ПРИНЯЛА
Подпись ___________ /ФИО/ Подпись ___________ /ФИО/
Должность _______________________ Должность _______________________

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ
Подпись ___________ /ФИО/

М.П. (При необходимости)

Грамотное оформление Акта приема-передачи личного дела в архив — это гарантия правовой защищенности организации и сохранности документов‚ являющихся основой для начисления пенсий‚ подтверждения стажа и решения трудовых споров. Строгое соблюдение процедуры: приказ о комиссии → сдаточная опись → осмотр → подписание акта в 2 экземплярах → передача под роспись — исключает риски потери дел и претензий со стороны контролирующих органов (Росархив‚ прокуратура‚ суды).

Используйте актуальные бланки (доступны в системах КонсультантПлюс‚ Гарант‚ на сайтах архивных ведомств) и следите за изменениями в Перечнях сроков хранения и Правилах делопроизводства.

Информация актуальна на . Нормативная база: Приказ Минюста РФ № 394‚ Приказ Росархива № 236 (Перечень-2019)‚ ГОСТ Р 7.0.97-2016.