Передача личных дел сотрудников на архивное хранение – важный этап в системе документооборота любой организации. Чтобы избежать споров, утраты информации и обеспечить законность хранения, факт передачи оформляется актом приема‑передачи; Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, этапы подготовки, содержание документа и пример заполнения.
Нормативная база
- Основные правила работы архивов организаций – утверждены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (Приложение 35 содержит бланк акта приема‑передачи дел на архивное хранение).
- Приказ Минюста России от № 394 (ред. от , с изм. от ) – «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (в части, касающейся оформления актов передачи документов).
- Внутренние нормативные акты организации (положение об архиве, инструкция по работе с личными делами) могут уточнять форму и порядок заполнения акта.
Согласно этим документам, акт приема‑передачи оформляется только после экспертизы документов по описи и подписания обеими сторонами (ответственный за архив и лицо, передающее дела).
Этапы подготовки личных дел к передаче
- Формирование описи – составляется перечень всех дел, включенных в передачу, с указанием номера описи, количества экземпляров и краткого содержания.
- Проверка наличия и состояния документов – проверяется completeness (отсутствие пропущенных листов), целостность, наличие необходимых реквизитов (ФИО, даты, подписи).
- Экспертиза архивом – архивный отдел проводит проверку описи, выявляет недостатки (например, отсутствующие дела, поврежденные листы).
- Составление акта приема‑передачи – оформляется на основе утвержденного бланка, в котором фиксируються результаты экспертизы.
- Подписание и передача – акт подписывается представителем архива и ответственным за личные дела; после этого дела передаются на хранение.
Содержание акта приема‑передачи личных дел
Акт представляет собой официальный документ, в котором фиксируются:
- Наименование организации и её структурного подразделения, передающего дела.
- Наименование архива (государственного, ведомственного, корпоративного), принимающего дела на хранение.
- Номер и дата описи, приложенной к акту.
- Количество дел, указанных в описи (в цифрах и прописью).
- Количество фактически принятых дел (в цифрах и прописью).
- Номера отсутствующих дел (если такие имеются) и причины их отсутствия.
- Дата приема‑передачи.
- Подписи сторон с расшифровкой (ФИО, должность).
- Примечания (выявленные недостатки, рекомендации по их устранению).
В конце каждого экземпляра описи указывают:
«Количество фактически принятых в архив дел: 15 (пятнадцать). Номера отсутствующих дел: 3, 7. Дата приема‑передачи: .»
Образец заполнения акта приема‑передачи личных дел в архив
| АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В АРХИВ | |
|---|---|
| Наименование организации: | _____________________________ |
| Подразделение, передающее дела: | _____________________________ |
| Наименование архива (принимающего): | _____________________________ |
| Номер описи: | _____________________________ |
| Дата описи: | _____________________________ |
| Количество дел в описи (цифрами): | _____________________________ |
| Количество дел в описи (прописью): | _____________________________ |
| Количество фактически принятых дел (цифрами): | _____________________________ |
| Количество фактически принятых дел (прописью): | _____________________________ |
| Номера отсутствующих дел: | _____________________________ |
| Причина отсутствия (если известна): | _____________________________ |
| Дата приема‑передачи: | _____________________________ |
| Подпись представителя архива: | _____________________________ (ФИО, должность) |
| Подпись лица, передающего дела: | _____________________________ (ФИО, должность) |
| Примечания: | |
| ______________________________________________________________________________ | |
После заполнения акт распечатывается в двух экземплярах: один остается в архиве, второй – у передающего подразделения.
Особенности оформления личных дел
Личные дела сотрудников имеют свою специфику:
- Содержат документы, связанные с трудовыми отношениями (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении, личные карточки, аттестационные листы).
- Могут включать конфиденциальную информацию (данные о здоровье, семейном положении). Поэтому при передаче необходимо соблюдать требования Федерального закона «О персональных данных».
- Срок хранения личных дел обычно составляет 75 лет после увольнения (или иной срок, установленный внутренними нормативными актами).
При передаче таких дел в архив особенно важно:
- Убедиться, что все документы прошиты и пронумерованы.
- Проверить наличие описи с точным указанием количества листов в каждом деле.
- Сделать копии особенно ценных документов (например, трудовой книжки) для внутреннего использования, если это предусмотрено положением о конфиденциальности.
Где получить бланк и образец акта
Бланк акта приема‑передачи дел на архивное хранение можно скачать из следующих источников:
- Система КонсультантПлюс – образец заполнения (подготовлен для 2026 года).
- Сайт Blank‑Образец.Ru – доступны форматы DOC, DOCX, PDF, RTF.
- Внутренний портал организации – часто в разделе «Нормативные документы» размещается утвержденный бланк, согласованный с юридическим отделом.
Перед использованием скачанного шаблона рекомендуется свериться с актуальными внутренними положениями организации и, при необходимости, внести уточнения (например, добавить реквизиты ответственного за защиту персональных данных).
Оформление акта приема‑передачи личных дел в архив – обязательная процедура, обеспечивающая законность хранения документов и защиту интересов как организации, так и сотрудников. Соблюдение нормативных требований, тщательная подготовка описи и правильное заполнение акта позволяют избежать споров, потери информации и штрафных санкций за нарушение законодательства о документообороте и персональных данных.
Помните, что акт – это не просто формальность, а юридически значимый документ, подтверждающий факт передачи и принимающий на себя ответственность за сохранность дел в течение всего срока их архивного хранения.