В любой организации, где ведётся работа с документами, возникает необходимость
оформлять акт приема‑передачи в архив․ Этот документ фиксирует факт
передачи документов от одного подразделения (или сотрудника) к архиву,
указывая их состояние, количество, перечень и условия дальнейшего хранения․
Ниже представлена подробная статья, в которой раскрыты:

• Что такое акт приема‑передачи в архив;
• Зачем он нужен и какие правовые нормы регулируют его оформление;
• Ключевые элементы документа;
• Простой образец акта с пояснениями;
• Пошаговая инструкция по заполнению;
• Типичные ошибки и рекомендации․

Что такое акт приема‑передачи в архив?

Акт приема‑передачи в архив – это официальное письменное подтверждение того,
что определённый набор документов (папки, дела, файлы, электронные записи)
был передан от одной стороны (передающего) к другой (принимающего – архиву)․
Документ подписывается обеими сторонами и хранится в архивных реестрах․

Правовая база

Оформление акта регулируется несколькими нормативными актами РФ:

1. Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) – определяет порядок создания, хранения и передачи архивных документов․
2. Приказ Минкультуры России № 149 от «Об утверждении Положения о порядке создания, ведения и использования архивных фондов»․
3. Трудовой кодекс и локальные нормативные акты организации, где указаны внутренние процедуры передачи документов․

Зачем нужен акт?

• Юридическая защита․ Подтверждает, что передача произведена в установленный срок и в надлежащем состоянии․
• Контроль и учёт․ Позволяет вести реестр переданных материалов, избегать потерь․
• Ответственность․ Устанавливает, кто несёт ответственность за сохранность документов до момента их передачи․
• Соблюдение сроков хранения․ Помогает определить, когда документы подлежат уничтожению или продлению срока хранения․

Структура простого акта приема‑передачи

Ниже – типовой шаблон, который можно адаптировать под нужды любой организации․

Пошаговая инструкция по заполнению акта

1. Подготовка перечня документов․ Составьте список всех материалов,
   которые планируете передать․ Укажите название, количество листов/файлов,
   их состояние и особые замечания (например, «с повреждениями»)․
2. Определите ответственных лица․ Назначьте сотрудника, который будет
   сдавать документы, и архивариуса, принимающего их․ Укажите их ФИО,
   должности и подписи․
3. Заполните шапку акта․ Укажите город, дату и номер акта (можно
   вести нумерацию последовательно)․
4. Внесите данные в таблицу «Перечень передаваемых документов»․
   При необходимости добавляйте строки – каждый документ/дело получает
   отдельный номер․
5. Проверьте состояние документов․ При осмотре отметьте любые
   дефекты (рваные листы, потерянные страницы, битые файлы)․ Это поможет
   избежать споров в дальнейшем․
6. Подпишите акт․ После того как обе стороны убедятся в правильности
   данных, подпишите документ․ При необходимости скрепите печатью․
7. Сохраните копию․ Одна копия остаётся у передающего, вторая – в
   архиве․ При работе с электронными документами рекомендуется также
   сохранить PDF‑версию акта․

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие полного перечня․ Не указывайте «прочие документы» без
  уточнения․ Каждый файл должен быть описан․
• Неуказание состояния․ Пропуск этой строки может привести к
  конфликту, если позже обнаружатся повреждения․
• Неподписанный акт․ Без подписи обеих сторон документ считается
  недействительным․
• Отсутствие даты передачи․ Дата фиксирует момент ответственности․
  Записывайте её точно (дата + время)․
• Неучёт электронных материалов․ Если в архив передаются файлы,
  указывайте их форматы, размер и способ хранения (например, «на сервере
  архивного отдела»)․

Пример готового акта (заполненный)

Для наглядности представляем полностью заполненный документ․

Как хранить акт после подписания

После завершения процедуры передачи акт следует разместить в двух местах:

1. В архиве – в разделе «Документы о приёме‑передаче», рядом с переданными материалами․
2. В подразделении‑отправителе – в реестре переданных документов (обычно в папке «Отчётность»)․

Если акт оформлен в электронном виде, рекомендуется:

• Сохранить PDF‑файл в защищённой папке корпоративного сервера;
• Подписать файл электронной подписью обеих сторон;
• Создать резервную копию на отдельном носителе․

Акт приема‑передачи в архив – простой, но крайне важный документ,
обеспечивающий юридическую чистоту и контроль над архивными материалами․
Следуя предложенному шаблону и рекомендациям, вы сможете быстро
создавать корректные акты, минимизировать риски потери документов и
соответствовать требованиям законодательства РФ․

Помните: точность, полнота и подписи обеих сторон – главные составляющие
надёжного акта․ При необходимости адаптируйте шаблон под особенности вашего
бизнес‑процесса, но сохраняйте структуру, описанную в статье․